Spis treści
Załóżmy, że mamy arkusz kalkulacyjny programu Excel, który jest całkowicie wypełniony informacjami. Jest dobrze zorganizowany, sformatowany i wygląda dokładnie tak, jak chcesz. I tutaj postanawiasz wydrukować to na papierze. A potem zaczyna wyglądać okropnie.
Arkusze kalkulacyjne nie zawsze dobrze wyglądają na papierze, ponieważ nie są przeznaczone do druku. Są specjalnie wykonane tak, aby były tak długie i szerokie, jak to konieczne.
Jest to przydatne, gdy tabelę trzeba edytować i otworzyć na ekranie, ale oznacza to, że jej dane nie będą dobrze wyglądać na standardowej kartce papieru.
Ale w każdym razie nie ma rzeczy niemożliwych, zwłaszcza jeśli chodzi o tak elastyczne narzędzie jak Excel. Co więcej, wcale nie jest to trudne. Oto kilka wskazówek, jak drukować dokumenty Excela, aby dobrze wyglądały na papierze.
Wskazówka 1: Użyj opcji podglądu wydruku przed drukowaniem
Korzystając z tej funkcji, możesz dokładnie zobaczyć, jak będzie wyglądał arkusz kalkulacyjny po wydrukowaniu. To narzędzie jest szczególnie cenne i pomoże zaoszczędzić ogromną ilość czasu i papieru. Możesz nawet wprowadzić pewne zmiany w wyglądzie po wydrukowaniu, takie jak rozszerzenie marginesów i tak dalej.
Możesz sprawdzić, jak to działa w praktyce, a ustawienie wyświetlania tabeli na stronie będzie bardzo łatwe.
Zdecyduj, co planujesz wydrukować
Jeśli potrzebujesz tylko wydrukować określony fragment danych, nie musisz drukować całej książki, tylko konkretne dane. Możesz wydrukować na przykład tylko arkusz lub określony plik. Możesz także wydrukować niewielką ilość danych. Aby to zrobić, musisz je zaznaczyć, a następnie w ustawieniach drukowania wybrać pozycję „Podświetlony zakres”.
Rozszerz swoją przestrzeń
Ogranicza Cię rozmiar papieru, na którym drukujesz, ale istnieje kilka sposobów na zwiększenie tej przestrzeni. Na przykład zmień orientację arkusza papieru. Ustawienie domyślne to orientacja pionowa. Dobrze sprawdza się w przypadku tabel z dużą liczbą wierszy i poziomych – jeśli jest wiele kolumn.
Jeśli potrzebujesz jeszcze więcej miejsca, możesz zmniejszyć marginesy na krawędziach arkusza. Im są mniejsze, tym więcej informacji zmieści się na jednym arkuszu. Wreszcie, jeśli tabela jest mała, możesz użyć funkcji Niestandardowe opcje skalowania, aby zmieścić cały dokument na arkuszu.
Użyj nagłówków do drukowania
Bardzo trudno jest zrozumieć, gdzie dana osoba znajduje się w tabeli, jeśli nie można wydrukować tabeli na jednym arkuszu papieru. W takim przypadku musisz skorzystać z funkcji „Drukuj nagłówki”. Umożliwia dodawanie nagłówków wierszy lub kolumn do każdej strony tabeli.
Użyj podziałów stron
Jeśli dokument zajmuje więcej niż jeden arkusz papieru, dobrym pomysłem jest użycie podziałów stron, aby dokładnie zrozumieć, jakie dane powinny znajdować się w określonej lokalizacji. Po wstawieniu podziału strony do tabeli wszystko pod nim przechodzi na następną stronę. Jest to wygodne, ponieważ pozwala podzielić dane w taki sposób, w jaki chce dana osoba.
Jeśli zastosujesz się do tych zaleceń, możesz znacznie uprościć czytanie dokumentów programu Excel wydrukowanych na kartce papieru.