Spis treści
Praca z czasem i datą jest ważnym aspektem korzystania z programu Microsoft Excel. Dzisiaj dowiesz się, jak można wprowadzić datę na różne sposoby, jak określić dzisiejszą datę za pomocą znacznika czasu lub użyć dynamicznie zmieniających się wartości. Zrozumiesz również, jakich działań możesz użyć, aby wypełnić kolumnę lub wiersz dniami tygodnia.
Istnieje kilka opcji dodawania dat do programu Excel. W zależności od celów, do których dążysz, działania są różne. A zadania mogą być dowolne: określ dzisiejszą datę lub dodaj datę do arkusza, który będzie automatycznie aktualizowany i zawsze pokaże, co jest aktualnie na zegarze i kalendarzu. Lub chcesz, aby arkusz kalkulacyjny był automatycznie wypełniany dniami roboczymi lub chcesz wprowadzić losową datę. Bez względu na to, jakie cele realizujesz, dziś dowiesz się, jak je osiągnąć.
Jak wpisać datę w Excelu
Użytkownik może wprowadzić datę do arkusza kalkulacyjnego za pomocą różnych metod i formatów. Na przykład możesz napisać jako 1 stycznia 2020 r. lub możesz napisać jako 1.01.2020 stycznia XNUMX r. XNUMX. Bez względu na format, w jakim podasz datę, program automatycznie określi, że użytkownik chce ją nagrać. Bardzo często sam program formatuje wartość na podstawie formatu ustawionego w systemie Windows, ale w niektórych przypadkach formatowanie jest możliwe w postaci określonej przez użytkownika.
W każdym razie, jeśli format daty użytkownika nie spełnia, może to zmienić w ustawieniach komórki. Jak zrozumieć, że wartość, którą określił użytkownik, Excel zdefiniował jako datę? Wskazuje na to wyrównanie wartości do prawej, a nie do lewej.
Jeśli Excel nie był w stanie określić wprowadzonych danych i przypisać prawidłowego formatu, a widzisz, że nie znajdują się one na prawej krawędzi komórki, możesz spróbować wpisać datę w dowolnym innym formacie zbliżonym do standardowego . Aby sprawdzić, które z nich są obecnie dostępne, możesz przejść do menu „Format komórki”, które można znaleźć w sekcji „Liczba”, która znajduje się na karcie „Strona główna”.
Jeśli zajdzie taka potrzeba, użytkownik może łatwo zmienić widok reprezentacji komórki, która jest zapisana jako ta, która zawiera datę. Aby to zrobić, możesz użyć tego samego okna Formatowanie komórek, które zostało opisane powyżej.
Można go również wywołać za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl + 1.
Czasami użytkownik ma do czynienia z sytuacją, w której komórka jest wyświetlana w postaci dużej liczby zawartych w niej siatek. Z reguły oznacza to, że program prosi użytkownika o zwiększenie rozmiarów komórek. Naprawienie tego problemu jest bardzo proste. Wystarczy dwukrotnie kliknąć prawą krawędź kolumny, w której wyświetlany jest ten błąd. Następnie szerokość komórek w tej kolumnie zostanie określona automatycznie na podstawie największej długości zawartego w niej ciągu tekstowego.
Alternatywnie możesz ustawić prawidłową szerokość, przeciągając prawą krawędź, aż szerokość komórki będzie prawidłowa.
Wstawianie aktualnej daty i godziny
Istnieją dwie opcje wstawiania aktualnej godziny i daty w Excelu: statyczna i dynamiczna. Pierwszy służy jako znacznik czasu. Druga opcja pozwala zawsze zachować w komórce aktualną datę i godzinę.
Co można zrobić, aby znacznik czasu był zawsze aktualny? Aby to zrobić, użyj tych samych formuł, co poniżej. Zawsze pokażą aktualną datę i godzinę.
Jeśli potrzebujesz ustawić czas statyczny, możesz użyć specjalnych narzędzi Excela, które są wywoływane za pomocą klawiszy skrótu:
- Ctrl + ; lub Ctrl + Shift + 4 – te skróty klawiszowe automatycznie wstawiają do komórki datę, która jest istotna w momencie, gdy osoba kliknie te przyciski.
- Ctrl + Shift + ; lub Ctrl+Shift+6 – z ich pomocą możesz nagrać aktualny czas.
- Jeśli chcesz wstawić zarówno godzinę, jak i datę, które są aktualnie istotne, musisz najpierw nacisnąć pierwszą kombinację klawiszy, a następnie nacisnąć spację i wywołać drugą kombinację.
Jakich konkretnie kluczy użyć? Wszystko zależy od aktualnie aktywowanego układu. Jeśli układ angielski jest teraz włączony, używana jest pierwsza kombinacja, ale jeśli układ jest drugi (czyli ten, który następuje bezpośrednio po słowie „lub”).
Należy zauważyć, że korzystanie z tych skrótów nie zawsze jest idealne. W niektórych przypadkach działa tylko jedna z opisanych powyżej kombinacji, niezależnie od wybranego języka. Dlatego najlepszym sposobem na zrozumienie, którego użyć, jest przetestowanie.
Z reguły schemat jest następujący: wszystko zależy od tego, jaki język był zainstalowany w momencie otwarcia pliku. Jeśli angielski, to nawet jeśli zmienisz układ na , sytuacja w ogóle się nie zmieni. Jeśli język został zainstalowany, to nawet jeśli zmienisz go na angielski, musisz użyć formuły odpowiedniej dla języka.
Jak automatycznie ustawić stały znacznik czasu (za pomocą formuł)
Aby komórka zawsze wyświetlała czas, istnieją specjalne formuły. Ale konkretna formuła zależy od tego, jakie zadania wykonuje użytkownik. Jeśli więc wystarczy zwykłe wyświetlanie czasu w tabeli, musisz użyć funkcji TDANE(), który nie zawiera żadnych argumentów. Po wstawieniu go do komórki zmieniamy jego format na „Czas” w sposób opisany powyżej.
Jeśli później, na podstawie tych danych, zamierzasz zrobić coś innego i wykorzystać wynikowy wynik w formułach, lepiej użyć dwóch funkcji jednocześnie: =DATA()-DZISIAJ()
W rezultacie liczba dni będzie wynosić zero. Dlatego jako wynik zwrócony przez tę formułę pozostanie tylko czas. Ale tutaj również musisz użyć formatu czasu, aby wszystko działało jak zegar. Korzystając z formuł, należy zwrócić uwagę na następujące niuanse:
- Dane nie są cały czas aktualizowane. Aby data i godzina zmieniły się na bieżącą, należy zamknąć okno po wcześniejszym zapisaniu, a następnie ponownie je otworzyć. Ponadto aktualizacja następuje po włączeniu makra skonfigurowanego dla tej funkcji.
- Ta funkcja wykorzystuje zegar systemowy jako źródło danych. W związku z tym, jeśli są skonfigurowane niepoprawnie, formuła również nie będzie działać dobrze. Dlatego zaleca się ustawienie automatycznego wykrywania daty i godziny z Internetu.
Teraz wyobraźmy sobie taką sytuację. Mamy tabelę z listą towarów znajdującą się w kolumnie A. Natychmiast po ich wysłaniu klient musi w specjalnej komórce wpisać wartość „Tak”. Zadanie: automatycznie ustalaj czas, w którym dana osoba napisała słowo „Tak” i jednocześnie chroń je przed zmianą.
Jakie działania można podjąć, aby osiągnąć ten cel? Na przykład możesz spróbować użyć funkcji JEŚLI, który również będzie zawierał tę samą funkcję, ale z danymi zależnymi od wartości innej komórki. Dużo łatwiej to zademonstrować na przykładzie. Formuła będzie wyglądać tak: =JEŻELI(B2=”Tak”, JEŻELI(C2=””;DATA(); C2);””)
Rozszyfrujmy tę formułę.
- B to kolumna, w której musimy zapisać potwierdzenie dostawy.
- C2 to komórka, w której będzie wyświetlany znacznik czasu po wpisaniu słowa „Tak” w komórce B2.
Powyższy wzór działa w następujący sposób. Sprawdza, czy słowo „Tak” znajduje się w komórce B2. Jeśli tak, wykonywane jest drugie sprawdzenie, które sprawdza, czy komórka C2 jest pusta. Jeśli tak, zwracana jest bieżąca data i godzina. Jeśli żadna z powyższych funkcji IF zawierać inne parametry, wtedy nic się nie zmienia.
Jeśli chcesz, aby kryterium miało postać „jeśli zawarta jest przynajmniej pewna wartość”, musisz użyć operatora „nierówne” <> w warunku. W tym przypadku formuła będzie wyglądać następująco: =JEŻELI(B2<>„”; JEŻELI(C2=””;DATA(); C2); „”)
Ta formuła działa tak: najpierw sprawdza, czy w komórce znajduje się przynajmniej część zawartości. Jeśli tak, rozpoczyna się druga kontrola. Co więcej, kolejność działań pozostaje taka sama.
Aby uzyskać pełną wydajność tej formuły, musisz włączyć obliczenia interaktywne w zakładce „Plik” oraz w sekcji „Opcje – Formuły”. W takim przypadku niepożądane jest upewnienie się, że komórka się do niej odwołuje. Wydajność będzie z tego gorsza, ale funkcjonalność nie ulegnie poprawie.
Jak automatycznie wypełniać daty w Excelu?
Jeśli chcesz wypełnić większość tabeli datami, możesz użyć specjalnej funkcji zwanej autouzupełnianiem. Przyjrzyjmy się kilku szczególnym przypadkom jego użycia.
Załóżmy, że musimy wypełnić listę dat, z których każda jest o jeden dzień starsza od poprzedniej. W takim przypadku musisz użyć autouzupełniania, tak jak w przypadku każdej innej wartości. Najpierw musisz określić początkową datę w komórce, a następnie użyć znacznika autouzupełniania, aby przesunąć formułę w dół lub w prawo, w zależności od kolejności, w jakiej informacje w tabeli znajdują się w Twoim przypadku. Znacznik autouzupełniania to mały kwadrat, który znajduje się w prawym dolnym rogu komórki, przeciągając go, możesz automatycznie wypełnić ogromną ilość informacji. Program automatycznie określa, jak poprawnie wypełnić i w większości przypadków okazuje się, że jest słuszny. Na tym zrzucie ekranu wypełniliśmy dni w kolumnie. Otrzymaliśmy następujący wynik. 
Ale możliwości autouzupełniania na tym się nie kończą. Możesz to wykonać nawet w odniesieniu do dni tygodnia, miesięcy czy lat. Są dwa sposoby, jak to zrobić.
- Użyj standardowego tokena autouzupełniania, jak opisano powyżej. Gdy program automatycznie zakończy wszystko, musisz kliknąć ikonę z opcjami autouzupełniania i wybrać odpowiednią metodę.
- Przeciągnij znacznik autouzupełniania prawym przyciskiem myszy, a po jego zwolnieniu automatycznie pojawi się menu z ustawieniami. Wybierz sposób, w jaki chcesz i ciesz się.
Możliwe jest również automatyczne wstawianie co N dni. Aby to zrobić, musisz dodać wartość do komórki, kliknąć prawym przyciskiem myszy uchwyt autouzupełniania, przytrzymać go i przeciągnąć w miejsce, w którym sekwencja liczb ma się kończyć. Następnie wybierz opcję wypełnienia „Progresja” i wybierz wartość kroku.
Stopka to obszar dokumentu, który jest niejako uniwersalny dla całej książki. Można tam wpisać różne dane: nazwisko osoby, która sporządziła dokument, dzień, w którym został on wykonany. W tym umieścić aktualną datę. Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:
- Otwórz menu „Wstaw”, z którego wywołujesz menu ustawień nagłówka i stopki.
- Dodaj potrzebne elementy nagłówka. Może to być zwykły tekst lub data i godzina.
Ważna uwaga: data będzie statyczna. Oznacza to, że nie ma automatycznego sposobu na ciągłe aktualizowanie informacji w nagłówkach i stopkach. Wystarczy wpisać z klawiatury dane, które są w danym momencie istotne.
Ponieważ nagłówki i stopki są przeznaczone do wyświetlania informacji o usługach, które nie są bezpośrednio związane z treścią dokumentu, nie ma sensu wstawiać formuł i tak dalej. Jeśli potrzebujesz użyć formuł, zawsze możesz wpisać żądane wartościw pierwszym wierszu (i dodać pustą linię w tym miejscu, jeśli jakieś dane są już tam zapisane) i naprawić to za pomocą „Widoku” lub „Okna ”, w zależności od używanej wersji pakietu biurowego (pierwsza opcja dotyczy wydań, które zostały wydane po 2007 roku, a druga dotyczy tych, które zostały wydane przed tym czasem).
W ten sposób wymyśliliśmy różne sposoby automatycznego wstawiania daty i godziny w programie Excel. Widzimy, że nie ma w tym nic skomplikowanego i nawet dziecko może to rozgryźć.