Spis treści
Excel jest uważany przez wielu za program do arkuszy kalkulacyjnych. Dlatego pytanie, jak tworzyć i pracować z tabelami, może na pierwszy rzut oka wydawać się dziwne. Ale niewiele osób wie, jaka jest główna różnica między Excelem a arkuszami kalkulacyjnymi. Ponadto ten składnik pakietu Microsoft Office nie zawsze jest interakcją z arkuszami kalkulacyjnymi. Ponadto głównym zadaniem Excela jest przetwarzanie informacji, które mogą być prezentowane w różnych formach. Również w formie tabelarycznej.
Lub może zaistnieć sytuacja, gdy konieczne będzie wybranie osobnego zakresu dla tabeli i odpowiednie jej sformatowanie. Ogólnie istnieje ogromna liczba możliwości korzystania z tabel, więc przyjrzyjmy się im bardziej szczegółowo.
Koncepcja inteligentnych stołów
Nadal istnieje różnica między arkuszem Excela a inteligentnym arkuszem kalkulacyjnym. Pierwszy to po prostu obszar zawierający określoną liczbę komórek. Niektóre z nich mogą być wypełnione pewnymi informacjami, podczas gdy inne są puste. Ale nie ma między nimi zasadniczej różnicy z technicznego punktu widzenia.
Ale arkusz kalkulacyjny Excel to zupełnie inna koncepcja. Nie ogranicza się do zakresu danych, ma swoje właściwości, nazwę, pewną strukturę i ogromną liczbę zalet.
Dlatego możesz wybrać osobną nazwę dla tabeli Excela – „Smart Table” lub Smart Table.
Stwórz inteligentną tabelę
Załóżmy, że utworzyliśmy zakres danych z informacjami o sprzedaży.
To jeszcze nie jest stół. Aby zamienić w nią zakres, musisz go wybrać i znaleźć zakładkę „Wstaw”, a tam w bloku o tej samej nazwie znaleźć przycisk „Tabela”.
Pojawi się małe okno. W nim możesz dostosować zestaw komórek, które chcesz zamienić w tabelę. Ponadto należy określić, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Możesz także użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + T, aby wyświetlić to samo okno dialogowe.
W zasadzie w większości przypadków nic nie trzeba zmieniać. Po zatwierdzeniu akcji przyciskiem „OK” wybrany wcześniej zakres od razu stanie się tabelą.
Przed bezpośrednim ustawieniem jego właściwości musisz zrozumieć, jak sam program widzi tabelę. Po tym wiele rzeczy stanie się jasne.
Zrozumienie struktury tabeli Excel
Wszystkie tabele mają określoną nazwę wyświetlaną na specjalnej karcie Projekt. Jest pokazywany zaraz po wybraniu dowolnej komórki. Domyślnie nazwa przyjmuje postać „Tabela 1” lub „Tabela 2” i odpowiednio.
Jeśli potrzebujesz mieć kilka tabel w jednym dokumencie, zaleca się nadanie im takich nazw, aby później można było zrozumieć, jakie informacje są tam zawarte. W przyszłości interakcja z nimi stanie się znacznie łatwiejsza, zarówno dla Ciebie, jak i dla osób przeglądających Twój dokument.
Ponadto nazwanych tabel można używać w dodatku Power Query lub w wielu innych dodatkach.
Nazwijmy naszą tabelę „Raport”. Nazwę można zobaczyć w oknie zwanym menedżerem nazw. Aby go otworzyć, musisz przejść następującą ścieżką: Formulas – Defined Names – Name Manager.
Możliwe jest również ręczne wprowadzenie wzoru, w którym widoczna jest również nazwa tabeli.
Ale najbardziej zabawne jest to, że Excel potrafi jednocześnie zobaczyć tabelę w kilku sekcjach: w całości, a także w poszczególnych kolumnach, nagłówkach, sumach. Wtedy linki będą wyglądać tak.
Ogólnie rzecz biorąc, takie konstrukcje są podawane tylko w celu dokładniejszej orientacji. Ale nie ma potrzeby ich zapamiętywania. Są one automatycznie wyświetlane w etykietkach narzędzi, które pojawiają się po wybraniu tabeli i sposobie otwierania nawiasów kwadratowych. Aby je wstawić, musisz najpierw włączyć układ angielski.
Żądaną opcję można znaleźć za pomocą klawisza Tab. Nie zapomnij zamknąć wszystkich nawiasów znajdujących się w formule. Kwadraty nie są tu wyjątkiem.
Jeśli chcesz zsumować zawartość całej kolumny ze sprzedażą, musisz napisać następującą formułę:
= SUMA (D2: D8)
Następnie automatycznie zmieni się w =SUMA(Raport[Sprzedaż]). W prostych słowach link prowadzi do konkretnej kolumny. Wygodne, zgadzasz się?
W ten sposób każdy wykres, formuła, zakres, w którym do pobrania danych zostanie użyta inteligentna tabela, automatycznie użyje aktualnych informacji.
Porozmawiajmy teraz bardziej szczegółowo o tym, które tabele mogą mieć właściwości.
Tabele Excela: Właściwości
Każda utworzona tabela może mieć wiele nagłówków kolumn. Pierwszy wiersz zakresu służy wówczas jako źródło danych.
Dodatkowo, jeśli rozmiar tabeli jest zbyt duży, podczas przewijania w dół zamiast liter oznaczających odpowiednie kolumny wyświetlane są nazwy kolumn. Będzie to odpowiadało upodobaniom użytkownika, ponieważ nie będzie konieczne ręczne naprawianie obszarów.
Zawiera również autofiltr. Ale jeśli go nie potrzebujesz, zawsze możesz go wyłączyć w ustawieniach.
Ponadto wszystkie wartości zapisane bezpośrednio pod ostatnią komórką kolumny tabeli są do niej dołączone. Dlatego można je znaleźć bezpośrednio w dowolnym obiekcie, który w swojej pracy wykorzystuje dane z pierwszej kolumny tabeli.
Jednocześnie formatowane są nowe komórki dla projektu tabeli, a wszystkie formuły specyficzne dla tej kolumny są do nich automatycznie zapisywane. W prostych słowach, aby zwiększyć rozmiar tabeli i ją rozwinąć, wystarczy wprowadzić poprawne dane. Cała reszta zostanie dodana przez program. To samo dotyczy nowych kolumn.
Jeśli formuła zostanie wprowadzona w co najmniej jednej komórce, automatycznie rozciągnie się na całą kolumnę. Oznacza to, że nie musisz ręcznie wypełniać komórek, wszystko stanie się automatycznie, jak pokazano na tym animowanym zrzucie ekranu.
Wszystkie te cechy są dobre. Ale możesz sam dostosować stół i rozszerzyć jego funkcjonalność.
Konfiguracja stołu
Najpierw musisz otworzyć zakładkę „Projektant”, w której znajdują się parametry tabeli. Możesz je dostosować, dodając lub usuwając określone pola wyboru znajdujące się w grupie "Opcje stylu tabeli".
Dostępne są następujące opcje:
- Dodaj lub usuń wiersz nagłówka.
- Dodaj lub usuń wiersz z sumami.
- Spraw, aby linie były naprzemienne.
- Wyróżnij skrajne kolumny pogrubioną czcionką.
- Włącza lub wyłącza wypełnienia liniami w paski.
- Wyłącz autofiltrowanie.
Możesz także ustawić inny format. Można to zrobić za pomocą opcji znajdujących się w grupie Style tabeli. Początkowo format różni się od powyższego, ale w takim przypadku zawsze możesz dostosować żądany wygląd.
Możesz także znaleźć grupę „Narzędzia”, w której możesz utworzyć tabelę przestawną, usunąć kopie i przekonwertować tabelę na standardowy zakres.
Ale najbardziej zabawną funkcją jest tworzenie plasterków.
Plasterek to rodzaj filtra, który jest wyświetlany w osobnym elemencie graficznym. Aby go wstawić, musisz kliknąć przycisk „Wstaw fragmentator” o tej samej nazwie, a następnie wybrać kolumny, które chcesz opuścić.
To wszystko, teraz pojawia się panel, który wyświetla wszystkie unikalne wartości zawarte w komórkach tej kolumny.
Aby przefiltrować tabelę, musisz wybrać kategorię, która jest w danej chwili najbardziej interesująca.
Za pomocą fragmentatora można wybrać wiele kategorii. Aby to zrobić, musisz nacisnąć klawisz Ctrl lub kliknąć przycisk w prawym górnym rogu na lewo od usunięcia filtra przed rozpoczęciem selekcji.
Aby ustawić parametry bezpośrednio na wstążce, możesz użyć karty o tej samej nazwie. Za jego pomocą można edytować różne właściwości plasterka: wygląd, rozmiar przycisku, ilość i tak dalej.
Kluczowe ograniczenia inteligentnych tabel
Pomimo tego, że arkusze kalkulacyjne Excela mają wiele zalet, użytkownik nadal będzie musiał pogodzić się z pewnymi wadami:
- Widoki nie działają. W prostych słowach nie ma możliwości zapamiętania pewnych parametrów arkusza.
- Nie możesz udostępnić książki innej osobie.
- Nie można wstawić sum częściowych.
- Nie można używać formuł tablicowych.
- Nie ma możliwości scalenia komórek. Ale nie jest to zalecane.
Zalet jest jednak znacznie więcej niż wad, więc te wady nie będą bardzo zauważalne.
Przykłady inteligentnych tabel
Teraz nadszedł czas, aby porozmawiać o sytuacjach, w których potrzebne są inteligentne arkusze Excela i jakie działania można podjąć, które nie są możliwe przy standardowym zakresie.
Załóżmy, że mamy tabelę, która pokazuje wpływy gotówkowe z zakupu koszulek. Pierwsza kolumna zawiera nazwiska członków grupy, a w pozostałych ile T-shirtów zostało sprzedanych i jaki mają rozmiar. Użyjmy tej tabeli jako przykładu, aby zobaczyć, jakie możliwe akcje można podjąć, które są niemożliwe w przypadku zwykłego zasięgu.
Podsumowując z funkcjonalnością Excela
Na powyższym zrzucie ekranu możesz zobaczyć naszą tabelę. Podsumujmy najpierw indywidualnie wszystkie rozmiary koszulek. Jeśli do osiągnięcia tego celu użyjesz zakresu danych, będziesz musiał ręcznie wprowadzić wszystkie formuły. Jeśli stworzysz stół, ten uciążliwy ciężar już nie będzie istniał. Wystarczy zawrzeć jedną pozycję, a następnie wiersz z sumami sam się wygeneruje.
Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu. Pojawi się wyskakujące menu z pozycją „Tabela”. Posiada opcję „całkowity wiersz”, którą należy włączyć. Można go również dodać za pomocą konstruktora.
Ponadto na dole tabeli pojawia się wiersz z sumami. Jeśli otworzysz menu rozwijane, zobaczysz tam następujące ustawienia:
- Średni.
- Ilość.
- Maksymalny.
- odchylenie przesunięcia.
I wiele więcej. Aby uzyskać dostęp do funkcji nie wymienionych na powyższej liście, należy kliknąć pozycję „Inne funkcje”. Tutaj wygodnie jest, że zakres jest określany automatycznie. Wybraliśmy funkcję SUMA, bo w naszym przypadku musimy wiedzieć, ile łącznie sprzedano koszulek.
Automatyczne wstawianie formuł
Excel to naprawdę sprytny program. Użytkownik może nawet nie wiedzieć, że próbuje przewidzieć jego kolejne działania. Dodaliśmy kolumnę na końcu tabeli w celu analizy wyników sprzedaży dla każdego z kupujących. Po wstawieniu formuły do pierwszego wiersza jest ona natychmiast kopiowana do wszystkich pozostałych komórek, a następnie cała kolumna zostaje wypełniona potrzebnymi nam wartościami. Wygodna?
funkcja sortowania
Wiele osób korzysta z menu kontekstowego, aby korzystać z tej lub innej funkcji. Istnieją prawie wszystkie czynności, które w większości przypadków należy wykonać. Jeśli korzystasz z inteligentnych tabel, funkcjonalność rozszerza się jeszcze bardziej.
Na przykład musimy sprawdzić, kto już przelał przedpłatę. Aby to zrobić, musisz posortować dane według pierwszej kolumny. Sformatujmy tekst w taki sposób, aby można było zrozumieć, kto już dokonał płatności, a kto nie, a kto nie dostarczył niezbędnych do tego dokumentów. Pierwsza zostanie oznaczona na zielono, druga na czerwono, a trzecia na niebiesko. I załóżmy, że mamy do czynienia z zadaniem ich pogrupowania.
Co więcej, Excel może zrobić wszystko za Ciebie.
Najpierw musisz kliknąć menu rozwijane znajdujące się w pobliżu nagłówka kolumny „Nazwa” i kliknąć element „Sortuj według koloru” i wybrać czerwony kolor czcionki.
Wszystko, teraz informacja o tym, kto dokonał wpłaty jest czytelnie prezentowana.
Sączenie
Możliwe jest również dostosowanie wyświetlania i ukrywania niektórych informacji w tabeli. Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić tylko te osoby, które nie zapłaciły, możesz filtrować dane według tego koloru. Możliwe jest również filtrowanie według innych parametrów.
wnioski
W ten sposób inteligentne arkusze kalkulacyjne w programie Excel będą świetnymi pomocnikami w rozwiązywaniu wszelkich problemów, z którymi musisz się zmierzyć.