Jak udostępnić plik Excela w tym samym czasie

W trakcie pracy nad dokumentem Excel często konieczne jest, aby kilka osób łączyło się z nim jednocześnie. I bardzo często ich liczbę można przeliczyć na kilkadziesiąt. Dlatego kwestia współpracy nie ogranicza się tylko do łączenia ludzi, ponieważ często mogą oni wprowadzać sprzeczne zmiany, które muszą nauczyć się szybko i skutecznie edytować.

Kto może to zrobić? Osoba posiadająca status użytkownika głównego. Słowem, co należy zrobić, aby wspólna praca z dokumentem była nie tylko możliwa, ale i efektywna?

Funkcje pracy z udostępnionym plikiem Excel

Praca z udostępnionym plikiem w programie Excel ma swoje własne cechy. Dlatego niektóre akcje nie są dostępne dla użytkowników:

1. Tworzenie tabel.
2. Zarządzanie scenariuszami, w tym ich przeglądanie.
3. Usuwanie arkuszy.
4. Użytkownicy nie mają możliwości scalania kilku komórek lub odwrotnie, dzielenia wcześniej scalonych. 
5. Wszelkie operacje na danych XML.

Jak można ominąć te ograniczenia? Wystarczy usunąć ogólny dostęp, a następnie zwrócić go, gdy zajdzie taka potrzeba.

Oto kolejny arkusz kalkulacyjny z niektórymi zadaniami, które mogą być lub nie być możliwe, jeśli pracujesz z wieloma osobami nad tym samym arkuszem kalkulacyjnym.

Jak udostępnić plik Excel

Najpierw musisz zrozumieć, który plik ma być udostępniony do edycji przez kilka osób jednocześnie. Może to być nowy plik lub już istniejący. 

Ustawienia

Wszystko, co musisz zrobić, aby udostępnić plik w programie Excel, znajduje się w sekcji Udostępnianie książek, którą można znaleźć, przechodząc do karty Recenzja.

Pojawi się okno z dwiema zakładkami. Interesuje nas pierwszy, który otwiera się automatycznie. Musimy zaznaczyć pole obok pozycji zaznaczonej na zrzucie czerwonym prostokątem. Dzięki niemu umożliwiamy wielu użytkownikom zarządzanie dokumentem.

Po otwarciu dostępu do edycji musimy go skonfigurować. Aby to zrobić, otwórz drugą kartę.

Po wprowadzeniu parametrów potwierdzamy nasze działania. Aby to zrobić, kliknij lewym przyciskiem myszy przycisk „OK”. Udostępnianie może być otwarte dla dowolnej książki, zarówno nowej, jak i istniejącej. W pierwszym przypadku musisz wymyślić dla niej imię. 

Następnie musisz zapisać plik na swoim komputerze.

Ważne! Format powinien być taki, aby każdy użytkownik mógł otworzyć plik ze swoją wersją arkuszy kalkulacyjnych.

Otwieranie udostępnionego pliku

Plik należy zapisać w udziale sieciowym lub folderze, do którego mają dostęp uczestnicy, którzy chcą z niego korzystać. Po wybraniu katalogu wystarczy kliknąć przycisk „Zapisz”.

Nie wolno jednak używać serwera WWW do zapisywania udostępnionego pliku. 

Po wykonaniu wszystkich opisanych powyżej operacji należy sprawdzić, czy możliwe jest połączenie innych osób. Aby to zrobić, otwórz zakładkę „Dane” i znajdź bezpośrednio pod nią element „Połączenia”. Jeśli go klikniesz, będziesz mógł zmienić linki lub linki. Jeśli nie ma odpowiedniego przycisku, nie ma powiązanych plików.

Następnie otwiera się zakładka „Status”, za pomocą której można sprawdzić połączenia. Fakt, że wszystko jest w porządku, można rozpoznać po obecności przycisku „OK”.

Jak otworzyć udostępniony skoroszyt programu Excel

Excel umożliwia także otwieranie udostępnionego skoroszytu. Aby to zrobić, musisz kliknąć przycisk Office. Gdy pojawi się wyskakujący panel, musimy wybrać element „Otwórz” i wybrać książkę, która będzie używana do udostępniania. Następnie ponownie kliknij przycisk Office i otwórz okno „Opcje programu Excel”, które można znaleźć na dole.

Po lewej stronie okna, które się pojawi, będziesz mógł wybrać kategorię ustawień, ale nas interesuje pierwsza, która zawiera najbardziej ogólne parametry.

Następnie przejdź do pozycji „Ustawienie osobiste”, gdzie należy określić dane umożliwiające filtrowanie użytkowników – nazwa użytkownika, pseudonim.

Po wykonaniu tych operacji możliwa jest edycja informacji w dokumencie lub dodawanie danych. Nie zapomnij zapisać zmian po ich wprowadzeniu.

Może to czasami powodować problemy podczas zapisywania. Na przykład udostępnianie jest dostępne tylko przy pierwszym otwarciu, a przy drugiej próbie otwarcia dokumentu program zgłasza błąd. Może się to zdarzyć z następujących powodów:

1. Jeśli kilku uczestników jednocześnie wprowadza dane w tej samej komórce. Albo jakakolwiek inna część.
2. Generowanie dziennika zmian, który powoduje wzrost rozmiaru skoroszytu. Prowadzi to do problemów.
3. Użytkownik został usunięty z udostępniania. W takim przypadku zapisanie zmian nie zadziała tylko na jego komputerze. 
4. Zasób sieciowy jest przeciążony.

Aby rozwiązać problem, musisz wykonać następujące kroki:

1. Usuń dziennik zmian lub usuń z niego zbędne informacje. 
2. Usuń zbędne informacje z samego dokumentu.
3. Uruchom ponownie udostępnianie. 
4. Otwórz dokument programu Excel w innym edytorze pakietu Office, a następnie zapisz go ponownie w formacie xls.

To prawda, w ostatnich wersjach ten błąd nie zdarza się tak często, jak w starszych.

Jak wyświetlić aktywność członków

W trakcie wspólnej pracy trzeba stale monitorować, aby jeden z uczestników czegoś nie zepsuł. Dlatego musisz nauczyć się rozumieć, jakie działania popełnił jeden z nich. Aby to zrobić, musisz wykonać następujące kroki.

1. Przejdź do zakładki „Recenzja” i tam znajdź pozycję „Korekty”. W menu wybierz pozycję „Wybierz poprawki”.
   

   

2. Następnie pojawi się okno, w którym możesz dowiedzieć się, jakie zmiany wprowadzili użytkownicy. Ta lista jest generowana automatycznie. Możesz sprawdzić, czy rzeczywiście tak jest, patrząc na pole wyboru obok odpowiedniego elementu w tym oknie dialogowym.
   

   

    W takim przypadku na liście w lewym górnym rogu wyświetlą się tylko te zmiany, które zostały wprowadzone od ostatniego zapisu. Odbywa się to dla wygody, zawsze możesz zobaczyć wcześniejsze zmiany w dzienniku.

3. Każdemu uczestnikowi przypisany jest określony kolor, dzięki któremu można zrozumieć, kto dokonał zmian. Etykiety znajdują się w lewym górnym rogu. Możesz także skonfigurować śledzenie zmian według czasu, konkretnego użytkownika lub w określonym zakresie, a także wyłączyć ich wyświetlanie.
   

   

4. Kiedy najedziesz kursorem na komórkę, która ma taki znak, pojawi się mały blok, z którego możesz zrozumieć, kto wprowadził zmiany.
   

   

5. Aby wprowadzić zmiany w regułach wyświetlania poprawek, należy wrócić do okna ustawień, a następnie znaleźć pole „Według czasu”, w którym można ustawić punkt wyjścia do przeglądania zmian. Czyli czas, od którego będą wyświetlane korekty. Możesz ustawić okres od ostatniego zapisu, ustawić wyświetlanie wszystkich zmian przez cały czas, wyłącznie nie przeglądanych lub określić datę, od której będą wyświetlane.
   

   

6. Możesz także kontrolować wyświetlanie poprawek wprowadzonych tylko przez określonego członka.
   

   

7. Korzystając z odpowiedniego pola, możesz ustawić zakres arkusza, w którym będą rejestrowane działania polecenia.

Możesz także wprowadzić inne zmiany, zaznaczając odpowiednie pola wyboru we właściwych miejscach.

Lista zmian nie jest ciężarem własnym. Główny użytkownik może przeglądać edycje innych uczestników, potwierdzając je lub odrzucając. Jak to zrobić?

1. Przejdź do zakładki „Recenzja”. Istnieje menu „Poprawki”, w którym użytkownik może zarządzać poprawkami. W wyskakującym panelu należy wybrać opcję „Zaakceptuj / odrzuć poprawki”, po czym wyświetli się okno, w którym wyświetlane są poprawki.
   

   

   

2. Wybór edycji może odbywać się według tych samych kryteriów, co opisane wcześniej: według czasu, przez konkretnego użytkownika lub w określonym zakresie. Po ustawieniu żądanych parametrów naciśnij przycisk OK.
3. Następnie zostaną wyświetlone wszystkie korekty spełniające warunki określone w poprzednim kroku. Możesz zgodzić się na konkretną edycję lub ją odrzucić, klikając odpowiedni przycisk na dole okna. Możliwe jest również zbiorcze przyjmowanie lub odrzucanie korekt.
   

   

Teraz niezbędne poprawki zostały pozostawione, a dodatkowe usunięte.

Jak usunąć użytkownika z pliku Excel

Od czasu do czasu konieczne jest usunięcie użytkowników ze współtworzenia. Powodów może być bardzo wiele: dostali kolejne zadanie, uczestnik zaczął wprowadzać zmiany z innego komputera i tak dalej. Realizacja tego zadania w Excelu wcale nie jest trudna.

Najpierw otwórz zakładkę „Recenzja”. Istnieje grupa „Zmiany”, w której znajduje się opcja „Dostęp do księgi”.

Następnie na ekranie pojawi się to samo okno, które widzieliśmy wcześniej. Lista wszystkich osób, które mogą wprowadzać zmiany w tabeli, znajduje się na karcie Edytuj. Aby usunąć użytkownika, którego w tej chwili nie potrzebujemy, musisz znaleźć go na tej liście, wybrać go, naciskając lewy przycisk myszy i kliknąć przycisk „Usuń”, który znajduje się poniżej.

Następnie program Excel ostrzeże użytkownika, że ​​poprawki wprowadzone przez tego uczestnika mogą nie zostać zapisane, jeśli obecnie wprowadza on zmiany w skoroszycie. Jeśli się zgadzasz, kliknij „OK”, a użytkownik nie będzie już udostępniany.

Jak ograniczyć korzystanie z udostępnionego skoroszytu

Najlepszym sposobem ograniczenia korzystania ze wspólnej księgi jest usunięcie użytkownika. Jeśli to nie jest odpowiednie, możesz ustawić prawo do przeglądania lub edycji książki przez określonego uczestnika.

Biorąc to pod uwagę, należy pamiętać, że niektóre ograniczenia są domyślnie wbudowane w udostępnianie. Zostały one opisane powyżej. Pamiętajmy o nich, bo powtarzanie jest matką nauki.

1. Zabronione jest tworzenie inteligentnych tabel, które automatycznie aktualizują dane i posiadają wiele innych funkcji.
2. Nie możesz zarządzać skryptami. 
3. Istnieje wbudowane ograniczenie dotyczące usuwania arkuszy, łączenia lub odłączania ogniw.
4. Wykonaj wszystkie operacje na danych XML. W prostych słowach istnieją ograniczenia dotyczące strukturyzowania dużej ilości danych, w tym edytowania ich tablic. XML jest jednym z najbardziej niejasnych typów plików dla początkujących, ale jest naprawdę dość prosty. Za pomocą tego typu pliku możesz przesyłać dane, dokonując zbiorczych zmian w dokumencie. 

Mówiąc najprościej, współtworzenie umożliwia wykonywanie standardowych operacji na dokumencie, ale bardziej profesjonalne opcje są dostępne tylko dla jednej osoby. Dzieje się tak, ponieważ te same makra lub zmiany wsadowe XML są nieco trudniejsze do wycofania. 

Wyłączenie udostępniania, a następnie ponowne włączenie go to kolejny sposób na ograniczenie tego, co mogą robić użytkownicy programu Excel. Możesz samodzielnie wprowadzić niezbędne zmiany, tymczasowo pozbawiając inne osoby możliwości edytowania czegoś.

Aby to zrobić, musisz wykonać następujące kroki.

1. Otwórz zakładkę "Recenzja", przejdź do pozycji "Korekty" i wybierz pozycję "Podświetl wersje" z wyskakującego menu.
2. Następnie pojawi się okno, w którym należy odznaczyć pola obok pozycji „Użytkownik” i „W zakresie”.
3. Następnie pojawia się dziennik zmian, który jest niezbędny do tworzenia kopii zapasowych danych.

Następnie możesz wyłączyć udostępnianie. Aby to zrobić, na tej samej karcie na wstążce wybierz pozycję „Dostęp do księgi” i odznacz „Zezwalaj wielu użytkownikom na modyfikowanie pliku”.

To wszystko, teraz udostępnianie jest wyłączone.

Skonfigurowanie współtworzenia w programie Excel jest więc dość łatwe. Oczywiście istnieją pewne ograniczenia, które nie pozwalają na pełne wykorzystanie dokumentu. Ale są one rozwiązywane po prostu, wystarczy na chwilę wyłączyć udostępnianie, a następnie włączyć je, gdy zostaną wprowadzone niezbędne zmiany.