Wysyłanie książki lub arkusza e-mailem

Jeśli często musisz wysyłać niektóre książki lub arkusze e-mailem, powinieneś zauważyć, że tej procedury nie można szybko nazwać. Jeśli robisz to „klasycznie”, potrzebujesz:

  • otwórz program pocztowy (na przykład Outlook)
  • utwórz nową wiadomość
  • wpisz adres, temat i tekst
  • dołącz plik do wiadomości (nie zapomnij!)
  • naciśnij przycisk Wyślij

W rzeczywistości pocztę można łatwo wysyłać bezpośrednio z programu Excel na wiele różnych sposobów. Iść…

Metoda 1: Wbudowane wysyłanie

Jeśli nadal masz starego dobrego Excela 2003, wszystko jest proste. Otwórz żądaną książkę/arkusz i wybierz z menu Plik – Wyślij – Wiadomość (Plik — Wyślij do — Odbiorca poczty). Otworzy się okno, w którym możesz wybrać jedną z dwóch opcji wysłania:

W pierwszym przypadku aktualna książka zostanie dodana do wiadomości jako załącznik, w drugim zawartość bieżącego arkusza trafi bezpośrednio do tekstu wiadomości jako tabela tekstowa (bez formuł).

Ponadto menu Plik – Prześlij (Plik — Wyślij do) istnieje kilka bardziej egzotycznych opcji wysyłki:

 

  • Wiadomość (do przeglądu) (Odbiorca poczty do sprawdzenia) – wysyłany jest cały skoroszyt i jednocześnie włącza się dla niego śledzenie zmian, czyli zaczyna być jasno ustalone – kto, kiedy i w jakich komórkach dokonywał jakich zmian. Następnie możesz wyświetlić zmiany wprowadzone w menu Serwis – Poprawki – Poprawki podświetleń (Narzędzia — Śledź zmiany — Zaznacz zmiany) lub na karcie Recenzja – korekty (Przegląd — Śledź zmiany) Będzie to wyglądać mniej więcej tak:

    Kolorowe ramki oznaczają zmiany dokonane w dokumencie (każdy użytkownik ma inny kolor). Po najechaniu myszą pojawia się okno przypominające notatkę ze szczegółowym opisem, kto, co i kiedy zmienił w tej komórce. Jest to bardzo wygodne przy przeglądaniu dokumentów, gdy np. edytujesz raport swoich podwładnych lub szef edytuje Twój.

  • Wzdłuż trasy (Odbiorca routingu) – wiadomość, do której zostanie dołączona Twoja książka, przejdzie przez łańcuch odbiorców, z których każdy automatycznie prześle ją dalej, niczym pałeczka. Jeśli chcesz, możesz ustawić wiadomość, aby wróciła do Ciebie na końcu łańcucha. Możesz włączyć śledzenie zmian, aby zobaczyć zmiany wprowadzone przez każdą osobę w wątku.

W nowym Excelu 2007/2010 sytuacja wygląda nieco inaczej. W tych wersjach, aby wysłać książkę pocztą, należy wybrać przycisk Biurowe (Przycisk pakietu Office) lub tab filet (Plik) i zespół Wyślij (Wysłać). Następnie użytkownik otrzymuje zestaw opcji wysyłania:

Należy pamiętać, że w nowych wersjach zniknęła możliwość wysłania osobnego arkusza skoroszytu wstawionego w treść listu – tak jak miało to miejsce w Excelu 2003 i nowszych. Pozostała tylko opcja, aby wysłać cały plik. Ale pojawiła się przydatna możliwość wysłania w dobrze znanym formacie PDF i mniej znanym XPS (podobny do PDF, ale nie wymaga do odczytu Acrobat Reader – otwiera się bezpośrednio w Internet Explorerze). Polecenie wysłania książki do recenzji można wyciągnąć jako dodatkowy przycisk na panelu szybkiego dostępu poprzez Plik – Opcje – Pasek narzędzi szybkiego dostępu – Wszystkie polecenia – Wyślij do recenzji (Plik — Opcje — Pasek narzędzi szybkiego dostępu — Wszystkie polecenia — Wyślij do recenzji).

Metoda 2. Proste makra do wysłania

Wysłanie makra jest znacznie prostsze. Otwieranie Edytora Visual Basic za pomocą menu Usługa – Makro – Edytor Visual Basic (Narzędzia — Makro — Edytor Visual Basic), wstaw nowy moduł do menu Wstaw – moduł i skopiuj tam tekst tych dwóch makr:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopiuj z ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Złap plik" .Close SaveChanges:=False End With End Sub

Następnie skopiowane makra można uruchomić w menu Serwis – Makro – Makra (Narzędzia — Makro — Makra). Wyślij zeszyt wysyła całą obecną książkę na podany adres i Wyślij arkusz — Arkusz1 jako załącznik.

Po uruchomieniu makra program Excel skontaktuje się z programem Outlook, co spowoduje pojawienie się na ekranie następującego komunikatu o zabezpieczeniach:

Poczekaj, aż przycisk Rozwiązać stanie się aktywny i kliknij go, aby potwierdzić zgłoszenie. Następnie automatycznie generowane wiadomości zostaną umieszczone w folderze towarzyski i zostaną wysłane do adresatów przy pierwszym uruchomieniu programu Outlook lub, jeśli masz go uruchomionego, od razu.

Metoda 3. Uniwersalne makro

A jeśli chcesz wysłać nie aktualną książkę, ale dowolny inny plik? A tekst wiadomości też byłby fajny do ustawienia! Poprzednie makra nie pomogą tutaj, ponieważ są ograniczone możliwościami samego Excela, ale możesz stworzyć makro, które będzie zarządzać Outlookiem z Excela – utwórz i wypełnij nowe okno wiadomości i wyślij. Makro wygląda tak:

Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim komórka As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'uruchom Outlooka w trybie ukrytym OutApp.Session.Logon W przypadku błędu GoTo cleanup 'jeśli nie rozpoczęte - wyjdź Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'utwórz nową wiadomość przy błędzie Wznów Dalej 'wypełnij pola wiadomości OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send można zastąpić Display, aby wyświetlić wiadomość przed wysłaniem .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Brak czyszczenia : Set OutApp = Nic Application.ScreenUpdating = True End Sub

Adres, temat, tekst wiadomości i ścieżka do załączonego pliku muszą znajdować się w komórkach A1:A4 bieżącego arkusza.

  • Mailing grupowy z programu Excel za pomocą dodatku PLEX
  • Makra do wysyłania poczty z Excela przez Lotus Notes autorstwa Dennisa Wallentina
  • Co to są makra, gdzie wstawić kod makra w Visual Basic
  • Tworzenie e-maili z funkcją HYPERLINK

 

Dodaj komentarz