Excel dla analityka. 4 techniki analizy danych w Excelu

Excel to jedno z najlepszych programów do analizy danych. I prawie każda osoba na tym czy innym etapie życia musiała radzić sobie z liczbami i danymi tekstowymi oraz przetwarzać je w napiętych terminach. Jeśli nadal musisz to zrobić, opiszemy techniki, które pomogą znacznie poprawić Twoje życie. A żeby było bardziej wizualne, pokażemy, jak je zaimplementować za pomocą animacji.

Analiza danych za pomocą tabel przestawnych programu Excel

Tabele przestawne to jeden z najłatwiejszych sposobów automatyzacji przetwarzania informacji. Pozwala na zgromadzenie ogromnej liczby danych, które absolutnie nie są ustrukturyzowane. Jeśli go użyjesz, możesz prawie na zawsze zapomnieć o tym, czym jest filtr i ręczne sortowanie. A żeby je stworzyć, wystarczy nacisnąć kilka przycisków i wprowadzić kilka prostych parametrów, w zależności od tego, jaki sposób prezentacji wyników jest potrzebny w konkretnej sytuacji.

Istnieje wiele sposobów automatyzacji analizy danych w programie Excel. Są to zarówno wbudowane narzędzia, jak i dodatki, które można pobrać z Internetu. Istnieje również dodatek „Analysis Toolkit”, opracowany przez firmę Microsoft. Posiada wszystkie niezbędne funkcje, dzięki czemu możesz uzyskać wszystkie potrzebne wyniki w jednym pliku Excel.

Pakiet analizy danych opracowany przez firmę Microsoft może być używany tylko w jednym arkuszu w jednej jednostce czasu. Jeśli będzie przetwarzał informacje znajdujące się na kilku, to wynikowe informacje będą wyświetlane wyłącznie na jednym. W innych będą pokazywane zakresy bez wartości, w których występują tylko formaty. Aby przeanalizować informacje na wielu arkuszach, musisz użyć tego narzędzia osobno. Jest to bardzo duży moduł, który obsługuje ogromną liczbę funkcji, w szczególności umożliwia wykonywanie następujących rodzajów przetwarzania:

1. Analiza dyspersji.
2. Analiza korelacji.
3. Kowariancja.
4. Obliczanie średniej ruchomej. Bardzo popularna metoda w statystyce i handlu.
5. Uzyskaj losowe liczby.
6. Wykonaj operacje wyboru.

Ten dodatek nie jest domyślnie aktywowany, ale jest zawarty w standardowym pakiecie. Aby z niego skorzystać, musisz go włączyć. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do menu „Plik”, a tam znajdź przycisk „Opcje”. Następnie przejdź do „Dodatki”. Jeśli zainstalowałeś wersję programu Excel 2007, musisz kliknąć przycisk „Opcje programu Excel”, który znajduje się w menu Office.
2. Następnie pojawia się menu podręczne zatytułowane „Zarządzanie”. Tam znajdujemy pozycję „Dodatki programu Excel”, kliknij na nią, a następnie – na przycisk „Idź”. Jeśli używasz komputera Apple, po prostu otwórz kartę "Narzędzia" w menu, a następnie znajdź element "Dodatki do programu Excel" na liście rozwijanej.
3. W oknie dialogowym, które pojawiło się po tym, musisz zaznaczyć pole obok pozycji „Pakiet analizy”, a następnie potwierdzić swoje działania, klikając przycisk „OK”.

W niektórych sytuacjach może się okazać, że tego dodatku nie udało się znaleźć. W takim przypadku nie będzie go na liście dodatków. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Przeglądaj”. Możesz również otrzymać informację, że na tym komputerze całkowicie brakuje pakietu. W takim przypadku musisz go zainstalować. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Tak”.

Zanim będziesz mógł włączyć pakiet analityczny, musisz najpierw aktywować VBA. Aby to zrobić, musisz go pobrać w taki sam sposób, jak sam dodatek.

Jak pracować z tabelami przestawnymi

Początkowe informacje mogą być dowolne. Mogą to być informacje o sprzedaży, dostawie, wysyłce produktów i tak dalej. Niezależnie od tego kolejność kroków zawsze będzie taka sama:

1. Otwórz plik zawierający tabelę.
2. Wybierz zakres komórek, które będziemy analizować za pomocą tabeli przestawnej.
3. Otwórz zakładkę „Wstaw” i tam musisz znaleźć grupę „Tabele”, w której znajduje się przycisk „Tabela przestawna”. Jeśli używasz komputera z systemem operacyjnym Mac OS, musisz otworzyć zakładkę „Dane”, a ten przycisk będzie znajdować się w zakładce „Analiza”.
4. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego zatytułowanego „Utwórz tabelę przestawną”.
5. Następnie ustaw wyświetlanie danych tak, aby pasowały do ​​wybranego zakresu.

Otworzyliśmy tabelę, w której informacje nie są w żaden sposób ustrukturyzowane. Aby to zrobić, możesz użyć ustawień pól tabeli przestawnej po prawej stronie ekranu. Na przykład wyślijmy „Ilość zamówień” w polu „Wartości”, a informacje o sprzedawcach i dacie sprzedaży – w wierszach tabeli. Na podstawie danych zawartych w tej tabeli kwoty zostały ustalone automatycznie. W razie potrzeby możesz otworzyć informacje dla każdego roku, kwartału lub miesiąca. Dzięki temu uzyskasz szczegółowe informacje, których w danym momencie potrzebujesz.

Zestaw dostępnych parametrów będzie się różnić od liczby kolumn. Na przykład całkowita liczba kolumn wynosi 5. A my wystarczy umieścić i wybrać je we właściwy sposób i pokazać sumę. W takim przypadku wykonujemy czynności pokazane na tej animacji.

Możesz określić tabelę przestawną, określając na przykład kraj. W tym celu uwzględniamy pozycję „Kraj”.

Możesz także wyświetlić informacje o sprzedających. W tym celu zastępujemy kolumnę „Kraj” wpisem „Sprzedawca”. Wynik będzie następujący.

Analiza danych z mapami 3D

Ta georeferencyjna metoda wizualizacji umożliwia wyszukiwanie wzorców powiązanych z regionami, a także analizę tego typu informacji.

Zaletą tej metody jest brak konieczności oddzielnego rejestrowania współrzędnych. Musisz tylko poprawnie wpisać lokalizację geograficzną w tabeli.

Jak pracować z mapami 3D w programie Excel

Sekwencja czynności, które należy wykonać, aby pracować z mapami 3D, jest następująca:

1. Otwórz plik zawierający interesujący zakres danych. Na przykład tabela, w której znajduje się kolumna „Kraj” lub „Miasto”.
2. Informacje, które będą wyświetlane na mapie, muszą być najpierw sformatowane w formie tabeli. Aby to zrobić, musisz znaleźć odpowiedni element na karcie „Strona główna”.
3. Wybierz komórki do analizy.
4. Następnie przejdź do zakładki „Wstaw”, a tam znajdujemy przycisk „Mapa 3D”.

Następnie wyświetlana jest nasza mapa, na której miasta w tabeli są reprezentowane jako kropki. Ale tak naprawdę nie potrzebujemy tylko informacji o osadach na mapie. O wiele ważniejsze jest dla nas zobaczenie informacji, które są z nimi powiązane. Na przykład te kwoty, które mogą być wyświetlane jako wysokość kolumny. Po wykonaniu czynności wskazanych w tej animacji, po najechaniu kursorem na odpowiednią kolumnę, zostaną wyświetlone powiązane z nią dane.

Możesz również użyć wykresu kołowego, który w niektórych przypadkach jest znacznie bardziej pouczający. Wielkość koła zależy od całkowitej kwoty.

Arkusz prognoz w Excelu

Często procesy biznesowe zależą od funkcji sezonowych. I takie czynniki należy wziąć pod uwagę na etapie planowania. Jest do tego specjalne narzędzie Excela, które spodoba ci się z jego wysoką dokładnością. Jest znacznie bardziej funkcjonalna niż wszystkie opisane powyżej metody, bez względu na to, jak doskonałe mogą być. W ten sam sposób zakres jego wykorzystania jest bardzo szeroki – struktury komercyjne, finansowe, marketingowe, a nawet rządowe.

Ważne: aby obliczyć prognozę, musisz uzyskać informacje o poprzednim czasie. Jakość prognozowania zależy od tego, jak długoterminowe są dane. Zalecane jest posiadanie danych podzielonych na regularne interwały (na przykład kwartalne lub miesięczne).

Jak pracować z arkuszem prognozy

Aby pracować z arkuszem prognozy, musisz wykonać następujące czynności:

1. Otwórz plik, który zawiera dużą ilość informacji o wskaźnikach, które musimy przeanalizować. Na przykład w ciągu ostatniego roku (choć im więcej, tym lepiej).
2. Zaznacz dwie linie informacji.
3. Przejdź do menu „Dane” i kliknij przycisk „Arkusz prognozy”.
4. Następnie otworzy się okno dialogowe, w którym możesz wybrać rodzaj wizualnej reprezentacji prognozy: wykres lub histogram. Wybierz ten, który pasuje do Twojej sytuacji.
5. Ustaw datę zakończenia prognozy.

W poniższym przykładzie podajemy informacje za trzy lata – 2011-2013. W takim przypadku zaleca się wskazywanie przedziałów czasowych, a nie konkretnych liczb. Oznacza to, że lepiej wpisać marzec 2013, a nie konkretną liczbę jak 7 marca 2013. Aby na podstawie tych danych uzyskać prognozę na rok 2014, należy uzyskać dane ułożone w wierszach z datą i wskaźnikami, które były w tym momencie. Zaznacz te linie.

Następnie przejdź do zakładki „Dane” i poszukaj grupy „Prognoza”. Następnie przejdź do menu „Arkusz prognozy”. Następnie pojawi się okno, w którym ponownie wybieramy sposób prezentacji prognozy, a następnie ustalamy termin, do którego prognoza ma się zakończyć. Następnie kliknij „Utwórz”, po czym otrzymujemy trzy opcje prognozy (pokazane pomarańczową linią).

Szybka analiza w Excelu

Poprzednia metoda jest naprawdę dobra, ponieważ pozwala na dokonywanie prawdziwych prognoz na podstawie wskaźników statystycznych. Ale ta metoda pozwala faktycznie przeprowadzić pełnoprawną analizę biznesową. To bardzo fajne, że ta funkcja jest stworzona tak ergonomicznie, jak to tylko możliwe, ponieważ aby osiągnąć pożądany efekt, musisz wykonać dosłownie kilka czynności. Bez ręcznych obliczeń, bez zapisywania formuł. Po prostu wybierz zakres do analizy i wyznacz cel końcowy.

Możliwe jest tworzenie różnorodnych wykresów i mikrografów bezpośrednio w komórce.

Jak pracować

Aby więc działać, musimy otworzyć plik, który zawiera zbiór danych do przeanalizowania i wybrać odpowiedni zakres. Po jego wybraniu automatycznie otrzymamy przycisk umożliwiający sporządzenie podsumowania lub wykonanie zestawu innych czynności. Nazywa się to szybką analizą. Możemy również zdefiniować kwoty, które zostaną automatycznie wprowadzone na dole. W tej animacji możesz zobaczyć wyraźniej, jak to działa.

Funkcja szybkiej analizy pozwala również na różne sposoby formatowania uzyskanych danych. I możesz określić, które wartości znajdują się mniej więcej bezpośrednio w komórkach histogramu, który pojawia się po skonfigurowaniu tego narzędzia.

Ponadto użytkownik może umieścić różne znaczniki, które wskazują większe i mniejsze wartości w stosunku do tych w próbce. Tym samym największe wartości zostaną pokazane na zielono, a najmniejsze na czerwono.

Naprawdę chcę wierzyć, że te techniki pozwolą Ci znacznie zwiększyć wydajność pracy z arkuszami kalkulacyjnymi i osiągnąć wszystko, co chcesz tak szybko, jak to możliwe. Jak widać, ten program do arkuszy kalkulacyjnych daje bardzo szerokie możliwości nawet w standardowej funkcjonalności. A co możemy powiedzieć o dodatkach, których w Internecie jest bardzo dużo. Należy tylko pamiętać, że wszystkie dodatki muszą być dokładnie sprawdzane pod kątem wirusów, ponieważ moduły napisane przez inne osoby mogą zawierać złośliwy kod. Jeśli dodatki zostały opracowane przez firmę Microsoft, można z nich bezpiecznie korzystać.

Analysis Pack firmy Microsoft to bardzo funkcjonalny dodatek, który czyni użytkownika prawdziwym profesjonalistą. Pozwala wykonać niemal dowolne przetwarzanie danych ilościowych, ale jest to dość skomplikowane dla początkującego użytkownika. Oficjalna witryna pomocy firmy Microsoft zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z różnych typów analiz w tym pakiecie.