Skoncentruj się na podstawach: jak ustalać priorytety

„Niestety sytuacje, w których udaje mi się wysunąć swoje priorytety na pierwszy plan, są raczej normą niż wyjątkiem. Staram się planować zadania na dany dzień, podkreślając to, co najważniejsze, ale pod koniec dnia czuję się kompletnie wykończona, ponieważ rozpraszają mnie telefony, małe obroty i spotkania. Najważniejsze zadania wciąż są odkładane, a wspaniałe plany na rok pozostają zapisane na kartkach papieru. Co możesz zrobić, aby sobie pomóc?» pyta Olga, 27 lat.

Często spotykam się z podobną prośbą na szkoleniach z efektywności menedżerskiej. Klienci uważają, że główną przyczyną ich problemu jest brak priorytetów. Ale w rzeczywistości są, po prostu osoba nie jest na nich zbytnio skoncentrowana.

Pierwszym krokiem do rozwiązania tego problemu jest wybór odpowiedniego narzędzia do pracy nad koncentracją. Powinien dokładnie odpowiadać Twoim cechom osobistym: musisz wziąć pod uwagę warunki pracy i miejsce zamieszkania.

Na początek możesz skorzystać z kilku popularnych metod, które od dawna są uznawane za skuteczne. Staram się polecać je klientom, z którymi dopiero zaczynamy współpracę.

Pierwsze podejście: zrozumienie kryteriów oceny

Najpierw odpowiedz na pytanie: jakich kryteriów używasz, kiedy ustalasz priorytety? Najczęstszą odpowiedzią jest kryterium „pilności”. Dzięki niemu wszystkie sprawy układają się w rzędzie w zależności od terminu. I dopiero potem wbudowujemy nowe zadania w powstały „wirtualny konstruktor”, cofając te, które można wykonać później.

Jakie są wady tego podejścia? Lista dzisiejszych priorytetów powinna zawierać nie tylko to, co jutro straci na znaczeniu, czyli pilne, ale także to, co abstrakcyjnie nazywamy „ważnym”. To właśnie prowadzi nas do osiągnięcia celu lub usuwa poważne przeszkody na drodze do niego.

I tutaj wielu popełnia błąd polegający na zastępowaniu kryteriów. Lakonicznie można to wyrazić w następujący sposób: „To bardzo pilne, bo bardzo ważne!” „To bardzo ważne, ponieważ termin upływa jutro!” Ale jeśli Twoja lista priorytetów na dany dzień nie zawiera zadań prowadzących do osiągnięcia ważnych dla Ciebie celów, musisz dokładnie przeanalizować swoją listę rzeczy do zrobienia.

Musisz zdecydować, jakich kryteriów używasz, aby określić „pilność” i „ważność” zadań i czy mieszasz te dwie koncepcje.

Drugie podejście: zidentyfikuj trzy kategorie priorytetów

Jak wiesz, horyzonty planowania są różne. Jeśli myślimy o jednodniowym horyzoncie planowania, to lepiej postępować w następujący sposób:

• Ustaw jeden najwyższy priorytet na dany dzień. To jest zadanie, na które dziś poświęcisz maksimum swojego czasu i energii;
• Zidentyfikuj trzy lub cztery rzeczy, na które dziś poświęcisz najmniej czasu i wysiłku. Lepiej jest, jeśli zapiszesz, ile czasu (pięć minut, dziesięć minut) planujesz poświęcić na konkretną sprawę. To stanie się twoją listą „ostatniego priorytetu”.
• Do trzeciej kategorii należą to, co można nazwać „przypadkami zasady rezydualnej”. Zostaną ukończone, jeśli pozostanie dla nich czas wolny. Ale jeśli pozostaną niezrealizowane, nie wpłynie to na nic.

Tutaj stajemy przed pytaniem: „Jak nie wydać maksimum energii na „ostatni priorytet”, nieświadomie odkładając na bok „główny”? Trzecie podejście pomoże odpowiedzieć na to.

Trzecie podejście: użyj trybu wolnego czasu

Większość czasu pracy spędzamy w trybie „szybkiego czasu”. Musimy brać udział w rutynowych procesach i przetwarzać ogromną ilość informacji.

„Slow time” to najskuteczniejszy sposób na zatrzymanie rutyny „biegania w kółko”. To świadome spojrzenie w siebie i punkt wyjścia do znalezienia odpowiedzi na pytania: „Co ja robię? Po co? Czego nie robię i dlaczego?

Aby ta metoda działała najlepiej, postępuj zgodnie z tymi trzema wskazówkami:

1. Wprowadź do swojej codziennej rutyny pewien rytuał. Powinna to być czynność powtarzająca się w ciągu dnia, która przeniesie Cię w tryb „zwolnionego czasu”. Może to być przerwa na herbatę i regularne przysiady. Rytuał powinien zająć nie więcej niż 5 minut i pozwolić na samotność. I oczywiście przyniesie Ci radość i przyjemność — wtedy nie odłożysz tego do jutra.
2. Pamiętaj, że „slow time” to nie tylko czas na radość, ale także okazja do zwiększenia satysfakcji dzięki trybowi „fast time”. I zadaj sobie trzy pytania: „Jaki rezultat powinienem dziś osiągnąć?”, „Jaki kolejny mały krok do tego wyniku muszę zrobić?”, „Co mnie od tego odciąga i jak się nie rozpraszać?” Te pytania pomogą Ci pamiętać o głównych celach. A planowanie kolejnych małych kroków będzie doskonałą prewencją odwlekania.
3. Używaj trybu wolnego czasu dwa do czterech razy dziennie. Im częściej i silniej jesteś pod wpływem czynników świata zewnętrznego, tym częściej powinieneś przełączać się na ten tryb. Wystarczą trzy pytania i kilka minut na sesję. Głównym kryterium jest to, że powinno sprawiać Ci przyjemność. Ale pamiętaj: używanie tej techniki rzadziej niż raz dziennie to wcale jej nie ćwiczenie.