Funkcja Autofiltru w Excelu. Aplikacja i ustawienie

Kiedy potrzebujesz znaleźć jeden lub więcej wierszy w dużej tabeli, musisz poświęcić dużo czasu na przewijanie arkusza i szukanie wzrokiem odpowiednich komórek. Wbudowany filtr Microsoft Excel ułatwia wyszukiwanie danych wśród wielu komórek. Dowiedzmy się, jak włączyć i wyłączyć automatyczny filtr oraz przeanalizujmy możliwości, jakie daje on użytkownikom.

Jak włączyć Autofiltrowanie w Excelu?

Istnieje kilka sposobów na rozpoczęcie korzystania z tej opcji. Przeanalizujmy każdy z nich wyraźnie. Efektem włączenia filtra będzie pojawienie się kwadratowego przycisku ze strzałką przy każdej komórce w nagłówku tabeli.

1. Karta Strona główna zawiera kilka sekcji. Wśród nich – „Edycja”, na którą trzeba zwrócić uwagę.
2. Wybierz komórkę, dla której zostanie ustawiony filtr, a następnie kliknij przycisk „Sortuj i filtruj” w tej sekcji.
3. Otworzy się małe menu, w którym musisz wybrać element „Filtr”.

1. Druga metoda wymaga innej zakładki w menu Microsoft Excel – nazywa się „Dane”. Posiada osobną sekcję zarezerwowaną dla sortowania i filtrów.
2. Ponownie kliknij żądaną komórkę, otwórz „Dane” i kliknij przycisk „Filtruj” z obrazem lejka.

Ważne! Filtra można użyć tylko wtedy, gdy tabela ma nagłówek. Ustawienie filtru na tabelę bez nagłówków spowoduje utratę danych w górnym wierszu – znikną one z widoku.

Konfigurowanie filtra według danych tabeli

Filtr jest często używany w dużych stołach. Jest potrzebny do szybkiego przeglądania wierszy jednej kategorii, chwilowego oddzielenia ich od innych informacji.

1. Możesz filtrować dane tylko według danych kolumn. Otwórz menu, klikając strzałkę w nagłówku wybranej kolumny. Pojawi się lista opcji, za pomocą których można sortować dane.
2. Na początek spróbujmy najprostszej rzeczy – usuń kilka znaczników wyboru, pozostawiając tylko jeden.
3. W rezultacie tabela będzie składać się tylko z wierszy zawierających wybraną wartość.
4. Obok strzałki pojawi się ikona lejka, wskazując, że filtr jest włączony.

Sortowanie odbywa się również za pomocą filtrów tekstowych lub numerycznych. Program pozostawi na arkuszu linie, które spełniają ustalone wymagania. Na przykład filtr tekstowy „równe” oddziela wiersze tabeli z określonym słowem, „nie równe” działa na odwrót – jeśli określisz słowo w ustawieniach, nie będzie żadnych wierszy z nim. Istnieją filtry tekstowe oparte na początkowej lub końcowej literze.

Liczby można sortować według filtrów „większe lub równe”, „mniejsze lub równe”, „pomiędzy”. Program jest w stanie podświetlić pierwsze 10 liczb, wybrać dane powyżej lub poniżej wartości średniej. Pełna lista filtrów dla informacji tekstowych i liczbowych:

Jeśli komórki są zacienione i ustawiony jest kod koloru, otwiera się możliwość sortowania według koloru. Komórki o wybranym kolorze przesuwają się na górę. Filtrowanie według koloru pozwala na pozostawienie na ekranie wierszy, których komórki są pokolorowane w odcieniu wybranym z listy.

Ważne! Osobno warto zwrócić uwagę na funkcję „Zaawansowane…” w sekcji „Sortuj i filtruj”. Został zaprojektowany w celu rozszerzenia możliwości filtrowania. Korzystając z zaawansowanego filtra, możesz ręcznie ustawić warunki jako funkcję.

Akcja filtrowania jest resetowana na dwa sposoby. Najprostszym sposobem jest użycie funkcji „Cofnij” lub naciśnięcie kombinacji klawiszy „Ctrl + Z”. Innym sposobem jest otwarcie karty danych, znalezienie sekcji „Sortuj i filtruj” i kliknięcie przycisku „Wyczyść”.

Filtr niestandardowy: dostosuj według kryteriów

Filtrowanie danych w tabeli można skonfigurować w sposób wygodny dla danego użytkownika. Aby to zrobić, w menu autofiltru włączona jest opcja „Filtr niestandardowy”. Zastanówmy się, jak to jest przydatne i czym różni się od trybów filtrowania określonych przez system.

1. Otwórz menu sortowania dla jednej z kolumn i wybierz komponent „Filtr niestandardowy…” z menu filtrowania tekstu/liczby.
2. Otworzy się okno ustawień. Po lewej stronie znajduje się pole wyboru filtra, po prawej dane, na podstawie których będzie działać sortowanie. Możesz filtrować według dwóch kryteriów na raz – dlatego w oknie są dwie pary pól.

3. Na przykład wybierzmy filtr „równa się” w obu wierszach i ustawmy różne wartości – np. 39 w jednym wierszu i 79 w drugim.
4. Lista wartości znajduje się na liście, która otwiera się po kliknięciu strzałki i odpowiada zawartości kolumny, w której zostało otwarte menu filtrów. Musisz zmienić wybór spełnienia warunków z „i” na „lub”, aby filtr działał, a nie usuwał wszystkich wierszy tabeli.
5. Po kliknięciu przycisku „OK” stół przyjmie nowy wygląd. Są tylko te wiersze, w których cena jest ustawiona na 39 lub 79. Wynik wygląda tak:

Przyjrzyjmy się pracy filtrów tekstowych:

1. W tym celu otwórz menu filtrów w kolumnie z danymi tekstowymi i wybierz dowolny typ filtra – np. „zaczyna się od…”.
2. Przykład używa jednej linii autofiltru, ale możesz użyć dwóch.

Wybierz wartość i kliknij przycisk „OK”.

3. W rezultacie na ekranie pozostają dwie linie zaczynające się od wybranej litery.

Wyłączanie automatycznego filtrowania za pomocą menu programu Excel

Aby wyłączyć filtr na stole, musisz ponownie przejść do menu z narzędziami. Można to zrobić na dwa sposoby.

1. Otwórzmy zakładkę „Dane”, na środku menu znajduje się duży przycisk „Filtruj”, który jest częścią sekcji „Sortuj i filtruj”.
2. Jeśli klikniesz ten przycisk, ikony strzałek znikną z nagłówka i niemożliwe będzie sortowanie wierszy. W razie potrzeby możesz ponownie włączyć filtry.

Inny sposób nie wymaga poruszania się po zakładkach – żądane narzędzie znajduje się na „Strona główna”. Otwórz sekcję „Sortuj i filtruj” po prawej stronie i ponownie kliknij element „Filtruj”.

Rada! Aby określić, czy sortowanie jest włączone, czy wyłączone, możesz spojrzeć nie tylko na nagłówek tabeli, ale także na menu. Pozycja „Filtr” jest podświetlona na pomarańczowo, gdy jest włączona.

Wnioski

Jeśli autofiltr jest poprawnie skonfigurowany, pomoże Ci znaleźć informacje w tabeli z nagłówkiem. Filtry działają z danymi liczbowymi i tekstowymi, co pomaga użytkownikowi znacznie uprościć pracę z arkuszem kalkulacyjnym Excel.