Czy kiedykolwiek stworzyłeś schemat blokowy dla dokumentu lub procesu biznesowego? Niektóre firmy kupują drogie specjalistyczne oprogramowanie, które może tworzyć schematy blokowe za pomocą kilku kliknięć myszą. Inne firmy wybierają inną ścieżkę: korzystają z narzędzia, które już posiadają i w którym ich pracownicy wiedzą, jak pracować. Chyba zgadłeś, że mówimy o Microsoft Excel.
Zrób plan
Celem schematu blokowego jest pokazanie logicznej struktury wydarzeń, które muszą się wydarzyć, decyzji, które muszą zostać podjęte, oraz konsekwencji tych decyzji. Dlatego bez wątpienia łatwiej będzie zbudować schemat blokowy, jeśli najpierw poświęcisz kilka minut na uporządkowanie swoich myśli. Schemat blokowy złożony z niechlujnych, słabo przemyślanych kroków na niewiele się zda.
Poświęć więc kilka minut na zrobienie notatek. Nie ma znaczenia w jakim formacie, najważniejsze jest zapisanie każdego etapu procesu i naprawienie każdej decyzji z możliwymi konsekwencjami.
Dostosuj przedmioty
Dla każdego kroku konspektu dodaj elementy schematu blokowego do programu Excel.
- Na karcie Zaawansowane wstawka (Wstaw) kliknij Postacie (Kształty).
- Otwarta lista figur podzielona jest na główne grupy. Przewiń w dół do grupy Schemat blokowy (Schemat blokowy).
- Wybierz element.
- Aby dodać tekst do elementu, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Zmień tekst (Edytować tekst).
- Na karcie Zaawansowane Framework (Format) Wstążka menu Wybierz styl i schemat kolorów elementu.
Kiedy skończysz z jednym elementem, dodaj następny element dla następnego elementu zamierzonej struktury, potem następny i tak dalej, aż cała struktura pojawi się na ekranie.
Zwróć uwagę na kształt każdego elementu schematu blokowego. Formularz informuje czytelnika, która funkcja jest wykonywana na każdym etapie struktury. Zaleca się, aby wszystkie formularze były używane zgodnie z ich ogólnie przyjętym przeznaczeniem, ponieważ niestandardowe użycie formularzy może zmylić czytelników.
Oto niektóre z najczęstszych przedmiotów:
- Początek lub koniec schematu blokowego:
- Przebieg pracy, procedura, której należy przestrzegać:
- Predefiniowany proces, taki jak podprogram wielokrotnego użytku:
- Tabela bazy danych lub inne źródło danych:
- Podejmowanie decyzji, na przykład ocena, czy poprzedni proces został wykonany prawidłowo. Linie łączące wychodzące z każdego rogu rombu odpowiadają różnym możliwym rozwiązaniom:
Uporządkuj elementy
Po wstawieniu wszystkich elementów na arkusz:
- Aby ułożyć elementy w parzystej kolumnie, wybierz kilka elementów, klikając je z wciśniętym klawiszem myszy Shift, a następnie na karcie Framework (Format) kliknij Wyrównaj centrum (Wyrównaj do środka).
- Aby dostosować odstępy między wieloma elementami, zaznacz je i na karcie Framework (Format) kliknij Rozłóż w pionie (Rozłóż w pionie).
- Upewnij się, że rozmiary elementów są takie same. Spraw, aby wszystkie elementy miały tę samą wysokość i szerokość, aby schemat blokowy wyglądał ładnie i profesjonalnie. Szerokość i wysokość elementu można ustawić wpisując żądane wartości w odpowiednie pola na zakładce Framework (Format) Wstążki menu.
Skonfiguruj linie linków
Na karcie Zaawansowane wstawka (Wstaw) kliknij Postacie (Kształty) i wybierz prostą strzałkę lub półkę ze strzałką.
- Użyj prostej strzałki, aby połączyć dwa elementy, które są w bezpośredniej kolejności.
- Użyj półki ze strzałkami, gdy łącznik musi być zakrzywiony, na przykład, jeśli chcesz wrócić do poprzedniego kroku po elemencie decyzyjnym.
Dalsze działania
Excel oferuje wiele dodatkowych elementów do tworzenia schematów blokowych i nieskończoną różnorodność dostosowywanych opcji formatowania. Zachęcamy do eksperymentowania i wypróbowania wszystkich dostępnych opcji!