Spis treści
Ogromna liczba użytkowników Excela popełnia ten sam błąd. Mylą dwa zasadniczo różne typy operacji: wewnątrz komórki i za nią. Ale różnica między nimi jest ogromna.
Faktem jest, że każda komórka jest w pełni funkcjonalnym elementem, który jest polem wejściowym z wieloma możliwościami. Wprowadza się tam formuły, liczby, tekst, operatory logiczne itd. Sam tekst może być stylizowany: zmień jego rozmiar i styl, a także jego położenie w komórce.
Na przykład na tym obrazku widać, że tekst wewnątrz komórki jest czerwony i pogrubiony.
W takim przypadku należy zwrócić uwagę na fakt, że komórka pokazana na obrazku jest aktualnie w trybie edycji treści. Aby zrozumieć, w jakim konkretnym stanie znajduje się komórka, możesz użyć kursora tekstowego w środku. Ale nawet jeśli nie jest widoczny, komórka może być w trybie edycji. Możesz to zrozumieć po obecności aktywnych przycisków do potwierdzania i anulowania wprowadzania.
Ważną cechą tego trybu jest to, że nie można wykonać wszystkich możliwych operacji z komórką w nim. Jeśli spojrzysz na pasek narzędzi wstążki, zobaczysz, że większość przycisków nie jest aktywna. Tu wyraża się główny błąd. Ale porozmawiajmy o wszystkim w porządku, zaczynając od samych podstaw, a następnie zwiększymy poziom złożoności, aby każdy mógł nauczyć się czegoś przydatnego.
Podstawowe pojęcia
Tak więc głównym elementem tabeli jest komórka. Znajduje się na przecięciu kolumny i wiersza, dlatego ma własny adres, który można wykorzystać w formułach, aby na nią wskazać, uzyskać określone dane i tak dalej.
Na przykład komórka B3 ma następujące współrzędne: wiersz 3, kolumna 2. Możesz ją zobaczyć w lewym górnym rogu, bezpośrednio pod menu nawigacyjnym.
Drugim ważnym pojęciem jest skoroszyt. Jest to dokument otwierany przez użytkownika, który zawiera listę arkuszy, która z kolei składa się z komórek. Każdy nowy dokument początkowo nie zawiera żadnych informacji, aw odpowiednim polu wina adres aktualnie wybranej komórki.
Wyświetlane są również nazwy kolumn i wierszy. Po wybraniu jednej z komórek odpowiadające jej elementy na pasku współrzędnych zostaną podświetlone na pomarańczowo.
Aby wprowadzić informacje, konieczne jest, jak już zrozumieliśmy powyżej, przejście do trybu edycji. Należy wybrać odpowiednią komórkę, klikając ją lewym przyciskiem myszy, a następnie po prostu wprowadzić dane. Możesz także nawigować między różnymi komórkami za pomocą klawiatury za pomocą przycisków strzałek.
Podstawowe operacje na komórce
Wybierz komórki w jednym zakresie
Grupowanie informacji w Excelu odbywa się według specjalnego zakresu. W takim przypadku wybieranych jest jednocześnie kilka komórek, a także odpowiednio wiersze i kolumny. Jeśli je wybierzesz, zostanie wyświetlony cały obszar, a pasek adresu zawiera podsumowanie wszystkich wybranych komórek.
Scalanie komórek
Po wybraniu komórek można je teraz połączyć. Przed wykonaniem tej czynności zaleca się skopiowanie wybranego zakresu przez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl + C i przeniesienie go w inne miejsce za pomocą klawiszy Ctrl + V. W ten sposób możesz zapisać kopię zapasową swoich danych. Należy to zrobić, ponieważ po połączeniu komórek wszystkie zawarte w nich informacje są usuwane. Aby go przywrócić, musisz mieć jego kopię.
Następnie musisz kliknąć przycisk pokazany na zrzucie ekranu. Istnieje kilka sposobów łączenia komórek. Musisz wybrać ten, który najlepiej pasuje do sytuacji.
Znalezienie wymaganego przycisku. W menu nawigacyjnym, na zakładce „Strona główna”, znajdź przycisk, który został zaznaczony na poprzednim zrzucie ekranu i wyświetl rozwijaną listę. Wybraliśmy Scal i wyśrodkuj. Jeśli ten przycisk jest nieaktywny, musisz wyjść z trybu edycji. Można to zrobić, naciskając klawisz Enter.
Jeśli chcesz dostosować położenie tekstu w wynikowej dużej komórce, możesz to zrobić, korzystając z właściwości wyrównania znajdujących się na karcie Narzędzia główne.
Dzielenie komórek
Jest to dość prosta procedura, która nieco powtarza poprzedni akapit:
- Zaznaczanie komórki, która została wcześniej utworzona przez scalenie kilku innych komórek. Oddzielenie innych nie jest możliwe.
- Po wybraniu połączonego bloku podświetli się klawisz łączenia. Po kliknięciu na nią wszystkie komórki zostaną rozdzielone. Każdy z nich otrzyma własny adres. Wiersze i kolumny zostaną automatycznie przeliczone.
Wyszukiwanie komórek
Bardzo łatwo jest przeoczyć ważne informacje, gdy musisz pracować z dużą ilością danych. Aby rozwiązać ten problem, możesz skorzystać z wyszukiwania. Co więcej, możesz wyszukiwać nie tylko słowa, ale także formuły, połączone bloki i cokolwiek chcesz. Aby to zrobić, musisz wykonać następujące czynności:
- Upewnij się, że karta Strona główna jest otwarta. Istnieje obszar „Edycja”, w którym można znaleźć klawisz „Znajdź i wybierz”.
- Następnie otworzy się okno dialogowe z polem wejściowym, w którym możesz wprowadzić potrzebną wartość. Istnieje również możliwość określenia dodatkowych parametrów. Na przykład, jeśli chcesz znaleźć scalone komórki, musisz kliknąć „Opcje” – „Format” – „Wyrównanie” i zaznaczyć pole obok wyszukiwania scalonych komórek.
- Niezbędne informacje zostaną wyświetlone w specjalnym oknie.
Dostępna jest również funkcja „Znajdź wszystko”, która umożliwia wyszukiwanie wszystkich scalonych komórek.
Praca z zawartością komórek Excela
Tutaj przyjrzymy się niektórym funkcjom, które pozwalają pracować z tekstem wejściowym, funkcjami lub liczbami, jak wykonywać operacje kopiowania, przenoszenia i powielania. Przyjrzyjmy się każdemu z nich w kolejności.
- Wejście. Tutaj wszystko jest proste. Musisz wybrać żądaną komórkę i po prostu zacząć pisać.
- Usuwanie informacji. Aby to zrobić, możesz użyć zarówno klawisza Delete, jak i Backspace. Możesz także użyć klawisza gumki w panelu Edycja.
- Kopiuj. Bardzo wygodnie jest wykonać to za pomocą skrótów klawiszowych Ctrl + C i wkleić skopiowane informacje w żądane miejsce za pomocą kombinacji Ctrl + V. W ten sposób można przeprowadzić szybkie zwielokrotnienie danych. Może być używany nie tylko w Excelu, ale także w prawie każdym programie z systemem Windows. Jeśli wykonano nieprawidłową czynność (na przykład wstawiono niepoprawny fragment tekstu), możesz cofnąć się, naciskając kombinację Ctrl + Z.
- Wycinanie. Odbywa się to za pomocą kombinacji Ctrl + X, po czym należy wstawić dane w odpowiednie miejsce za pomocą tych samych skrótów klawiszowych Ctrl + V. Różnica między cięciem a kopiowaniem polega na tym, że przy tym ostatnim dane są przechowywane w na pierwszym miejscu, natomiast wycięty fragment pozostaje tylko w miejscu, w którym został włożony.
- Formatowanie. Komórki można wymieniać zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz. Dostęp do wszystkich niezbędnych parametrów można uzyskać, klikając prawym przyciskiem myszy żądaną komórkę. Pojawi się menu kontekstowe ze wszystkimi ustawieniami.
Działania arytmetyczne
Excel to przede wszystkim funkcjonalny kalkulator, który umożliwia wykonywanie obliczeń wielopoziomowych. Jest to szczególnie przydatne w przypadku księgowości. Ten program umożliwia wykonywanie wszystkich wyobrażalnych i niepojętych operacji na liczbach. Dlatego musisz zrozumieć, jak działają różne funkcje i znaki, które można zapisać w komórce.
Przede wszystkim musisz zrozumieć notację wskazującą na konkretną operację arytmetyczną:
- + – dodawanie.
- – – odejmowanie.
- * – mnożenie.
- / - podział.
- ^ – potęgowanie.
- % to procent.
Zacznij wprowadzać formułę w komórce ze znakiem równości. Na przykład,
= 7 + 6
Po naciśnięciu przycisku „ENTER” dane są automatycznie obliczane, a wynik wyświetlany w komórce. Jeśli w wyniku obliczeń okaże się, że po przecinku jest ogromna liczba cyfr, możesz zmniejszyć głębokość bitową za pomocą specjalnego przycisku na karcie „Strona główna” w sekcji „Liczba”.
Korzystanie z formuł w programie Excel
Jeśli konieczne jest sporządzenie bilansu końcowego, to samo dodawanie nie wystarczy. W końcu składa się z ogromnej ilości danych. Z tego powodu opracowano technologie, które umożliwiają stworzenie stołu za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Aby było to bardziej zrozumiałe, stwórzmy taką prostą tabelę z danymi, w której musisz obliczyć kilka wartości naraz.
Aby uzyskać ostateczny wynik, wystarczy zsumować wartości dla każdej pozycji za pierwsze dwa tygodnie. Jest to łatwe, ponieważ możesz również ręcznie wprowadzić niewielką ilość danych. Ale co, także ręce do odbioru kwoty? Co należy zrobić, aby usystematyzować dostępne informacje?
Jeśli użyjesz formuły w komórce, możesz wykonać nawet najbardziej złożone obliczenia, a także zaprogramować dokument tak, aby robił to, co chcesz.
Ponadto formułę można wybrać bezpośrednio z menu wywoływanego przyciskiem fx. W oknie dialogowym wybraliśmy funkcję SUMA. Aby potwierdzić akcję, musisz nacisnąć przycisk „Enter”. Zanim zaczniesz korzystać z funkcji, zaleca się trochę poćwiczyć w piaskownicy. Oznacza to, że utwórz dokument testowy, w którym możesz trochę opracować różne formuły i zobaczyć, jak działają.
Błędy podczas wprowadzania formuły w komórce
W wyniku wprowadzenia formuły mogą wystąpić różne błędy:
- ##### — ten błąd jest generowany, jeśli podczas wprowadzania daty lub godziny uzyskano wartość poniżej zera. Może być również wyświetlany, jeśli w komórce nie ma wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić wszystkie dane.
- #N/D – ten błąd pojawia się w przypadku braku możliwości ustalenia danych, a także w przypadku naruszenia kolejności wpisywania argumentów funkcji.
- #POŁĄCZYĆ! W takim przypadku program Excel zgłasza, że określono nieprawidłowy adres kolumny lub wiersza.
- #PUSTY! W przypadku nieprawidłowego zbudowania funkcji arytmetycznej wyświetlany jest błąd.
- #NUMER! Jeśli liczba jest zbyt mała lub duża.
- #WARTOŚĆ! Wskazuje, że używany jest nieobsługiwany typ danych. Może się tak zdarzyć, jeśli jedna komórka używana w formule zawiera tekst, a druga zawiera liczby. W takim przypadku typy danych nie pasują do siebie i program Excel zaczyna przeklinać.
- #DZIAŁ/0! – niemożność dzielenia przez zero.
- #NAZWA? – nazwa funkcji nie może zostać rozpoznana. Na przykład wystąpił błąd.
Skróty klawiszowe
Skróty klawiszowe ułatwiają życie, zwłaszcza jeśli często musisz powtarzać ten sam rodzaj czynności. Najpopularniejsze skróty klawiszowe to:
- CTRL + strzałka na klawiaturze – zaznacz wszystkie komórki, które znajdują się w odpowiednim wierszu lub kolumnie.
- CTRL + SHIFT + „+” – wstaw czas, który jest aktualnie na zegarze.
- CTRL + ; – wstaw aktualną datę z funkcją automatycznego filtrowania zgodnie z regułami Excela.
- CTRL+A – zaznacz wszystkie komórki.
Ustawienia wyglądu komórki
Odpowiednio dobrana konstrukcja ogniwa pozwala na jej uatrakcyjnienie, a zasięg – czytelny. Istnieje kilka opcji wyglądu komórki, które można dostosować.
Granice
Zakres funkcji arkusza kalkulacyjnego obejmuje również ustawienia obramowania. Aby to zrobić, kliknij interesujące komórki i otwórz zakładkę „Strona główna”, w której klikasz strzałkę znajdującą się po prawej stronie przycisku „Granice”. Następnie pojawi się menu, w którym możesz ustawić niezbędne właściwości obramowania.
Granice można rysować. Aby to zrobić, musisz znaleźć element „Narysuj granice”, który znajduje się w tym wyskakującym menu.
Wypełnij kolor
Najpierw musisz wybrać te komórki, które muszą być wypełnione określonym kolorem. Następnie na karcie „Strona główna” znajdź strzałkę znajdującą się po prawej stronie elementu „Kolor wypełnienia”. Pojawi się wyskakujące menu z listą kolorów. Wystarczy wybrać żądany odcień, a komórka zostanie automatycznie wypełniona.
Life hack: jeśli najedziesz kursorem na różne kolory, zobaczysz, jak będzie wyglądała komórka po wypełnieniu jej określonym kolorem.
Style komórek
Style komórek to gotowe opcje projektowania, które można dodać za pomocą kilku kliknięć. Menu można znaleźć w zakładce „Strona główna” w sekcji „style komórek”.