Spis treści
Użytkownicy Excela są często zmuszeni do prezentowania wyników swojej pracy w prezentacjach. Aby to zrobić, musisz przekonwertować plik na wygodniejszy format, taki jak PDF. Ponadto przekształcenie dokumentu pozwala zabezpieczyć dane przed niechcianymi poprawkami w przypadku przekazywania osobom trzecim. Jeśli tabela zawiera formuły biorące udział w obliczeniach, to konwersja do formatu PDF umożliwia ochronę danych przed przypadkowymi zmianami lub uszkodzeniem podczas przenoszenia dokumentu na inny komputer. Przyjrzyjmy się bliżej wszystkim metodom konwersji.
Konwertuj plik Excel na PDF
W starszych wersjach programu Excel nie ma możliwości zapisania pliku w innym formacie niż xls. Musiałem poszukać specjalnych programów konwertujących lub skorzystać z zasobów internetowych, które mogłyby przetłumaczyć jeden format dokumentu na inny. Ponieważ przewyższać-2010, funkcjonalność programu została uzupełniona o tak niezbędną funkcję, która pozwala na natychmiastową konwersję pliku bez wychodzenia z Excela.
- Przede wszystkim musisz wybrać komórki, które chcesz przekonwertować. Przejdź do menu zakładki „Plik”. Przed zapisaniem upewnij się, że granice tabeli nie wychodzą poza arkusz dokumentu PDF.
1 - Następnie przechodzimy do procesu zapisywania. W otwartym menu „Plik”, aktywując kategorię „Zapisz jako…”, po prawej stronie, przejdź do opcji „Przeglądaj”.
2 - Następnie pojawi się okno, w którym powinieneś zdecydować o lokalizacji pliku i jego nazwie.
3 - W dolnej części okna znajduje się kategoria „Typ pliku” i klikając linię lewym przyciskiem myszy komputerowej, wywołujemy listę opcji, z której można wybrać format dokumentu. W naszym przypadku wybierz typ pliku PDF.
4 - Pod wierszem „Typ pliku” będzie kilka dodatkowych parametrów wymaganych do konwersji. Optymalizacja standardowa nadaje się do drukowania i publikowania w Internecie, a minimalny rozmiar pozwala zoptymalizować dokument pod kątem umieszczenia na stronach witryn internetowych. Po wybraniu odpowiedniej opcji optymalizacji należy postawić obok niej znacznik. Aby tak zapisany dokument został otwarty po konwersji, warto zaznaczyć odpowiednie pole.
5
W celu jasnego i szczegółowego dostosowania procesu konwersji eksperci zalecają zwrócenie uwagi na dodatkowe parametry, w których można wprowadzić wszystkie punkty wyjaśniające w celu lepszego wyświetlania zawartości tabel.
- W wyświetlonym oknie możesz określić, które strony chcesz przekonwertować. Wybierz zakres danych, na przykład wybrane arkusze, określony zakres lub cały skoroszyt programu Excel. Istnieją również dodatkowe niedrukowalne dane pliku, które można wstawić do nowego dokumentu – znaczniki struktury dokumentu i jego właściwości. Z reguły parametry już ustawione w oknie odpowiadają standardowym wymaganiom, ale w razie potrzeby można je dostosować. Aby aktywować zmiany, kliknij „OK”.
6 - Proces konwersji kończymy, naciskając przycisk „Zapisz”.
7 - Proces konwersji może zająć trochę czasu, w zależności od wielkości tabel. W określonym folderze pojawi się dokument PDF. Zgodnie z ustawieniami, natychmiast po konwersji dokument otworzy się w edytorze, który może go odczytać.
8
Konwertuj arkusz kalkulacyjny Excel na PDF za pomocą aplikacji zewnętrznych
Jeśli użytkownik pracuje z arkuszami kalkulacyjnymi Excel wersje 1997-2003, a następnie przekonwertować plik do formatu PDF trzeba korzystać z narzędzi firm trzecich. Jednym z najpopularniejszych programów jest FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Instalujemy aplikację. Plik instalacyjny możesz pobrać z oficjalnej strony www.foxpdf.com.
- Po uruchomieniu programu pojawi się okno robocze, w którym należy przejść do menu „Dodaj plik Excel”, aby wybrać żądany plik.
9 - Program pozwala na konwersję kilku plików na raz, co jest niepodważalną zaletą. Decydując się na pliki, kliknij „Otwórz”.
10 - Wybrane pliki zostaną wyświetlone w oknie programu. Obok każdego pliku musi znajdować się znacznik wyboru. Jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone, plik pozostanie w tym samym formacie.
11 - Po konwersji pliki zostaną zapisane w domyślnie wybranym folderze. Aby wybrać inny adres, przejdź do parametru Ścieżka wyjściowa na dole strony. Po kliknięciu przycisku z wielokropkiem pojawi się menu z adresem bieżącego folderu. W razie potrzeby miejsce przechowywania można zmienić.
12 - Po zakończeniu wszystkich kroków przygotowawczych przejdź do konwersji, naciskając przycisk PDF po prawej stronie wiersza Ścieżka wyjściowa.
13
Zastosowanie usługi online do konwersji formatu Excel na PDF
Pomimo prostoty aplikacji FoxPDF Excel to PDF Converter, to oprogramowanie jest płatne. A jeśli potrzeba konwersji Excela na PDF pojawia się niezwykle rzadko, to można skorzystać z zasobów online dostępnych w Internecie.
Zasoby te umożliwiają bezpłatną konwersję tabel do formatu PDF, ale mogą mieć limit dziennej liczby transakcji. Dostęp do niektórych usług można uzyskać dopiero po zarejestrowaniu się i podaniu prawidłowego adresu e-mail, na który zostanie wysłany już przekonwertowany dokument.
Ponadto, aby pracować z niektórymi witrynami, musisz upewnić się, że plik spełnia wymagania. Rozważ zasadę działania jednego z tych zasobów internetowych na przykładzie SmallPDF:
- Wejdź na stronę https://smallpdf.com/en. Wybierz kategorię o nazwie „Excel do PDF”.
14 - Tutaj należy, używając przycisku „Wybierz plik”, określić żądany dokument lub po prostu przeciągnąć i upuścić plik Excel w wymagane pole. Zasób umożliwia konwersję kilku dokumentów jednocześnie.
15 - Następnie przychodzi automatyczna konwersja. Po jego zakończeniu gotowy plik należy zapisać poprzez aktywację przycisku „Zapisz plik”.
16 - Pojawi się okno, w którym należy określić adres folderu do umieszczania plików PDF.
Wnioski
Każda z tych metod konwersji arkuszy kalkulacyjnych Excel do plików PDF ma zarówno pozytywne, jak i negatywne strony. Oczywiście zapisanie dokumentu bezpośrednio w programie Excel pozwala szybko i wygodnie osiągnąć swój cel. Ale, jak wspomniano powyżej, ta funkcja pojawiła się tylko w wersji 2010.
Zasobów online można używać do konwertowania plików tylko wtedy, gdy masz połączenie z Internetem, a to nie zawsze jest dostępne. Wygodne w użyciu są również specjalne aplikacje i programy. Jednocześnie nie zapominaj, że takie usługi czasami wymagają zakupu. W każdym razie wybór sposobu konwersji pliku xls na pdf pozostaje w gestii użytkownika.