Spis treści
Czy kiedykolwiek otrzymałeś zadanie stworzenia schematu blokowego do mapowania procesów biznesowych w organizacji? Niektóre firmy płacą za drogie, wysoce wyspecjalizowane oprogramowanie, które buduje schematy blokowe w zaledwie kilku krokach i kliknięciach. Inne firmy wolą korzystać z istniejących narzędzi, które będą równie łatwe, gdy się ich nauczysz. Jednym z nich jest Excel.
Zaplanuj swoje kroki
Ponieważ celem schematu blokowego jest oznaczenie logicznej kolejności zdarzeń, podejmowanych decyzji i wyników tych decyzji, większość ludzi uważa, że najlepiej jest przedstawić to w formie schematu blokowego. I znacznie łatwiej jest im to zrobić, jeśli poświęcą kilka minut na uporządkowanie swoich myśli.
I rzeczywiście tak jest. Jeśli twoje myśli nie są wystarczająco przemyślane, schemat blokowy nie będzie dobry.
Dlatego przed przystąpieniem bezpośrednio do tworzenia schematu blokowego zaleca się zrobienie pewnych notatek. Nie jest tak istotna forma, w jakiej będą prowadzone. Najważniejsze jest, aby wymienić każdy etap procesu, określić każdą decyzję i jej konsekwencje.
Elementy ustawień
- Przejdź do zakładki „Wstaw”, gdzie znajdziesz element „Kształty”.
- Następnie pojawi się lista kształtów zorganizowana według grup. Następnie musisz przejrzeć je wszystkie, aż zostanie znaleziona grupa „Schemat blokowy”.
- Wybierz żądany element.
- Aby dodać tekst, kliknij element prawym przyciskiem myszy i wybierz „Zmień tekst” z menu kontekstowego.
Na koniec na wstążce Formatowanie musisz wybrać styl i schemat kolorów dla schematu blokowego.
Po wybraniu żądanego elementu należy dodać kolejny dla konkretnego elementu i kontynuować aż do wyświetlenia każdego etapu.
Następnie kształt, który wyświetla każdy element schematu blokowego, musi być oznaczony etykietą. Wtedy ten, kto go ogląda, zrozumie, jaką rolę odgrywa w nim każdy element schematu blokowego i jak jest powiązany z innymi.
Każda figurka spełnia swoją standardową funkcję. Jeśli użyjesz elementów diagramu niepoprawnie, ktoś, kto go ogląda, może cię źle zrozumieć.
Oto niektóre z najczęstszych elementów:
- Początek lub koniec schematu blokowego.
- Proces pracy.
- Wstępnie zdefiniowany proces, taki jak powtarzające się procedury.
- Źródło danych. Może to być tabela, dokument lub strona internetowa.
- Podjęte decyzje. Na przykład może to być kontrola poprawności wcześniej wykonanego procesu. Z każdego rogu rombu mogą znajdować się linie, które pokazują wyniki podjętej decyzji.
Zamawianie elementów
Po umieszczeniu elementów we właściwych miejscach możesz wykonać następujące kroki:
- Aby rozmieścić elementy w kolumnie, musisz wybrać kilka elementów, naciskając klawisz SHIFT, a następnie naciskając każdy z nich, a następnie wybrać opcję Wyrównaj do środka na karcie Format.
- Jeśli chcesz zrobić te same odstępy między elementami w pionie, musisz je zaznaczyć, a następnie wybrać element „Rozłóż w pionie” na tej samej karcie.
- Następnie musisz upewnić się, że rozmiary wszystkich elementów są takie same, aby wykres był bardziej atrakcyjny wizualnie.
Konfiguracja linii łącza
W zakładce „Wstaw” znajduje się pozycja „Kształty”, w której należy wybrać strzałkę. Może być prosty lub pod kątem. Pierwszy jest używany do elementów w kolejności bezpośredniej. Jeśli musisz wrócić do określonego kroku po wykonaniu wszystkich czynności, używana jest linia zakrzywiona.
Co dalej?
Ogólnie rzecz biorąc, Excel oferuje ogromną liczbę kształtów do tworzenia wykresów. Czasami można zignorować standardy i włączyć kreatywność. To tylko przyniesie korzyści.