Funkcja sumy częściowej w programie Excel. Formuła, wymagania dotyczące tabeli

Wyniki pośrednie, które należy uzyskać podczas kompilowania raportów, można łatwo obliczyć w programie Excel. Jest na to dość wygodna opcja, którą szczegółowo omówimy w tym artykule.

Wymagania dotyczące tabel w celu uzyskania wyników pośrednich

Funkcja sumy częściowej w Excel jest odpowiedni tylko dla niektórych typów tabel. W dalszej części tego rozdziału dowiesz się, jakie warunki należy spełnić, aby skorzystać z tej opcji.

1. Tabliczka nie powinna zawierać pustych komórek, każda z nich musi zawierać jakieś informacje.
2. Nagłówek powinien mieć jedną linię. Ponadto jego lokalizacja musi być poprawna: bez przeskoków i nakładających się komórek.
3. Projekt nagłówka musi być wykonany ściśle w górnej linii, w przeciwnym razie funkcja nie będzie działać.
4. Sama tabela powinna być reprezentowana przez zwykłą liczbę komórek, bez dodatkowych rozgałęzień. Okazuje się, że projekt stołu musi składać się wyłącznie z prostokąta.

Jeśli podczas próby użycia funkcji „Wyniki pośrednie” odstąpisz od co najmniej jednego podanego wymagania, w komórce wybranej do obliczeń pojawią się błędy.

Jak używana jest funkcja sumy częściowej

Aby znaleźć niezbędne wartości, musisz użyć odpowiedniej funkcji, która znajduje się w górnej części arkusza Microsoft Excel na górnym panelu.

1. Otwieramy tabelę spełniającą powyższe wymagania. Następnie kliknij komórkę tabeli, z której znajdziemy wynik pośredni. Następnie przejdź do zakładki „Dane”, w sekcji „Struktura” kliknij „Suma częściowa”.

2. W oknie, które się otworzy, musimy wybrać jeden parametr, który da wynik pośredni. W tym celu w polu „Przy każdej zmianie” należy podać cenę jednostkową towaru. W związku z tym wartość jest odnotowywana jako „Cena”. Następnie naciśnij przycisk „OK”. Należy pamiętać, że w polu „Operacja” należy ustawić „Kwotę”, aby poprawnie wyliczyć wartości pośrednie.

3. Po kliknięciu przycisku „OK” w tabeli dla każdej wartości zostanie wyświetlona suma częściowa pokazana na poniższym zrzucie ekranu.

Uwaga! Jeśli już otrzymałeś wymagane sumy więcej niż raz, musisz zaznaczyć pole „Zastąp aktualne sumy”. W takim przypadku dane nie zostaną powtórzone.

Jeśli spróbujesz zwinąć wszystkie linie za pomocą narzędzia ustawionego po lewej stronie płyty, zobaczysz, że wszystkie wyniki pośrednie pozostaną. To właśnie je znalazłeś, korzystając z powyższych instrukcji.

Sumy częściowe jako formuła

Aby nie szukać potrzebnego narzędzia funkcji w zakładkach panelu sterowania, należy skorzystać z opcji „Wstaw funkcję”. Rozważmy tę metodę bardziej szczegółowo.

1. Otwiera tabelę, w której musisz znaleźć wartości pośrednie. Wybierz komórkę, w której będą wyświetlane wartości pośrednie.

2. Następnie kliknij przycisk „Wstaw funkcję”. W oknie, które się otworzy, wybierz żądane narzędzie. W tym celu w polu „Kategoria” szukamy sekcji „Pełna lista alfabetyczna”. Następnie w oknie „Wybierz funkcję” kliknij „SUM.CZĘŚCIOWE”, kliknij przycisk „OK”.

3. W kolejnym oknie „Argumenty funkcji” wybierz „Numer funkcji”. Zapisujemy cyfrę 9, która odpowiada potrzebnej opcji przetwarzania informacji – obliczeniu kwoty.

4. W kolejnym polu danych „Referencja” wybierz liczbę komórek, w których chcesz znaleźć sumy częściowe. Aby nie wprowadzać danych ręcznie, wystarczy zaznaczyć kursorem zakres wymaganych komórek, a następnie kliknąć przycisk OK w oknie.

W rezultacie w wybranej komórce otrzymujemy wynik pośredni, który jest równy sumie komórek, które wybraliśmy z zapisanymi danymi liczbowymi. Możesz korzystać z funkcji bez korzystania z „Kreatora funkcji”, w tym celu musisz ręcznie wprowadzić formułę: =SUBTOTALS(liczba przetwarzania danych, współrzędne komórki).

Uwaga! Próbując znaleźć wartości pośrednie, każdy użytkownik musi wybrać własną opcję, która zostanie wyświetlona w wyniku. Może to być nie tylko suma, ale także wartości średnie, minimalne, maksymalne.

Stosowanie funkcji i ręczne przetwarzanie komórek

Ta metoda polega na zastosowaniu funkcji w nieco inny sposób. Jego zastosowanie przedstawia poniższy algorytm:

1. Uruchom Excel i upewnij się, że tabela jest poprawnie wyświetlana w arkuszu. Następnie wybierz komórkę, w której chcesz uzyskać wartość pośrednią określonej wartości w tabeli. Następnie kliknij na przycisk pod panelem sterowania „Wstaw funkcję”.

2. W wyświetlonym oknie wybierz kategorię „10 ostatnio używanych funkcji” i poszukaj wśród nich „Suma pośrednie”. Jeśli nie ma takiej funkcji, należy wyznaczyć inną kategorię – „Pełna lista alfabetyczna”.

3. Po pojawieniu się dodatkowego wyskakującego okienka, w którym należy wpisać „Argumenty funkcji”, wpisujemy tam wszystkie dane, które zostały użyte w poprzedniej metodzie. W takim przypadku wynik operacji „Podsumy” zostanie wykonany w ten sam sposób.

W niektórych przypadkach, aby ukryć wszystkie dane, z wyjątkiem wartości pośrednich w stosunku do jednego typu wartości w komórce, można użyć narzędzia ukrywania danych. Musisz jednak mieć pewność, że kod formuły jest napisany poprawnie.

Podsumowując

Obliczenia sum częściowych przy użyciu algorytmów arkusza kalkulacyjnego Excel można wykonać tylko przy użyciu określonej funkcji, ale można uzyskać do nich dostęp na różne sposoby. Głównymi warunkami są wykonanie wszystkich kroków w celu uniknięcia błędów oraz sprawdzenie, czy wybrana tabela spełnia niezbędne wymagania.