Spis treści
Wielu początkujących użytkowników Excela często ma pytanie: czym jest formuła Excela i jak wprowadzić ją do komórki. Wielu nawet myśli, dlaczego jest to potrzebne. Dla nich Excel jest arkuszem kalkulacyjnym. Ale w rzeczywistości jest to duży wielofunkcyjny kalkulator i do pewnego stopnia środowisko programistyczne.
Pojęcie wzoru i funkcji
A cała praca w Excelu opiera się na formułach, których jest ogromna liczba. Sercem każdej formuły jest funkcja. Jest to podstawowe narzędzie obliczeniowe, które po wstępnej obróbce zwraca wartość w zależności od przesyłanych danych.
Formuła to zbiór operatorów logicznych, operacji arytmetycznych i funkcji. Nie zawsze zawiera wszystkie te elementy. Obliczenie może obejmować na przykład tylko operacje matematyczne.
W mowie codziennej użytkownicy Excela często mylą te pojęcia. W rzeczywistości granica między nimi jest dość arbitralna i często używa się obu terminów. Jednak dla lepszego zrozumienia pracy z Excelem konieczna jest znajomość poprawnych wartości.
W rzeczywistości aparat terminologiczny jest znacznie szerszy i obejmuje wiele innych pojęć, które należy bardziej szczegółowo rozważyć.
- Stały. Jest to wartość, która pozostaje taka sama i nie można jej zmienić. Może to być na przykład liczba Pi.
- Operatorzy. Jest to moduł wymagany do wykonywania określonych operacji. Excel udostępnia trzy typy operatorów:
- Arytmetyka. Potrzebne do dodawania, odejmowania, dzielenia i mnożenia wielu liczb.
- Operator porównania. Potrzebne do sprawdzenia, czy dane spełniają określony warunek. Może zwrócić jedną wartość: prawdę lub fałsz.
- Operator tekstowy. Jest tylko jeden i jest potrzebny do łączenia danych – &.
- Połączyć. Jest to adres komórki, z której będą pobierane dane, wewnątrz formuły. Istnieją dwa rodzaje linków: bezwzględne i względne. Pierwsze nie zmieniają się, jeśli formuła zostanie przeniesiona w inne miejsce. Odpowiednio te względne zmieniają komórkę na sąsiednią lub odpowiednią. Na przykład, jeśli określisz łącze do komórki B2 w jakiejś komórce, a następnie skopiujesz tę formułę do sąsiedniej po prawej stronie, adres automatycznie zmieni się na C2. Link może być wewnętrzny lub zewnętrzny. W pierwszym przypadku program Excel uzyskuje dostęp do komórki znajdującej się w tym samym skoroszycie. W drugim – w drugim. Oznacza to, że program Excel może używać w formułach danych znajdujących się w innym dokumencie.
Jak wprowadzić dane do komórki
Jednym z najprostszych sposobów wstawiania formuły zawierającej funkcję jest użycie Kreatora funkcji. Aby to nazwać, musisz kliknąć ikonę fx nieco po lewej stronie paska formuły (znajduje się nad tabelą, a zawartość komórki jest w niej duplikowana, jeśli nie ma w niej formuły lub formuła jest jeśli tak. Pojawi się takie okno dialogowe.
Tam możesz wybrać kategorię funkcji i bezpośrednio tę z listy, której chcesz użyć w określonej komórce. Możesz tam zobaczyć nie tylko listę, ale także to, co robi każda z funkcji.
Drugim sposobem wprowadzania formuł jest użycie odpowiedniej karty na wstążce programu Excel.
Tutaj interfejs jest inny, ale mechanika jest taka sama. Wszystkie funkcje podzielone są na kategorie, a użytkownik może wybrać tę, która najbardziej mu odpowiada. Aby zobaczyć, co robi każda z funkcji, musisz najechać na nią kursorem myszy i poczekać 2 sekundy.
Możesz także wprowadzić funkcję bezpośrednio do komórki. Aby to zrobić, musisz zacząć wpisywać w nim symbol wprowadzania formuły (= =) i ręcznie wprowadzić nazwę funkcji. Ta metoda jest odpowiednia dla bardziej doświadczonych użytkowników, którzy znają ją na pamięć. Pozwala zaoszczędzić sporo czasu.
Po wpisaniu pierwszych liter wyświetli się lista, w której można również wybrać żądaną funkcję i ją wstawić. Jeśli nie jest możliwe użycie myszy, możesz poruszać się po tej liście za pomocą klawisza TAB. Jeśli tak, wystarczy dwukrotne kliknięcie odpowiedniej formuły. Po wybraniu funkcji pojawi się monit umożliwiający wprowadzenie danych w odpowiedniej kolejności. Te dane są nazywane argumentami funkcji.
Jeśli nadal korzystasz z wersji Excel 2003, to nie ma listy rozwijanej, więc musisz zapamiętać dokładną nazwę funkcji i wprowadzić dane z pamięci. To samo dotyczy wszystkich argumentów funkcji. Na szczęście dla doświadczonego użytkownika nie stanowi to problemu.
Ważne jest, aby zawsze zaczynać formułę od znaku równości, w przeciwnym razie Excel uzna, że komórka zawiera tekst.
W takim przypadku dane, które zaczynają się od znaku plus lub minus, będą również uważane za formułę. Jeśli po tym w komórce jest tekst, program Excel wyświetli błąd #NAZWA?. Jeżeli podane zostaną cyfry lub liczby, to Excel spróbuje wykonać odpowiednie operacje matematyczne (dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie). W każdym razie zaleca się rozpoczęcie wprowadzania formuły od znaku =, jak to jest w zwyczaju.
Podobnie możesz zacząć pisać funkcję ze znakiem @, która zostanie automatycznie zmieniona. Ta metoda wprowadzania jest uważana za przestarzałą i jest konieczna, aby starsze wersje dokumentów nie traciły niektórych funkcji.
Pojęcie argumentów funkcyjnych
Prawie wszystkie funkcje zawierają argumenty, które mogą być odwołaniem do komórki, tekstem, liczbą, a nawet inną funkcją. Tak więc, jeśli używasz funkcji ENESZET, będziesz musiał określić liczby, które będą sprawdzane. Zostanie zwrócona wartość logiczna. Jeśli jest to liczba nieparzysta, zostanie zwrócone TRUE. W związku z tym, jeśli nawet, to „FAŁSZ”. Argumenty, jak widać na powyższych zrzutach ekranu, są wpisane w nawiasy i oddzielone średnikiem. W takim przypadku, jeśli używana jest angielska wersja programu, zwykły przecinek służy jako separator.
Argument wejściowy nazywa się parametrem. Niektóre funkcje w ogóle ich nie zawierają. Na przykład, aby uzyskać aktualny czas i datę w komórce, musisz napisać formułę =TATA (). Jak widać, jeśli funkcja nie wymaga wprowadzania argumentów, nadal należy określić nawiasy.
Niektóre cechy formuł i funkcji
Jeśli dane w komórce, do której odwołuje się formuła, są edytowane, automatycznie obliczy odpowiednio dane. Załóżmy, że mamy komórkę A1, która jest zapisana w prostej formule zawierającej zwykłe odwołanie do komórki = D1. Jeśli zmienisz zawarte w nim informacje, ta sama wartość zostanie wyświetlona w komórce A1. Podobnie w przypadku bardziej złożonych formuł, które pobierają dane z określonych komórek.
Ważne jest, aby zrozumieć, że standardowe metody programu Excel nie mogą sprawić, że komórka zwróci swoją wartość do innej komórki. Jednocześnie zadanie to można zrealizować za pomocą makr – podprogramów wykonujących określone czynności w dokumencie Excela. Ale to zupełnie inny temat, który wyraźnie nie jest dla początkujących, ponieważ wymaga umiejętności programistycznych.
Pojęcie formuły tablicowej
To jeden z wariantów formuły, który wprowadza się w nieco inny sposób. Ale wielu nie wie, co to jest. Więc najpierw zrozummy znaczenie tego terminu. O wiele łatwiej to zrozumieć na przykładzie.
Załóżmy, że mamy formułę SUMA, który zwraca sumę wartości w określonym zakresie.
Stwórzmy taki prosty zakres, wpisując liczby od jednego do pięciu w komórkach A1:A5. Następnie określamy funkcję = SUMA (A1: A5) w komórce B1. W rezultacie pojawi się tam liczba 15.
Czy to już formuła tablicowa? Nie, chociaż działa z zestawem danych i można go nazwać jednym. Wprowadźmy kilka zmian. Załóżmy, że musimy dodać jeden do każdego argumentu. Aby to zrobić, musisz utworzyć funkcję taką jak ta:
=SUMA(A1:A5+1). Okazuje się, że chcemy dodać jeden do zakresu wartościprzed obliczeniem ich sumy. Ale nawet w tej formie Excel nie będzie chciał tego zrobić. Musi to pokazać za pomocą formuły Ctrl + Shift + Enter. Formuła tablicowa różni się wyglądem i wygląda tak:
{=SUMA(A1:A5+1)}
Następnie w naszym przypadku zostanie wprowadzony wynik 20.
Nie ma sensu wpisywać nawiasów klamrowych ręcznie. To nic nie da. Wręcz przeciwnie, Excel nawet nie pomyśli, że jest to funkcja i tylko tekst zamiast formuły.
Tymczasem wewnątrz tej funkcji wykonano następujące czynności. Najpierw program rozkłada ten zakres na składniki. W naszym przypadku jest to 1,2,3,4,5. Następnie Excel automatycznie zwiększa każdy z nich o jeden. Następnie wynikowe liczby są sumowane.
Istnieje inny przypadek, w którym formuła tablicowa może wykonać coś, czego nie może wykonać formuła standardowa. Na przykład mamy zestaw danych wymieniony w zakresie A1:A10. W standardowym przypadku zostanie zwrócone zero. Załóżmy jednak, że mamy taką sytuację, że zero nie może być brane pod uwagę.
Wprowadźmy formułę, która sprawdza zakres, aby zobaczyć, czy nie jest równy tej wartości.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Tutaj pojawia się fałszywe poczucie, że pożądany rezultat zostanie osiągnięty. Ale tak nie jest, ponieważ tutaj musisz użyć formuły tablicowej. W powyższym wzorze zostanie sprawdzony tylko pierwszy element, co oczywiście nam nie odpowiada.
Ale jeśli zmienisz ją w formułę tablicową, wyrównanie może się szybko zmienić. Teraz najmniejsza wartość będzie wynosić 1.
Formuła tablicowa ma również tę zaletę, że może zwrócić wiele wartości. Na przykład możesz transponować tabelę.
Tak więc istnieje wiele różnych rodzajów formuł. Niektóre z nich wymagają prostszego wprowadzania danych, inne bardziej złożone. Formuły tablicowe mogą być szczególnie trudne do zrozumienia dla początkujących, ale są bardzo przydatne.