Gdzie są przechowywane kopie zapasowe w programie Excel

Kopia zapasowa to tworzenie pliku do późniejszego odzyskania danych w przypadku uszkodzenia lub zniknięcia oryginalnego nośnika. Możesz także utworzyć kopię danych w programie Microsoft Excel; program ma do tego narzędzia. Aby odzyskać informacje, możesz użyć innej funkcji Excela – Autoodzyskiwania. Rozważmy wszystkie możliwości odzyskania utraconych zmian w tabelach.

Konfigurowanie automatycznej kopii zapasowej

Program jest w stanie utworzyć dodatkowy plik, który całkowicie kopiuje oryginał i jest jednocześnie z nim aktualizowany. Tworzenie kopii zapasowej jest szczególnie ważne w przypadkach, gdy istnieje ryzyko awaryjnego wyłączenia programu lub wyłączenia komputera. Jeśli Twoje urządzenie jest niestabilne, wykonaj kilka prostych czynności, aby nie stracić zmian w arkuszu kalkulacyjnym.

1. Otwórz zakładkę „Plik” i znajdź w menu element „Zapisz jako”. Kliknij go, aby otworzyć okno dialogowe.

2. W wyświetlonym oknie otwórz małe menu „Serwis”, przycisk znajduje się na dole. Wymaga opcji ogólnych.

3. Zaznacz pole „Zawsze twórz kopię zapasową”. Pozostałe pola są opcjonalne. Jeśli chcesz, możesz natychmiast zabezpieczyć dokument hasłem i ustawić zalecany dostęp tylko do odczytu. Jeśli wszystko, co konieczne w tym oknie, zostało zrobione, kliknij „OK”.

4. Zapisujemy plik w dowolnym dogodnym miejscu, korzystając z tego samego okna „Zapisz jako”. Zawsze będzie obok niego kopia zapasowa XLK w folderze lub na pulpicie.

Wynik po zapisaniu pierwszych zmian wygląda tak:

Ważne! Teraz możemy odpowiedzieć na pytanie, gdzie przechowywane są kopie zapasowe: w tym samym folderze, w którym zapisany jest oryginalny plik.

Jak utworzyć niezmienną kopię zapasową

Regularna kopia zapasowa zapisuje wersję skoroszytu przewyższać, która była aktualna zapisałam wcześniej. Czasami ta opcja nie jest odpowiednia i potrzebujesz wersji dokumentu kilka kroków przed ostatnim zapisem. Aby mieć dostęp do wcześniejszych wersji dokumentu, musisz zainstalować dodatek. Microsoft nie rozpowszechnia takich dodatków na oficjalnej stronie internetowej, są one częściowo zawarte w programie.

Uwaga! Dodatki można znaleźć w otwartych źródłach w Internecie, ich użycie jest legalne. Pamiętaj, aby sprawdzić witrynę i pliki do pobrania za pomocą systemu antywirusowego, aby nie narażać danych osobowych i ważnych dokumentów.

Dodatek wymagany do tworzenia kopii zapasowej nosi nazwę VBA-Excel. Dodatek jest płatny, ale możesz korzystać z jego funkcji w okresie próbnym. Nadaje się do komputerów z systemem operacyjnym Windows XP i nowszych, dla wersji programu Excel od 2007 i nowszych. Instrukcje instalacji są dołączone do pliku instalacyjnego.

1. Po zainstalowaniu dodatku na pasku narzędzi pojawi się karta VBA-Excel. Otwórz go i kliknij przycisk „Kopia zapasowa”.
2. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać kopię zapasową, i skonfiguruj ustawienia kopiowania. Jeśli potrzebujesz pojedynczego pliku, który kopiuje zawartość oryginału, nie musisz przepisywać czasu automatycznego tworzenia kopii. Kliknij „Zapisz”.

Gdy kopie nie są już potrzebne, musisz ponownie kliknąć przycisk „Kopia zapasowa”. Pojawi się wiersz „Anuluj tworzenie kopii zapasowej” – kliknij go, a pliki przestaną się pojawiać. Trzeba to zrobić tylko wtedy, gdy skonfigurowano ustawienia automatycznego kopiowania.

Ustaw autozapis zmian w dokumencie

W sytuacjach awaryjnych pomaga również automatyczne zapisywanie zmian. Kopie dokumentu pojawiają się na specjalnej zakładce po ponownym uruchomieniu. W regularnych odstępach czasu program automatycznie rejestruje wszystkie zmiany, które pojawiają się w księdze, jeśli zostaną ustawione odpowiednie ustawienia.

1. Otwórz sekcję "Opcje" na karcie "Plik". Na ekranie pojawi się okno dialogowe z menu – wymagana jest pozycja „Zapisz”.
2. Zaznacz pole Autozapis i ustaw częstotliwość zapisywania zmian. W ustawieniach można ustawić nawet minutę, ale tak częste zapisywanie spowolni Excela na słabym komputerze. Warto również zaznaczyć kolejną linię, aby po zamknięciu dokumentu bez zapisywania, najnowsza automatycznie nagrana wersja została automatycznie zapisana.

3. Wybierz foldery do automatycznego zapisywania plików. Zwykle są one natychmiast rejestrowane w ustawieniach, a ścieżka prowadzi do folderów Excela. Jeśli jesteś zadowolony z lokalizacji, w której zapisywane są pliki, nie powinieneś niczego zmieniać. Musisz wiedzieć, gdzie przechowywane są pliki autozapisu, aby móc je szybko znaleźć w przyszłości.

Po awaryjnym zamknięciu programu – np. przy wyłączeniu komputera – należy ponownie otworzyć Excela i wybrać plik do zapisania w zakładce „Odzyskiwanie dokumentów”. Istnieją wpisy autozapisu. Zwróć uwagę na czas utworzenia dokumentu, aby wybrać odpowiednią wersję.

Ważne! Jeśli zapisane pliki nie są już potrzebne, w oknie dialogowym, które pojawi się po zakończeniu pracy z tymi dokumentami, kliknij przycisk „Nie zapisuj”.

Jak odzyskać niezapisany skoroszyt programu Excel

Jeśli nie udało Ci się otworzyć najnowszej wersji dokumentu po awarii, możesz uzyskać dostęp do folderu, w którym przechowywane są istniejące pliki autozapisu. Wykorzystajmy funkcje zakładki „Plik”, aby nie szukać folderu w Eksploratorze.

1. Gdy użytkownik otworzy zakładkę „Plik”, program automatycznie wyświetli sekcję „Szczegóły”. Znajdujemy pozycję „Wersje” u dołu ekranu i klikamy przycisk „Zarządzaj wersjami”.

2. Otworzy się jedna pozycja menu – „Odzyskaj niezapisane książki”. Klikając na nią, zostaniesz przeniesiony do okna dialogowego otwierania dokumentu. Znajdź żądany plik na liście i kliknij „Otwórz”.

Czasami w folderze nie ma żadnych dokumentów. W tym przypadku obok pozycji „Wersje” znajduje się wpis informujący o braku wcześniejszych wersji pliku. W takim przypadku nie będzie można przywrócić wprowadzonych zmian.