Spis treści
Teraz jest era informacji. Ilość danych, które ludzie muszą codziennie przetwarzać, rośnie coraz bardziej. Dotyczy to wszystkich możliwych dziedzin życia, w tym pracy. Obecnie pojawia się coraz więcej obszarów działalności człowieka, w których istnieje pilna potrzeba umiejętności szybkiego przetwarzania dużej ilości informacji.
Jedną z funkcji programu Excel, która pozwala to zrobić, jest grupowanie. Faktem jest, że strukturyzacja informacji pomaga pracować nie ze wszystkimi dostępnymi danymi, ale tylko z małymi częściami. Jeśli spakujesz ten sam rodzaj informacji w jednym bloku, jest to łatwiejsze dla komputera i dla samej osoby. Prawie nie ma dziedziny, w której struktura informacji nie byłaby potrzebna:
- Przetwarzanie danych sprzedażowych. Magazyny regularnie otrzymują ogromne partie szerokiej gamy towarów o różnych kosztach, wadze, dostawcy, nazwie i tak dalej. Strukturyzacja danych ułatwia nawigację w całym tym szeregu informacji.
- Studia. Jakość edukacji i samokształcenia jest ściśle związana z dobrą strukturą informacji. Dlatego, jeśli poprawnie pogrupujesz dane tego samego typu obok siebie, łatwiej będzie wykonywać nie tylko praktyczne zadania związane na przykład ze statystykami, ale także zadania teoretyczne, organizować pracę domową i tak dalej.
- Raport księgowy. Księgowi regularnie mają do czynienia z numerami, z których każdy ma powiązania z innymi numerami. Aby wygodniej było pracować z dużą liczbą wartości uXNUMXbuXNUMXbpowiązanych ze sobą i informacji innego typu, bardzo wygodne jest grupowanie danych.
Ponadto funkcja grupowania danych pozwala ukryć nieaktualne informacje. Zobaczmy, jak to działa i jak możesz z niego korzystać.
Jak ustawić parametry funkcji
Aby pracować z grupowaniem danych, musisz je najpierw skonfigurować. W tym celu przejdź do zakładki „Dane” i znajdź tam opcję „Struktura”. Następnie pojawi się wyskakujący panel, w którym musisz znaleźć przycisk w prawym dolnym rogu.
Następnie pojawi się okno, w którym należy zaznaczyć odpowiednie pola wyboru i nacisnąć klawisz „OK”. Te ustawienia kontrolują sposób wyświetlania danych.
Ważne: w praktyce dla wielu osób wyświetlanie sum pod danymi jest raczej niewygodne. Dlatego możesz pozostawić to pole niezaznaczone. Zaleca się również zaznaczenie pola „Automatyczne style”.
Po wykonaniu tych kroków możesz od razu rozpocząć grupowanie informacji.
Jak pogrupować dane według wierszy
Teraz zastanówmy się, co należy zrobić, aby pogrupować wiersze w praktyce.
- Utwórz nowy wiersz powyżej lub poniżej tych, które chcemy zgrupować. Wszystko zależy od tego, jaki sposób wyświetlania wyników został wybrany na poprzednim etapie.
- Następnym krokiem jest utworzenie tytułu tabeli w lewej górnej komórce dodawanego wiersza. Będzie to nazwa grupy, w którą zostaną połączone komórki, które są wspólne na określonych zasadach.
- Zaznacz wszystkie komórki w obszarze pod nowo utworzonym wierszem lub nad nim (w zależności od tego, co zrobiliśmy w pierwszym kroku). Następnie szukamy przycisku „Struktura” na karcie danych i tam znajdujemy opcję „Grupa”. Ważne jest, aby nie klikać strzałki ani nazwy polecenia w wyskakującym panelu, ale ikonę.
Jeśli nadal klikniesz strzałkę w dół, pojawi się dodatkowe menu, w którym możesz wybrać funkcję grupowania lub utworzyć strukturę. Na tym etapie interesuje nas przede wszystkim grupowanie.
Następnie wybieramy główną funkcję, według której zostanie przeprowadzone grupowanie. Mogą to być wiersze lub kolumny. Jeśli nic nie zmienisz, domyślnie wybierany jest pierwszy element. Po upewnieniu się, że ustawienia są ustawione tak, jak potrzebujemy, musimy potwierdzić nasze działania, naciskając przycisk OK. Ponieważ grupujemy według wierszy, nie musimy niczego zmieniać, wystarczy tylko dwukrotnie sprawdzić.
Ważne: jeśli przed rozpoczęciem grupowania obiektów wybierzesz nie komórkę, ale całe kolumny lub wiersze w panelu współrzędnych, to okno dialogowe nie pojawi się. Program sam zorientuje się, co zrobić.
To, że linie zostały zgrupowane, możemy zrozumieć po znaku minusa na panelu współrzędnych. To mówi nam, że dane zostały ujawnione. Teraz możemy je ukryć, klikając tę ikonę lub klikając przycisk 1 nieco wyżej (wskazuje on stopień grupowania).
Widzimy, że linie są ukryte, a znak minus zmienił się na plus. Aby otworzyć żądaną linię, możesz ją kliknąć, a następnie program zrobi to sam. Jeśli chcesz rozwinąć wszystkie linie, musisz kliknąć przycisk „2”, który w tym przypadku znajduje się w górnej części panelu współrzędnych.
Jak pogrupować kolumny
Aby pogrupować kolumny, algorytm działań jest w przybliżeniu taki sam:
- W zależności od tego, jakie opcje wybraliśmy w ustawieniach, musimy wstawić nową kolumnę po lewej lub prawej stronie obszaru, który zostanie zgrupowany.
- Nazwę grupy zapisujemy w najwyższej komórce wyświetlonej kolumny.
- Wybieramy wszystkie kolumny, które musimy zgrupować (po prostu zostaw tę, którą dodaliśmy na pierwszym etapie), a następnie klikamy przycisk „Grupuj” w taki sam sposób, jak opisany powyżej algorytm.
- Teraz musimy kliknąć element „Kolumny” w małym oknie i kliknąć przycisk „OK”.
- Powodzenia.
Notatka. Podobnie jak w przypadku grupowania wierszy, jeśli zaznaczymy całe kolumny na poziomym pasku współrzędnych, nie otrzymamy małego okna dialogowego.
Jak zrobić grupowanie wielopoziomowe
Excel jest programem funkcjonalnym, ale jego możliwości nie kończą się grupowaniem jednopoziomowym, jak opisano w powyższych przykładach. Istnieje również możliwość grupowania komórek według kilku poziomów. Odbywa się to w następujący sposób:
- Na początek grupa główna tworzona jest w sposób opisany powyżej. Następnie zostaną do niego dodane podgrupy.
- Następnie upewniamy się, że główna grupa jest otwarta. W nim wykonujemy również czynności opisane powyżej. Konkretne kroki zależą od tego, czy dana osoba pracuje z wierszami czy kolumnami.
- W rezultacie można tworzyć grupy kilku poziomów.
Instrukcje dotyczące rozgrupowania danych
Może zaistnieć sytuacja, gdy wcześniej utworzona grupa lub podgrupa nie jest już potrzebna. Jest do tego osobna funkcja – „Rozgrupuj”. Aby go wdrożyć, musisz wykonać następujące kroki:
- Wybierz elementy, które są częścią grupy.
- Otwórz zakładkę „Dane”.
- Znajdujemy tam grupę „Struktura”, otwieramy ją strzałką poniżej.
- Tam kliknij przycisk „Rozgrupuj”. Bardzo ważne jest, aby kliknąć ikonę, a nie napis.
Następnie wybieramy, co dokładnie chcemy rozgrupować. Wybieramy odpowiedni przedmiot w zależności od tego, co wcześniej pogrupowaliśmy. Po wykonaniu akcji naciśnij przycisk OK.
Uwaga! Jeżeli wcześniej powstało grupowanie wielopoziomowe lub powstało kilka różnych grup, to należy je reformować osobno.
Tutaj również otrzymujemy taki wynik. 
Jest to ogólny algorytm rozgrupowywania komórek, ale jak w każdej firmie, istnieje wiele niuansów. Przyjrzyjmy się im bardziej szczegółowo.
Jak rozgrupować arkusze
Od czasu do czasu może być konieczne rozgrupowanie arkuszy. Aby to zrobić, musisz wykonać następującą sekwencję czynności:
- Na początek znajdujemy te arkusze, które zostały zgrupowane. Jeśli arkusze zostały wcześniej pogrupowane, zostaną wyświetlone w tym samym kolorze lub tytuł będzie pogrubiony.
- Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z arkuszy z grupy, a następnie kliknij przycisk „Rozgrupuj arkusze” w menu kontekstowym. Teraz zostaną rozgrupowane, a wszystkie zmiany zostaną wprowadzone do nich niezależnie od pozostałych.
Innym sposobem rozgrupowania arkuszy jest użycie klawisza Shift, a następnie kliknięcie aktywnego arkusza w grupie, którą chcesz rozgrupować. Oznacza to, że musisz zdefiniować grupę, której rozgrupowanie jest wymagane, a następnie kliknąć jedną z kart, a następnie kliknąć ją, przytrzymując klawisz Shift.
Po wprowadzeniu zmian możesz teraz pogrupować niektóre arkusze. Aby to zrobić, naciśnij klawisz Ctrl lub Cmd (pierwszy dotyczy komputerów z systemem Windows, a drugi technologii Apple) i trzymając przycisk na przemian klikaj arkusze, które chcesz połączyć w grupę. Następnie program zrobi wszystko za użytkownika.
Jak rozgrupować ręcznie zgrupowane dane
Przed rozgrupowaniem komórek musisz najpierw zrozumieć, w jaki sposób zostały pogrupowane: ręcznie lub automatycznie. Grupowanie ręczne jest uważane za metodę opisaną powyżej. Automatyczne generowanie grup ma miejsce wtedy, gdy są one tworzone przy użyciu określonych funkcji. Na przykład po wygenerowaniu sum częściowych. Fakt wykorzystania tej możliwości można zrozumieć z wiersza „Wyniki pośrednie”.
Jeśli dane zostały pogrupowane według funkcji o tej samej nazwie Excel, następnie, aby ją rozwiązać, musisz upewnić się, że grupa jest wdrożona. Jeśli nie, musisz kliknąć przycisk + na pasku bocznym po lewej stronie. To, że grupa jest rozstawiona, możemy ocenić po przycisku – w tym samym miejscu. Kiedy rozszerzamy grupę, zaczynamy widzieć zarówno ukryte wiersze, jak i grupy. Następnie za pomocą klawiatury lub lewego przycisku myszy zaznacz wszystkie komórki w grupie, a następnie – zgodnie z opisanym powyżej algorytmem.
Niewiele osób wie, że istnieje inny sposób na rozgrupowanie ręcznie pogrupowanych komórek – za pomocą skrótów klawiszowych.
Aby to zrobić, musisz najpierw wybrać te kolumny, które zostały zgrupowane, a następnie nacisnąć klawisze Alt + Shift + Strzałka w lewo. Jeśli praca jest wykonywana na komputerze sterowanym pod Mac OS, musisz użyć kombinacji klawiszy Command + Shift + J.
Jak rozgrupować dane pogrupowane automatycznie
Jeśli w wyniku kontroli przeprowadzonej w poprzednim akapicie okazało się, że dane zostały pogrupowane automatycznie, wszystko jest nieco bardziej skomplikowane, ponieważ standardowa funkcja rozgrupowania w tym przypadku nie zadziała. Akcje zależą od tego, co dokładnie wykonało grupowanie danych. Jeśli jest to funkcja „Podsumy”, kolejność działań jest następująca:
- Tę samą zakładkę z danymi otwieramy na panelu głównym (lub wstążce, jak to się często nazywa).
- Po kliknięciu przycisku „Podsumy” (co jest dokładnie tym, co musimy zrobić w drugim kroku), pojawi się okno. Sam przycisk znajduje się w tej samej sekcji – Struktura. Następnie pojawi się okno, w którym musimy kliknąć przycisk „Usuń wszystko”. Można go znaleźć w lewym dolnym rogu okna lub w innym miejscu (w zależności od wersji pakietu Office i konkretnego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych).
Uwaga! Ta metoda usuwa nie tylko grupę, ale także sumy częściowe. Dlatego, jeśli musisz je zachować, lepiej skopiować elementy grupy do innego arkusza i używać ich jako niezgrupowanych.
Silna rekomendacja dla wszelkich operacji z tabelą do grupowania lub rozgrupowywania danych. Zanim to zrobisz, musisz zrobić kopię oryginalnej tabeli. W takim przypadku możesz przywrócić oryginalny widok dokumentu, jeśli coś nie idzie zgodnie z planem.
W ten sposób Excel ma bardzo szeroką funkcjonalność do strukturyzacji danych. Oczywiście nie będzie w stanie zrobić wszystkiego za osobę, ale pozwala wygodniej organizować pracę z ustrukturyzowanymi danymi. Resztę będzie musiała wykonać osoba. Jest to jednak bardzo funkcjonalne narzędzie, które będzie bardzo przydatne dla tych, którzy muszą pracować z ogromną ilością informacji numerycznych i tekstowych.