Nie możesz oddzielić głównego od wtórnego? Nie możesz odmówić współpracownikom? Wtedy prawdopodobnie zostaniesz w biurze do późna. Jak zostać skutecznym pracownikiem, opowiada dziennikarz i publicysta Psychology Oliver Burkeman.
Wszyscy eksperci i guru zarządzania czasem nie męczą się powtarzaniem tej samej głównej rady. Oddziel ważne od nieważnego. Świetny pomysł, ale łatwiej powiedzieć niż zrobić. Choćby dlatego, że w ferworze wszystko wydaje się niezwykle ważne. Cóż, albo powiedzmy, w jakiś cudowny sposób oddzieliłeś ważne od nieważnego. A potem twój szef dzwoni i prosi cię o pilną pracę. Spróbuj mu powiedzieć, że ten projekt nie znajduje się na twojej liście priorytetów. Ale nie, nie próbuj.
Obejmij ogromne
Autor bestsellera The XNUMX nawyków skutecznego działania Stephen Covey1 zaleca przeformułowanie pytania. Gdy tylko nie zostanie znalezione to, co nieważne w przepływie spraw, konieczne jest oddzielenie ważnego od pilnego. Czego przynajmniej teoretycznie nie da się zrobić, z tego, że po prostu nie da się tego nie zrobić.
Po pierwsze, naprawdę daje szansę na odpowiednie ustalenie priorytetów. Po drugie, pomaga zwrócić uwagę na inny ważny problem — brak czasu. Często ustalanie priorytetów służy jako ukrycie nieprzyjemnego faktu, że z definicji po prostu niemożliwe jest wykonanie całej niezbędnej pracy. I nigdy nie dojdziesz do nieważnych. W takim przypadku najlepiej jest być szczerym wobec kierownictwa i wyjaśnić, że obciążenie pracą przekracza twoje możliwości.
„Dla większości z nas najskuteczniejszym okresem jest poranek. Zacznij dzień i zaplanuj najtrudniejsze rzeczy.”
Energia zamiast znaczenia
Kolejną przydatną wskazówką jest zaprzestanie rozpatrywania spraw pod kątem ich ważności. Zmień sam system oceny, skupiając się nie na znaczeniu, ale na ilości energii, jakiej będzie wymagało ich wdrożenie. Dla większości z nas najefektywniejszy okres to poranek. Dlatego na początku dnia należy zaplanować rzeczy, które wymagają dużego wysiłku i dużej koncentracji. Następnie, gdy „uchwyt słabnie”, możesz przejść do mniej energochłonnych zadań, czy to sortowania poczty, czy wykonywania niezbędnych połączeń. Ta metoda raczej nie gwarantuje, że będziesz miał czas na wszystko. Ale przynajmniej uchroni cię przed sytuacjami, w których musisz zająć się odpowiedzialnymi sprawami w czasie, gdy po prostu nie jesteś na to gotowy.
Oko ptaka
Kolejna ciekawa rekomendacja pochodzi od psychologa Josha Davisa.2. Proponuje metodę „psychologicznego dystansu”. Spróbuj wyobrazić sobie, że patrzysz na siebie z lotu ptaka. Zamknij oczy i wyobraź sobie. Widzisz tego malutkiego człowieczka daleko w dole? To ty. A co myślisz z wysokości: na czym powinien się teraz skupić ten mały człowiek? Co zrobić najpierw? Z pewnością brzmi to dziwnie. Ale to rzeczywiście skuteczna metoda.
I wreszcie ostatni. Zapomnij o niezawodności. Jeśli koledzy (lub menedżerowie) proszą (lub każą) odłożyć wszystko na bok i przyłączyć się do jakiegoś ich ważnego projektu, nie spiesz się z bohaterstwem. Po pierwsze, upewnij się, że pracownicy i kierownictwo są w pełni świadomi tego, co pozostanie niewykonane w wyniku Twojej zmiany. Na dłuższą metę możliwość powiedzenia „tak” przy pierwszym telefonie kosztem pracy, którą wykonujesz, w najmniejszym stopniu nie poprawi Twojej reputacji. Raczej odwrotnie.
1 S. Covey „Siedem nawyków skutecznego działania. Potężne narzędzia rozwoju osobistego” (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis „Dwie niesamowite godziny: strategie oparte na nauce, aby wykorzystać swój najlepszy czas i wykonać najważniejszą pracę” (HarperOne, 2015).