Jak konwertować pliki Excel do formatu CSV

CSV (Wartości oddzielone przecinkami) to popularny format przechowywania danych tabelarycznych (numerycznych i tekstowych) w postaci zwykłego tekstu. Ten format pliku jest popularny i trwały ze względu na fakt, że ogromna liczba programów i aplikacji rozumie CSV, przynajmniej jako alternatywny format pliku do importu/eksportu. Co więcej, format CSV pozwala użytkownikowi zajrzeć do pliku i natychmiast znaleźć problem z danymi, jeśli taki istnieje, zmienić ogranicznik CSV, reguły cytowania i tak dalej. Jest to możliwe, ponieważ CSV jest prostym tekstem i nawet niezbyt doświadczony użytkownik może go łatwo zrozumieć bez specjalnego przeszkolenia.

W tym artykule nauczymy się szybkich i wydajnych sposobów eksportowania danych z Excela do CSV oraz jak przekonwertować plik Excela na CSV bez zniekształcania wszystkich znaków specjalnych i obcych. Techniki opisane w artykule działają we wszystkich wersjach programu Excel 2013, 2010 i 2007.

• Konwertuj dane z Excela na format CSV
• Eksport z Excela do formatu CSV UTF-8 lub UTF-16
• Inne sposoby konwersji z Excela na CSV (z zachowaniem znaków specjalnych)

Jak przekonwertować plik Excel do CSV

Jeśli chcesz wyeksportować plik programu Excel do innej aplikacji, takiej jak książka adresowa programu Outlook lub baza danych programu Access, najpierw przekonwertuj arkusz programu Excel na plik CSV, a następnie zaimportuj plik . CSV do innej aplikacji. Poniżej znajduje się przewodnik krok po kroku, jak wyeksportować skoroszyt programu Excel do formatu CSV za pomocą narzędzia Excel – „Zapisz jako".

1. W skoroszycie programu Excel otwórz kartę filet (Plik) i kliknij Zapisz jako (Zapisz jako). Ponadto okno dialogowe Zapisywanie dokumentu (Zapisz jako) można otworzyć, naciskając klawisz F12.
2. W Typ Pliku (Zapisz jako typ) wybierz CSV (oddzielone przecinkami) (CSV (rozdzielany przecinkami)).Oprócz CSV (rozdzielanego przecinkami) dostępnych jest kilka innych opcji formatu CSV:
   • CSV (oddzielone przecinkami) (CSV (rozdzielany przecinkami)). Ten format przechowuje dane programu Excel jako plik tekstowy rozdzielany przecinkami i może być używany w innej aplikacji systemu Windows oraz w innej wersji systemu operacyjnego Windows.
   • CSV (Macintosh). Ten format zapisuje skoroszyt programu Excel jako plik rozdzielany przecinkami do użytku w systemie operacyjnym Mac.
   • CSV (MS-DOS). Zapisuje skoroszyt programu Excel jako plik rozdzielany przecinkami do użytku w systemie operacyjnym MS-DOS.
   • Tekst Unicode (Tekst Unicode (*txt)). Ten standard jest obsługiwany przez prawie wszystkie istniejące systemy operacyjne, w tym Windows, Macintosh, Linux i Solaris Unix. Obsługuje znaki z prawie wszystkich współczesnych, a nawet niektórych starożytnych języków. Dlatego jeśli skoroszyt Excela zawiera dane w językach obcych, zalecam najpierw zapisać go w formacie Tekst Unicode (Tekst Unicode (*txt)), a następnie przekonwertuj na CSV zgodnie z opisem w dalszej części Eksportuj z programu Excel do formatu CSV UTF-8 lub UTF-16.

Uwaga: Wszystkie wymienione formaty zapisują tylko aktywny arkusz Excela.

3. Wybierz folder, w którym chcesz zapisać plik CSV i kliknij Zapisz (Zapisz). Po naciśnięciu Zapisz (Zapisz) pojawią się dwa okna dialogowe. Nie martw się, te komunikaty nie oznaczają błędu, tak powinno być.
4. Pierwsze okno dialogowe przypomina, że W pliku wybranego typu można zapisać tylko bieżący arkusz (Wybrany typ pliku nie obsługuje skoroszytów zawierających wiele arkuszy). Aby zapisać tylko bieżący arkusz, po prostu naciśnij OK.Jeśli chcesz zapisać wszystkie arkusze książki, kliknij anulowanie (Anuluj) i zapisz wszystkie arkusze księgi pojedynczo z odpowiednimi nazwami plików lub możesz zapisać inny typ pliku, który obsługuje wiele stron.
5. po kliknięciu OK w pierwszym oknie dialogowym pojawi się drugie, ostrzegające, że niektóre funkcje staną się niedostępne, ponieważ nie są obsługiwane przez format CSV. Tak powinno być, więc po prostu kliknij Tak (TAk).

W ten sposób arkusz programu Excel można zapisać jako plik CSV. Szybko i łatwo, i prawie nie mogą się tu pojawić żadne trudności.

Eksport z Excela do CSV z kodowaniem UTF-8 lub UTF-16

Jeśli arkusz programu Excel zawiera znaki specjalne lub obce (tylda, akcent itp.) lub hieroglify, konwersja arkusza programu Excel do pliku CSV w sposób opisany powyżej nie będzie działać.

Chodzi o to, że zespół Zapisz jako > CSV (Zapisz jako > CSV) zmieni wszystkie znaki z wyjątkiem ASCII (American Standard Code for Information Interchange). A jeśli na arkuszu Excela pojawią się podwójne cudzysłowy lub długie myślniki (przeniesione do Excela np. z dokumentu Worda podczas kopiowania/wklejania tekstu) – takie znaki również zostaną zniszczone.

Proste rozwiązanie – zapisz arkusz Excela jako plik tekstowy Unikod (.txt), a następnie przekonwertuj go na CSV. W ten sposób wszystkie znaki spoza zestawu ASCII pozostaną nienaruszone.

Zanim przejdziemy dalej, pokrótce wyjaśnię główne różnice między kodowaniami UTF-8 i UTF-16, tak aby w każdym indywidualnym przypadku można było wybrać odpowiedni format:

• UTF-8 jest bardziej kompaktowym kodowaniem, które używa od 1 do 4 bajtów na każdy znak. Najczęściej zaleca się używanie tego formatu, gdy w pliku przeważają znaki ASCII, ponieważ większość tych znaków wymaga 1 bajta pamięci. Kolejną zaletą jest to, że kodowanie pliku UTF-8 zawierającego tylko znaki ASCII nie różni się w żaden sposób od tego samego pliku ASCII.
• UTF-16 używa od 2 do 4 bajtów do przechowywania każdego znaku. Należy pamiętać, że nie we wszystkich przypadkach plik UTF-16 wymaga więcej miejsca w pamięci niż plik UTF-8. Na przykład znaki japońskie zajmują od 3 do 4 bajtów w UTF-8 i od 2 do 4 bajtów w UTF-16. Dlatego sensowne jest użycie UTF-16, jeśli dane zawierają znaki azjatyckie, w tym japońskie, chińskie i koreańskie. Główną wadą tego kodowania jest to, że nie jest w pełni kompatybilne z plikami ASCII i wymaga specjalnych programów do wyświetlania takich plików. Pamiętaj o tym, jeśli planujesz zaimportować pliki wynikowe z programu Excel w innym miejscu.

Jak przekonwertować plik Excel do CSV UTF-8?

Załóżmy, że mamy arkusz Excela z obcymi znakami, w naszym przykładzie są to japońskie nazwy.

Aby wyeksportować ten arkusz Excela do pliku CSV, zachowując wszystkie hieroglify, wykonamy następujące czynności:

1. W programie Excel otwórz kartę filet (Plik) i kliknij Zapisz jako (Zapisz jako).
2. Wpisz nazwę pliku w polu Typ Pliku (Zapisz jako typ) wybierz Tekst Unicode (Tekst Unicode (*.txt)) i kliknij Zapisz (Ratować).
3. Otwórz utworzony plik w dowolnym standardowym edytorze tekstu, takim jak Notatnik.

Uwaga: Nie wszystkie proste edytory tekstu w pełni obsługują znaki Unicode, więc niektóre mogą być wyświetlane jako prostokąty. W większości przypadków nie wpłynie to w żaden sposób na ostateczny plik i możesz go po prostu zignorować lub wybrać bardziej zaawansowany edytor, taki jak Notepad ++.

4. Ponieważ nasz plik tekstowy Unicode używa znaku tabulacji jako ograniczników i chcemy go przekonwertować na CSV (rozdzielany przecinkami), musimy zastąpić znaki tabulacji przecinkami.

Uwaga: Jeśli nie ma ścisłej potrzeby uzyskania pliku z przecinkami, ale potrzebujesz dowolnego pliku CSV, który może zrozumieć Excel, to ten krok można pominąć, ponieważ Microsoft Excel doskonale rozumie pliki z ogranicznikiem – tabulacją.

4. Jeśli nadal potrzebujesz pliku CSV (oddzielonego przecinkami), wykonaj następujące czynności w Notatniku:
   • Wybierz znak tabulatora, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie w menu kontekstowym kliknij Skopiuj (Kopiuj) lub po prostu kliknij Ctrl + Cjak pokazano na poniższym rysunku.
   • Naciśnij przycisk Ctrl + Haby otworzyć okno dialogowe namiastka (Zamień) i wklej skopiowany znak tabulacji w pole Że (Znajdź co). W takim przypadku kursor przesunie się w prawo – oznacza to wstawienie znaku tabulacji. W terenie Niż (Zamień na) wprowadź przecinek i naciśnij Zamień wszystko (Zamień wszystko).

   W Notatniku wynik będzie wyglądał mniej więcej tak:

   

5. Kliknij filet > Zapisz jako (Plik > Zapisz jako), wprowadź nazwę pliku i na liście rozwijanej kodowanie (Kodowanie) wybierz UTF-8… Następnie naciśnij przycisk Zapisz (Ratować).
6. Uruchom Eksploratora Windows i zmień rozszerzenie pliku z txt on . CSV.Zmień rozszerzenie inaczej txt on . CSV Możesz to zrobić bezpośrednio w Notatniku. Aby to zrobić, w oknie dialogowym Zapisz jako (Zapisz jako) w polu Typ Pliku (Zapisz jako typ) wybierz opcję Wszystkie pliki (Wszystkie pliki) i dodaj „.csv” do nazwy pliku w odpowiednim polu, jak pokazano na poniższym rysunku.
7. Otwórz plik CSV w Excelu, w tym celu na karcie filet (Filet) ugniataj Otwarte > Pliki tekstowe (Otwórz > Pliki tekstowe) i sprawdź, czy dane są w porządku.

Uwaga: Jeśli Twój plik ma być używany poza Excelem i wymagany jest format UTF-8, nie wprowadzaj żadnych zmian w arkuszu i nie zapisuj go ponownie w Excelu, ponieważ może to prowadzić do problemów z odczytaniem kodowania. Jeśli jakaś część danych nie jest wyświetlana w programie Excel, otwórz ten sam plik w Notatniku i popraw w nim dane. Nie zapomnij ponownie zapisać pliku w formacie UTF-8.

Jak przekonwertować plik Excel do CSV UTF-16?

Eksportowanie do pliku UTF-16 CSV jest znacznie szybsze i łatwiejsze niż eksportowanie do UTF-8. Faktem jest, że Excel automatycznie stosuje format UTF-16 podczas zapisywania pliku jako Tekst Unicode (Tekst Unicode).

Aby to zrobić, zapisz plik za pomocą narzędzia Zapisz jako (Zapisz jako) w programie Excel, a następnie w Eksploratorze Windows zmień rozszerzenie utworzonego pliku na . CSV. Gotowe!

Jeśli potrzebujesz pliku CSV ze średnikiem lub średnikiem jako ogranicznikiem, zastąp wszystkie znaki tabulacji odpowiednio przecinkami lub średnikami w Notatniku lub innym wybranym edytorze tekstu (szczegółowe instrukcje, jak to zrobić, znajdziesz we wcześniejszej części tego artykułu).

Inne sposoby konwertowania plików Excel do CSV

Opisane powyżej metody eksportu danych z Excela do CSV (UTF-8 i UTF-16) są uniwersalne, tzn. nadają się do pracy z dowolnymi znakami specjalnymi i w dowolnej wersji Excela od 2003 do 2013 roku.

Istnieje wiele innych sposobów konwertowania danych z programu Excel do formatu CSV. W przeciwieństwie do rozwiązań pokazanych powyżej, metody te nie dadzą w wyniku czystego pliku UTF-8 (nie dotyczy to OpenOffice, który może eksportować pliki Excela w kilku opcjach kodowania UTF). Ale w większości przypadków wynikowy plik będzie zawierał poprawny zestaw znaków, który można następnie bezboleśnie przekonwertować do formatu UTF-8 za pomocą dowolnego edytora tekstu.

Konwertuj plik Excel na CSV za pomocą Arkuszy Google

Jak się okazuje, bardzo łatwo jest przekonwertować plik Excel do CSV za pomocą Arkuszy Google. Zakładając, że Dysk Google jest już zainstalowany na Twoim komputerze, wykonaj 5 prostych kroków:

1. Na Dysku Google kliknij przycisk Stwórz (Utwórz) i wybierz Stół (Arkusz).
2. W menu filet (Filet) ugniataj import (Import).
3. Kliknij Do pobrania (Prześlij) i wybierz plik Excel do przesłania z komputera.
4. W oknie dialogowym Chochlikplik ort (Importuj plik) wybierz Wymień tabelę (Zamień arkusz kalkulacyjny) i kliknij import (Import).

Wskazówka: Jeśli plik Excel jest stosunkowo mały, to aby zaoszczędzić czas, możesz przenieść z niego dane do arkusza kalkulacyjnego Google za pomocą funkcji kopiuj/wklej.

5. W menu filet (Filet) ugniataj Pobierz jako (Pobierz jako), wybierz typ pliku CSV – plik zostanie zapisany na komputerze.

Na koniec otwórz wygenerowany plik CSV w dowolnym edytorze tekstu, aby upewnić się, że wszystkie znaki zostały poprawnie zapisane. Niestety utworzone w ten sposób pliki CSV nie zawsze wyświetlają się poprawnie w Excelu.

Zapisz plik .xlsx jako .xls, a następnie przekonwertuj na plik CSV

Ta metoda nie wymaga żadnych dodatkowych komentarzy, ponieważ wszystko jest już jasne z nazwy.

Znalazłem to rozwiązanie na jednym z forów poświęconych Excelowi, nie pamiętam na którym. Szczerze mówiąc, nigdy nie korzystałem z tej metody, ale według wielu użytkowników niektóre znaki specjalne są tracone podczas zapisywania bezpośrednio z . Xlsx в . CSV, ale pozostań jeśli pierwszy . Xlsx zapisać jako . Xls, a potem jak . CSV, tak jak to zrobiliśmy na początku tego artykułu.

W każdym razie wypróbuj tę metodę tworzenia plików CSV z Excela dla siebie, a jeśli zadziała, będzie to dobra oszczędność czasu.

Zapisywanie pliku Excel jako CSV za pomocą OpenOffice

OpenOffice to pakiet aplikacji typu open source, który zawiera aplikację arkusza kalkulacyjnego, która świetnie radzi sobie z eksportowaniem danych z programu Excel do formatu CSV. W rzeczywistości ta aplikacja zapewnia dostęp do większej liczby opcji podczas konwertowania arkuszy kalkulacyjnych na pliki CSV (kodowanie, ograniczniki itd.) niż Excel i Arkusze Google razem wzięte.

Po prostu otwórz plik Excel w OpenOffice Calc, kliknij filet > Zapisz jako (Plik > Zapisz jako) i wybierz typ pliku Tekst CSV (Tekst CSV).

Następnym krokiem jest wybór wartości parametrów kodowanie (Zestawy znaków) č Separator pól (Ogranicznik pól). Oczywiście, jeśli chcemy utworzyć plik CSV UTF-8 z przecinkami jako ogranicznikami, wybierz UTF-8 i wprowadź przecinek (,) w odpowiednich polach. Parametr Separator tekstu (Ogranicznik tekstu) zwykle pozostaje bez zmian – cudzysłowy („). Następne kliknięcie OK.

W ten sam sposób do szybkiej i bezbolesnej konwersji z Excela do CSV możesz skorzystać z innej aplikacji – LibreOffice. Zgadzam się, byłoby wspaniale, gdyby Microsoft Excel zapewniał również możliwość dostosowania ustawień podczas tworzenia plików CSV.

W tym artykule omówiłem znane mi metody konwersji plików Excel do CSV. Jeśli znasz wydajniejsze metody eksportu z Excela do CSV, poinformuj nas o tym w komentarzach. Dziękuję za uwagę!