Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel?

Jeśli zostaniesz poproszony o wymienienie trzech najważniejszych składników programu Microsoft Excel, które z nich byś nazwał? Najprawdopodobniej arkusze, na których wprowadza się dane, formuły służące do wykonywania obliczeń oraz wykresy, za pomocą których można graficznie przedstawić dane o innym charakterze.

Jestem pewien, że każdy użytkownik Excela wie, czym jest wykres i jak go stworzyć. Istnieje jednak rodzaj wykresu, który dla wielu jest spowity ciemnością – Wykres Gantta. W tym krótkim przewodniku wyjaśniono główne funkcje wykresu Gantta, dowiesz się, jak utworzyć prosty wykres Gantta w programie Excel, gdzie pobrać zaawansowane szablony wykresów Gantta oraz jak korzystać z usługi online Project Management do tworzenia wykresów Gantta.

• Co to jest wykres Gantta?
• Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel?
• Szablony wykresów Gantta

Co to jest wykres Gantta?

Wykres Gantta nazwany na cześć Henry'ego Gantta, amerykańskiego inżyniera i konsultanta ds. zarządzania, który opracował diagram w 1910 roku. Wykres Gantta w programie Excel przedstawia projekty lub zadania jako kaskadę poziomych wykresów słupkowych. Wykres Gantta przedstawia rozbitą strukturę projektu (daty rozpoczęcia i zakończenia, różne relacje między zadaniami w ramach projektu), a tym samym pomaga kontrolować wykonanie zadań w czasie i zgodnie z założonymi benchmarkami.

Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel 2010, 2007 i 2013?

Niestety Microsoft Excel nie oferuje wbudowanego szablonu wykresu Gantta. Możesz jednak szybko utworzyć go samodzielnie, korzystając z funkcji wykresu słupkowego i odrobiny formatowania.

Wykonaj te kroki ostrożnie, a utworzenie prostego wykresu Gantta zajmie nie więcej niż 3 minuty. W naszych przykładach tworzymy wykres Gantta w programie Excel 2010, ale to samo można zrobić w programach Excel 2007 i 2013.

Krok 1. Utwórz tabelę projektu

Przede wszystkim wprowadzimy dane projektu do arkusza Excel. Napisz każde zadanie w osobnym wierszu i zbuduj plan podziału projektu, określając datę rozpoczęcia (Data rozpoczęcia), podziałka (data końcowa) i czas trwania (Czas trwania), czyli liczba dni potrzebnych na wykonanie zadania.

Wskazówka: Do utworzenia wykresu Gantta potrzebne są tylko kolumny Data rozpoczęcia и Czas. Jeśli jednak utworzysz również kolumnę Data zakonczenia, następnie możesz obliczyć czas trwania zadania za pomocą prostej formuły, jak pokazano na poniższym rysunku:

Krok 2. Zbuduj zwykły wykres słupkowy Excel na podstawie bazy danych kolumny „Data rozpoczęcia”

Zacznij tworzyć wykres Gantta w programie Excel, tworząc prosty skumulowany wykres słupkowy:

• Zaznacz zakres Rozpocznij terminy wraz z nagłówkiem kolumny, w naszym przykładzie jest to B1:B11. Konieczne jest zaznaczenie tylko komórek z danymi, a nie całej kolumny arkusza.
• Na karcie Zaawansowane wstawka (Wstaw) w sekcji Wykresy kliknij Wstaw wykres słupkowy (Bar).
• W menu, które się otworzy, w grupie Rządził (pasek 2-D) kliknij Orzekł skumulowany (Ułożony pasek).

W rezultacie na arkuszu powinien pojawić się następujący wykres:

Uwaga: Niektóre inne instrukcje dotyczące tworzenia wykresów Gantta sugerują najpierw utworzenie pustego wykresu słupkowego, a następnie wypełnienie go danymi, tak jak zrobimy to w następnym kroku. Myślę jednak, że pokazana metoda jest lepsza, ponieważ Microsoft Excel automatycznie doda jeden wiersz danych i w ten sposób zaoszczędzimy trochę czasu.

Krok 3: Dodaj dane czasu trwania do wykresu

Następnie musimy dodać jeszcze jedną serię danych do naszego przyszłego wykresu Gantta.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na diagramie i w menu kontekstowym kliknij Wybierz dane (Wybierz dane). Otworzy się okno dialogowe Wybór źródła danych (Wybierz źródło danych). Jak widać na poniższym rysunku, dane w kolumnie Data rozpoczęcia już dodane do pola Pozycje legendy (wiersze) (Wpisy legendy (seria). Teraz musisz dodać tutaj dane kolumn Czas.
2. Naciśnij przycisk Dodaj (Dodaj), aby wybrać dodatkowe dane (Czas trwania) do wyświetlenia na wykresie Gantta.
3. W otwartym oknie Zmiana rzędu (Edytuj serię) zrób to:
   • W Nazwa wiersza (Nazwa serii) wpisz „Czas trwania” lub dowolną inną nazwę. Możesz też umieścić kursor w tym polu, a następnie kliknąć tytuł odpowiedniej kolumny w tabeli – kliknięty tytuł zostanie dodany jako nazwa serii wykresu Gantta.
   • Kliknij ikonę wyboru zakresu obok pola Wartości (Wartości serii).
4. Okno dialogowe Zmiana rzędu (Edytuj serię) zmniejszy się. Wyróżnij dane w kolumnie Czasklikając na pierwszą komórkę (w naszym przypadku jest to D2) i przeciągnij w dół do ostatniej komórki danych (D11). Upewnij się, że przypadkowo nie wybierzesz nagłówka lub pustej komórki.
5. Ponownie naciśnij ikonę wyboru zakresu. Okno dialogowe Zmiana rzędu (Edytuj serię) zostanie ponownie rozwinięty i pojawią się pola Nazwa wiersza (Nazwa serii) č Wartości (Wartości serii). Kliknij OK.
6. Jeszcze wrócimy do okna Wybór źródła danych (Wybierz źródło danych). Teraz w terenie Pozycje legendy (wiersze) (Wpisy legendy (seria) widzimy serię Data rozpoczęcia i numer Czas. Po prostu kliknij OK, a dane zostaną dodane do wykresu.

Schemat powinien wyglądać mniej więcej tak:

Krok 4: Dodaj opisy zadań do wykresu Gantta

Teraz musisz pokazać listę zadań po lewej stronie diagramu zamiast liczb.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu obszaru kreślenia (obszar z niebieskimi i pomarańczowymi paskami) i w wyświetlonym menu kliknij Wybierz dane (Wybierz dane), aby ponownie wyświetlić okno dialogowe Wybór źródła danych (Wybierz źródło danych).
2. W lewym obszarze okna dialogowego wybierz Data rozpoczęcia I kliknij zmiana (Edytuj) w prawym obszarze okna zatytułowanego Etykiety osi poziomej (kategorie) (Etykiety osi poziomych (kategorii)).
3. Otworzy się małe okno dialogowe Etykiety osi (etykiety osi). Teraz musisz zaznaczyć zadania w taki sam sposób jak w poprzednim kroku wybraliśmy dane o czasie trwania zadań (kolumna Durations) – kliknij ikonę wyboru zakresu, następnie kliknij pierwsze zadanie w tabeli i przeciągnij zaznaczenie myszą aż do ostatniego zadania. Pamiętaj, że nagłówek kolumny nie powinien być podświetlony. Gdy to zrobisz, ponownie kliknij ikonę wyboru zakresu, aby wyświetlić okno dialogowe.
4. Podwójne wciśnięcie OKaby zamknąć wszystkie okna dialogowe.
5. Usuń legendę wykresu – kliknij prawym przyciskiem myszy i w menu kontekstowym kliknij Usunąć (Kasować).

W tym momencie wykres Gantta powinien mieć opisy zadań po lewej stronie i wyglądać mniej więcej tak:

Krok 5: Konwersja wykresu słupkowego na wykres Gantta

Na tym etapie nasz wykres nadal jest skumulowanym wykresem słupkowym. Aby wyglądał jak wykres Gantta, musisz go poprawnie sformatować. Naszym zadaniem jest usunięcie niebieskich linii tak, aby widoczne były tylko pomarańczowe części wykresów, które reprezentują zadania projektu. Technicznie rzecz biorąc, nie usuniemy niebieskich linii, po prostu uczynimy je przezroczystymi, a zatem niewidocznymi.

1. Kliknij dowolną niebieską linię na wykresie Gantta, a wszystkie zostaną wybrane. Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczenie i w menu kontekstowym kliknij Format serii danych (Sformatuj serię danych).
2. W wyświetlonym oknie dialogowym wykonaj następujące czynności:
   • W sekcji Wypełniać (Wypełnij) wybierz Nie wypełniać (Nie wypełniać).
   • W sekcji Granica (Kolor obramowania) wybierz brak linii (Brak linii).

Uwaga: Nie zamykaj tego okna dialogowego, będzie ono potrzebne w następnym kroku.

3. Zadania na wykresie Gantta, które zbudowaliśmy w programie Excel, są w odwrotnej kolejności. Naprawimy to za chwilę. Kliknij listę zadań po lewej stronie wykresu Gantta, aby podświetlić oś kategorii. Otworzy się okno dialogowe Format osi (Oś formatu). W rozdziale Parametry osi (Opcje osi) zaznacz pole Odwrotna kolejność kategorii (Kategorie w odwrotnej kolejności), a następnie zamknij okno, aby zapisać zmiany. W wyniku wprowadzonych zmian:
   • Zadania na wykresie Gantta są we właściwej kolejności.
   • Daty na osi poziomej przesunęły się z dołu na górę wykresu.

Wykres staje się podobny do zwykłego wykresu Gantta, prawda? Na przykład mój wykres Gantta wygląda teraz tak:

Krok 6. Dostosowywanie projektu wykresu Gantta w programie Excel

Wykres Gantta już nabiera kształtów, ale możesz dodać jeszcze kilka wykończeń, aby był naprawdę stylowy.

1. Usuń puste miejsce po lewej stronie wykresu Gantta

Podczas tworzenia wykresu Gantta wstawiliśmy niebieskie słupki na początku wykresu, aby pokazać datę rozpoczęcia. Teraz można usunąć pustkę, która pozostała na ich miejscu, a paski zadań można przesunąć w lewo, bliżej osi pionowej.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy wartość pierwszej kolumny Data rozpoczęcia w tabeli z danymi źródłowymi, w menu kontekstowym wybierz Format komórki > Numer > Ogólne (Formatuj komórki > Liczba > Ogólne). Zapamiętaj numer, który widzisz w polu Próba (Próbka) to numeryczna reprezentacja daty. W moim przypadku ten numer 41730. Jak wiesz, Excel przechowuje daty jako liczby równe liczbie dni z dnia 1 stycznia 1900 przed tą datą (gdzie 1 stycznia 1900 = 1). Nie musisz tutaj wprowadzać żadnych zmian, po prostu kliknij anulowanie (Anulować).
• Na wykresie Gantta kliknij dowolną datę nad wykresem. Jedno kliknięcie wybierze wszystkie daty, następnie kliknij je prawym przyciskiem myszy i w menu kontekstowym kliknij Format osi (Oś formatu).
• W menu parametry oś (Opcje osi) zmień opcję Minimum (minimum) wł. Numer (Naprawiono) i wprowadź numer, który zapamiętałeś w poprzednim kroku.

2. Dostosuj liczbę dat na osi wykresu Gantta

Tutaj, w oknie dialogowym Format osi (Oś formatu), która została otwarta w poprzednim kroku, zmień parametry główne dywizje (główne zjednoczone) и Dywizje pośrednie (Jednostka podrzędna) z Numer (Stałe) i wprowadź żądane wartości dla interwałów na osi. Zwykle im krótsze ramy czasowe zadań w projekcie, tym mniejszy krok podziału na osi czasu. Na przykład, jeśli chcesz wyświetlać co drugą datę, wpisz 2 dla parametru główne dywizje (Jednostka główna). Jakie ustawienia wykonałem – widać na poniższym obrazku:

Wskazówka: Baw się z ustawieniami, aż uzyskasz pożądany rezultat. Nie bój się zrobić czegoś złego, zawsze możesz przywrócić ustawienia domyślne, ustawiając opcje na Automatycznie (Auto) w Excel 2010 i 2007 lub klikając Zresetuj (Resetuj) w programie Excel 2013.

3. Usuń dodatkową pustą przestrzeń między paskami

Rozmieść paski zadań na wykresie bardziej zwięźle, a wykres Gantta będzie wyglądał jeszcze lepiej.

• Wybierz pomarańczowe słupki wykresów, klikając jeden z nich lewym przyciskiem myszy, a następnie kliknij go prawym przyciskiem myszy i w wyświetlonym menu kliknij Format serii danych (Sformatuj serię danych).
• W oknie dialogowym Format serii danych (Formatuj serię danych) ustaw parametr na nakładające się rzędy (Seria Overlap) wartość 100% (suwak przesunięty maksymalnie w prawo), a dla parametru Prześwit boczny (Szerokość przerwy) wartość 0% lub prawie 0% (przesuń do końca lub prawie do końca w lewo).

A oto efekt naszych starań – prosty, ale dość dokładny wykres Gantta w Excelu:

Pamiętaj, że utworzony w ten sposób wykres Excela jest bardzo zbliżony do prawdziwego wykresu Gantta, zachowując jednocześnie całą wygodę wykresów Excela:

• Wykres Gantta w programie Excel zmieni się po dodaniu lub usunięciu zadań.
• Zmień datę rozpoczęcia zadania (Data rozpoczęcia) lub czas jego trwania (Czas trwania), a harmonogram natychmiast automatycznie odzwierciedli wprowadzone zmiany.
• Wykres Gantta utworzony w programie Excel można zapisać jako obraz lub przekonwertować do formatu HTML i opublikować w Internecie.

RADA:

• Dostosuj wygląd swojego wykresu Gantta, zmieniając opcje wypełnienia, obramowania, cienie, a nawet używając efektów 3D. Wszystkie te opcje są dostępne w oknie dialogowym. Format serii danych (Sformatuj serię danych). Aby wywołać to okno, kliknij prawym przyciskiem myszy pasek wykresu w obszarze kreślenia wykresu, a następnie w menu kontekstowym kliknij Format serii danych (Sformatuj serię danych).
• Jeśli stworzony styl projektu jest przyjemny dla oka, to taki wykres Gantta można zapisać w Excelu jako szablon i wykorzystać w przyszłości. Aby to zrobić, kliknij diagram, otwórz zakładkę Konstruktor (Projekt) i naciśnij Zapisać jako szablon (Zapisać jako szablon).

Pobierz przykładowy wykres Gantta

Szablon wykresu Gantta w programie Excel

Jak widać, zbudowanie prostego wykresu Gantta w programie Excel wcale nie jest trudne. Ale co, jeśli wymagany jest bardziej złożony wykres Gantta, w którym cieniowanie zadania zależy od procentu jego ukończenia, a kamienie milowe projektu są oznaczone pionowymi liniami? Oczywiście, jeśli jesteś jednym z tych rzadkich i tajemniczych stworzeń, które z szacunkiem nazywamy Guru Excela, możesz sam spróbować zrobić taki diagram.

Jednak szybsze i łatwiejsze będzie korzystanie z gotowych szablonów wykresów Gantta w programie Excel. Poniżej znajduje się krótki przegląd kilku szablonów wykresów Gantta do zarządzania projektami dla różnych wersji programu Microsoft Excel.

Szablon wykresu Gantta w programie Microsoft Excel 2013

Ten szablon wykresu Gantta dla programu Excel nazywa się Planista projektu (planista projektu Gantta). Jest przeznaczony do śledzenia postępów projektu w odniesieniu do różnych wskaźników, takich jak: Planowany start (Rozpoczęcie planu) č rzeczywisty początek (Rzeczywisty początek), Planowany czas trwania (Czas trwania planu) и Rzeczywisty czas trwania (rzeczywisty czas trwania), a także Procent ukończenia (Procent ukończenia).

W programie Excel 2013 ten szablon jest dostępny na karcie filet (Plik) w oknie Stwórz (Nowy). Jeśli w tej sekcji nie ma szablonu, możesz go pobrać ze strony internetowej Microsoft. Do korzystania z tego szablonu nie jest wymagana żadna dodatkowa wiedza – kliknij go i zacznij.

Szablon wykresu online Ganta

Smartsheet.com oferuje interaktywny internetowy kreator wykresów Gantta. Ten szablon wykresu Gantta jest tak samo prosty i gotowy do użycia jak poprzedni. Usługa oferuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny, więc możesz zarejestrować się za pomocą swojego konta Google i od razu zacząć tworzyć swój pierwszy wykres Gantta.

Proces jest bardzo prosty: w tabeli po lewej wprowadź szczegóły swojego projektu, a gdy tabela się zapełni, po prawej tworzony jest wykres Gantta.

Szablony wykresów Gantta dla programu Excel, Arkuszy Google i OpenOffice Calc

Na vertex42.com można znaleźć bezpłatne szablony wykresów Gantta dla programów Excel 2003, 2007, 2010 i 2013, które będą również działać z OpenOffice Calc i Google Sheets. Możesz pracować z tymi szablonami tak samo, jak z każdym zwykłym arkuszem kalkulacyjnym Excel. Po prostu wprowadź datę rozpoczęcia i czas trwania każdego zadania, a następnie wpisz w kolumnie % ukończenia % ukończone. Aby zmienić zakres dat wyświetlany w obszarze wykresu Gantta, przesuń suwak na pasku przewijania.

I na koniec kolejny szablon wykresu Gantta w programie Excel do rozważenia.

Szablon wykresu Gantta dla kierownika projektu

Kolejny darmowy szablon wykresu Gantta jest oferowany na stronie professionalexcel.com i nazywa się „Wykres Gantta menedżera projektów”. W tym szablonie możliwy jest wybór widoku (dzienny lub standardowy tygodniowy), w zależności od czasu trwania śledzonych zadań.

Mam nadzieję, że przynajmniej jeden z proponowanych szablonów wykresów Gantta będzie odpowiadał Twoim potrzebom. Jeśli nie, możesz znaleźć wiele różnych szablonów wykresów Gantta w Internecie.

Teraz, gdy znasz już główne cechy wykresu Gantta, możesz kontynuować jego naukę i nauczyć się tworzyć własne złożone wykresy Gantta w programie Excel, aby zaskoczyć szefa i wszystkich współpracowników 🙂