Spis treści
Wielu początkujących użytkowników Excela zna problem, że bardzo niewygodne jest umieszczanie dużej ilości informacji w komórkach, nie ma gdzie zostawić notatki dla siebie w przyszłości. W rzeczywistości zrobienie tego bez naruszania ogólnego wyglądu stołu jest dość proste. Po to są notatki.
Praca z notatkami
Notatki są dodatkowymi zaleceniami dla wybranych komórek. Najczęściej są one tekstowe i zawierają konkretny komentarz jednego z autorów tabeli. Oprócz tekstu możesz dodać obraz do wyświetlonego pola. Aby jednak dołączyć żądany komentarz lub obraz do komórki, musisz nauczyć się tworzyć proste znaki tekstowe, przeglądać je i edytować.. Następnie możesz przejść do ustawień zaawansowanych.
Tworzenie
Proces tworzenia notatek jest dość prosty i składa się z kilku kroków:
- Wybierz komórkę z tabeli za pomocą myszy. Kliknij prawym przyciskiem myszy.
- Z wyświetlonego menu kontekstowego wybierz funkcję „Wstaw notatkę”.
- Następnie z boku wybranej komórki pojawi się wolne pole. Górny wiersz zostanie zajęty przez domyślną nazwę użytkownika.
W wolnym polu możesz wprowadzić dowolne informacje tekstowe. Aby ukryć komentarz, musisz kliknąć komórkę prawym przyciskiem myszy, wybrać funkcję „Ukryj komentarz”. Następnie będzie dostępny do czytania pod linkiem wskazanym przez czerwony róg.
Review
Możesz wyświetlić komentarze dla różnych komórek, najeżdżając kursorem myszy na każdą z nich. Następnie tekst z notatką pojawia się automatycznie. Aby pole komentarza zniknęło, musisz przesunąć kursor w inne miejsce.
Porada eksperta! Jeśli tabela jest duża i zawiera wiele notatek powiązanych z różnymi komórkami, możesz przełączać się między nimi za pomocą zakładki „Recenzja”. W tym celu przeznaczone są przyciski „Poprzedni” i „Dalej”.
Edycja
Dość często zdarzają się sytuacje, w których konieczna jest zmiana zawartości okna w celu dodania dodatkowych komentarzy. Możesz to zrobić, wykonując kilka kroków:
- Najpierw kliknij komórkę z ukrytym tekstem prawym przyciskiem myszy.
- Z wyświetlonej listy wybierz funkcję „Edytuj notatkę”.
- Powinno otworzyć się okno, w którym można edytować tekst, dodawać do niego zdjęcia, powiększać lub zmniejszać pole komentarza.
Możesz uzupełnić ustawienie, klikając w dowolnym miejscu w tabeli poza polem, aby uzyskać dodatkowy tekst.
Inną opcją edycji komentarzy do komórek jest karta Recenzja. Tutaj musisz znaleźć zestaw narzędzi do notatek i kliknąć przycisk „Edytuj”.
Dodawanie obrazu
Jedną z interesujących funkcji notatek w programie Excel jest dodawanie obrazów, które pojawią się po najechaniu kursorem na wybrane komórki. Aby dodać obraz, musisz wykonać kilka czynności:
- Początkowo musisz dodać dodatkowy podpis w wybranej komórce.
- Przejdź do procesu edycji notatki, skieruj kursor myszy na jedną z krawędzi komórek. Ważne jest, aby skierować go w miejsce, w którym pojawi się ikona z czterema strzałkami, które rozchodzą się w różnych kierunkach.
- Musisz kliknąć tę ikonę prawym przyciskiem myszy, wybrać funkcję „Format notatki” z wyświetlonego menu.
- Przed użytkownikiem powinno pojawić się okno do edycji informacji. Powinieneś znaleźć zakładkę „Kolory i linie” i przejść do niej.
- Kliknij listę rozwijaną o nazwie „Kolor”, na samym dole wyświetlonej listy wybierz funkcję „Metody wypełniania”.
- Powinno pojawić się nowe okno, w którym należy przejść do zakładki „Rysunek”. Wewnątrz tej zakładki kliknij przycisk o tej samej nazwie.
- Pojawi się okno „Wstaw obrazy”, w którym należy wybrać jedną z trzech opcji: prześlij obraz z OneDrive, wyszukaj obraz za pomocą Bing, prześlij obraz z komputera. Najprostszym sposobem jest przesłanie z komputera, na którym znajduje się dokument.
- Po wybraniu obrazu automatycznie przełączy się na poprzednie okno, w którym zostanie wyświetlony wybrany obraz. Tutaj musisz zaznaczyć pole obok funkcji „Zachowaj proporcje obrazu”.
- Po kliknięciu przycisku „OK” otworzy się początkowe okno formatowania notatki. Na tym etapie musisz powiązać notatkę z obrazkiem z początkowo wybraną komórką. Aby to zrobić, musisz przejść do zakładki „Ochrona”, odznacz pole obok „Obiekt chroniony”.
- Następnie musisz przejść do zakładki „Właściwości”, zaznaczyć pole obok elementu do przenoszenia i zmiany obiektów wraz z komórkami. Kliknij przycisk „OK”.
Aby powiększyć obraz, konieczne jest rozciągnięcie pola notatki ogólnej w różnych kierunkach.
Usuwanie notatki
Usunięcie dodanego podpisu jest łatwiejsze niż instalowanie nowego lub edytowanie go. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę z dodatkowym opisem. Z wyskakującego menu aktywuj polecenie „Usuń notatkę”.
Drugim sposobem usunięcia dodatkowej etykiety do wybranej komórki jest funkcja „Przegląd”. Przed wybraniem tej opcji należy zaznaczyć komórkę myszą. Na koniec kliknij przycisk Usuń dodatkowe informacje.
Jak podpisać notatkę w programie Excel
Jeśli w jednym udostępnionym dokumencie Excel wszystkie dodatkowe edycje w komórkach są napisane przez różnych użytkowników bez indywidualnych podpisów, niezwykle trudno będzie znaleźć autora niektórych wpisów. Podpis notatki pozwala uporządkować dane. Aby pozostawić go nad pewną edycją w komórce, musisz wykonać kilka czynności:
- Wybierz jedną z pozycji menu głównego „Plik”.
- Przejdź do ustawień".
- Przejdź do zakładki „Ogólne”.
- Na dole strony pojawi się wolne pole, w którym należy wpisać nazwę użytkownika, który zostawił komentarz w komórce.
Jak znaleźć notatkę w Excelu
Jeśli dokument jest bardzo duży, może zaistnieć sytuacja, w której trzeba szybko znaleźć konkretny komentarz. Spraw aby było możliwe. Instrukcje dotyczące znalezienia wymaganego opisu lub etykiety:
- Przejdź do zakładki „Strona główna”.
- Przejdź do sekcji „Znajdź i wybierz”.
- Kliknij przycisk „Ustawienia”.
- Znajdź opcję, aby wybrać „Zakres wyszukiwania”.
- Ustaw wartość na Uwaga.
- Kliknij przycisk „Znajdź wszystko”.
Następnie przed użytkownikiem pojawi się lista z komórkami według ustawionego parametru.
Pokazywanie i ukrywanie notatki
Jeśli chcesz, możesz całkowicie ukryć notatki, aby nie były widoczne podczas czytania głównego dokumentu, lub wyłączyć funkcję ukrywania, jeśli była wcześniej aktywowana. Aby to zrobić, musisz wykonać kilka prostych kroków:
- Przejdź do ustawień ogólnych na karcie „Plik”, a następnie „Opcje”, przejdź do sekcji „Zaawansowane”.
- Znajdź sekcję „Ekran”.
- Zaznacz pole obok funkcji „Notatki i wskaźniki”.
- Kliknij przycisk „OK”. Następnie ukryte notatki będą zawsze wyświetlane. Aby całkowicie je ukryć, musisz zaznaczyć pole obok funkcji „Bez notatek, bez wskaźników”.
Porada eksperta! Excel ma możliwość wyświetlania tylko pojedynczych komentarzy. Aby włączyć tę funkcję, musisz kliknąć prawym przyciskiem myszy komórkę z dodatkowym opisem, kliknąć przycisk „Pokaż notatki”. Będą więc wyświetlane na stałe tylko na wybranych komórkach. Za pomocą tego samego menu kontekstowego możesz całkowicie ukryć krótki opis w wymaganych miejscach.
Kopiowanie notatki do innych komórek
Jeśli notatka została już utworzona, możesz ją skopiować do innej komórki, aby nie pisać ponownie tekstu. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z prostą instrukcją:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby wybrać komórkę w dokumencie, do której dołączony jest krótki opis lub poprawka.
- Z wyskakującego menu wybierz funkcję „Kopiuj”.
- Znajdź komórkę, z którą chcesz powiązać skopiowaną notatkę, zaznacz ją, klikając lewym przyciskiem myszy.
- Przejdź do zakładki „Strona główna”, a następnie wybierz „Schowek”, kliknij przycisk „Wklej”.
- Przed użytkownikiem pojawi się lista poleceń. Punktem zainteresowania jest „Wklej specjalnie”. Po kliknięciu pojawi się osobne okno ustawień, w którym należy zaznaczyć pole obok notatek. Pozostaje zapisać zmiany, klikając „OK”.
Jak wydrukować arkusz notatek
Jeśli nie dokonasz pewnych korekt, domyślnie dokumenty Excela są drukowane bez notatek. Aby dodać je do wydruku należy skonfigurować program:
- Przejdź do sekcji „Układ strony”.
- Przejdź do zakładki „Ustawienia strony”, a następnie kliknij „Drukuj nagłówki”.
- Otworzy się okno z poszczególnymi pozycjami do wydrukowania. Naprzeciwko słowa „Notatki” możesz dodać je do wydruku lub pozostawić tę czynność anulowaną.
Porada eksperta! Podczas dodawania notatek do druku istnieją dwie opcje wyświetlania ich na drukowanym dokumencie. Jeśli wybierzesz „Na końcu arkusza” – pojawią się na samym dole strony. Możesz wybrać opcję „Jak na kartce” – notatki zostaną wydrukowane tak, jak pojawiają się w elektronicznej wersji dokumentu.
Zmiana nazwy użytkownika podczas tworzenia notatek
Podczas pracy w programie Excel z włączonym udostępnianiem podczas tworzenia notatek nie otrzymują nazwy użytkownika, który je opuszcza. Aby zmienić go na własny pseudonim, musisz wykonać kilka kroków:
- W lewym górnym rogu kliknij zakładkę „Plik”.
- Przejdź do sekcji „Ustawienia”, „Ogólne”.
- Wybierz "Nazwa użytkownika" z menu, które się pojawi.
- Przed użytkownikiem otworzy się wolne pole, w którym należy wpisać żądaną nazwę.
Przykłady użycia notatek w Excelu
Aby zrozumieć, jak przydatne mogą być dodatkowe komentarze do komórek w arkuszu kalkulacyjnym Excel, zaleca się rozważenie kilku praktycznych przykładów z doświadczeń innych użytkowników:
- Gdy pracownicy jednej firmy mają wspólną bazę pracy zapisaną w dokumencie Excel, koledzy pracujący na tej samej stronie w systemie zmianowym mogą zostawiać komentarze jako zmiany, wydawać polecenia, wymieniać pewne informacje.
- Umieszczenie zdjęć – jeśli w tabeli znajdują się dane o konkretnych osobach, zdjęcia dowolnych przedmiotów, jeśli dotyczy to ich przechowywania, sprzedaży.
- Wyjaśnienia do wzorów, które ułatwią dalsze obliczenia, obliczenia.
Jeśli zostawisz komentarze w odpowiedni sposób – tak, aby pojawiały się we właściwym czasie i nie przeszkadzały w pracy innych użytkowników, możesz znacząco zwiększyć wydajność pracy związanej z tabelami w Excelu.
Samouczki wideo dotyczące notatek w programie Excel
Powyższe instrukcje pomogą Ci zrozumieć podstawy tworzenia, edytowania, przeglądania, zaawansowanego ustawiania komentarzy do komórek w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Jeśli jednak napotkasz jakiekolwiek trudności, trudności z niektórymi czynnościami dotyczącymi notatek, zaleca się obejrzenie filmów szkoleniowych. Zawierają instrukcje krok po kroku dotyczące wykonywania różnych operacji z komentarzami komórek.
Wnioski
Tworzenie, edytowanie i przeglądanie komentarzy na różnych komórkach w Excelu nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Takie umiejętności przydadzą się nie tylko osobom pracującym w dużych organizacjach, śledzącym coś za pomocą tabel, ale także pojedynczym użytkownikom, którzy sami pracują w Excelu. Nie wolno nam zapominać, że w polu notatek można dodać nie tylko tekst, ale także zdjęcia, co znacznie zwiększa ich przydatność w pracy.