Spis treści
Eksperymenty czynią z nas bohaterów.
(Błysk)
Chociaż instrument Natychmiastowe wypełnienie (Wypełnienie błysku) pojawił się w Excelu od wersji 2013, ale z jakiegoś powodu fakt ten został niezauważony dla wielu użytkowników. I absolutnie na próżno. W wielu przypadkach okazuje się prostsze, łatwiejsze i szybsze niż podobne rozwiązania oparte na formułach czy makrach. Z mojego doświadczenia, na szkoleniach, ten temat powoduje ciągłe „wow!” publiczność – niezależnie od zaawansowania i/lub zmęczenia słuchaczy.
Mechanizm działania tego narzędzia jest prosty: jeśli masz jedną lub więcej kolumn z danymi początkowymi i zaczniesz je wpisywać obok siebie w następnej kolumnie, ale w jakiejś zmodyfikowanej formie, której potrzebujesz, to prędzej czy później Excel podpowie, że jest gotowy, aby kontynuować dalej poza tobą:
Aby odsłonić logikę (wzór, wzorzec) transformacji i uruchomić tę funkcję Excela, zwykle wystarczy ręcznie wprowadzić pierwsze 1-3 wynikowe wartości. Jeśli proponowana opcja Ci odpowiada, po prostu kliknij Wchodzę – a reszta listy zostanie natychmiast uzupełniona.
Jeśli wprowadziłeś już pierwsze 2-3 wartości, a kontynuacja nadal się nie pojawia, możesz wymusić proces za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+E lub użyj przycisku Natychmiastowe wypełnienie (Wypełnienie błysku) Zakładka Dane (Data):
Przyjrzyjmy się kilku przykładom praktycznego wykorzystania tego narzędzia, aby zrozumieć jego możliwości.
Wyodrębnianie słów z tekstu i permutacji
Pisanie formuły, która wyodrębnia na przykład trzecie słowo z tekstu w komórce, to nie lada wyczyn. Przeanalizuj frazę według spacji w różnych kolumnach, używając Dane – tekst według kolumn (Dane — tekst do kolumn) To też nie jest szybkie. Dzięki natychmiastowemu wypełnieniu robi się to łatwo i pięknie. Co więcej, możesz jednocześnie zmieniać wyodrębnione słowa w miejscach, łącząc je w dowolnej kolejności:
Dzielenie tekstu według rejestru
Aby wyróżnić słowa do natychmiastowego wypełnienia, absolutnie nie jest konieczne posiadanie miejsca. Każdy inny ogranicznik będzie działał dobrze, na przykład przecinek lub średnik po zaimportowaniu pliku CSV. Ale naprawdę fajne jest to, że może w ogóle nie być separatora – wystarczą tylko wielkie litery:
Bardzo trudno jest wdrożyć takie formuły. Jeśli bez natychmiastowego wypełnienia, pomoże tylko makro.
Klejenie tekstu
Jeśli możesz dzielić, to możesz skleić! Funkcja Instant Fill z łatwością złoży dla Ciebie długą frazę z kilku fragmentów, przeplatając je niezbędnymi spacjami, przecinkami, sumami lub słowami:
Wyodrębnianie poszczególnych znaków
Zwykle do wyciągnięcia pojedynczych znaków i podciągów w Excelu używane są funkcje LEVSIMV (LEWO), PRAWO (DOBRZE), PSTR (Środek) i tym podobne, ale natychmiastowe napełnianie z łatwością rozwiązuje ten problem. Klasycznym przykładem jest tworzenie pełnej nazwy:
Wyodrębnij tylko liczby, tekst lub daty
Jeśli kiedykolwiek próbowałeś wyciągnąć tylko pożądany typ danych z alfanumerycznej owsianki, powinieneś zrozumieć złożoność tego pozornie prostego zadania. Błyskawiczne nadzienie i tutaj radzi sobie z hukiem, ale potrzebny jest lekki pendel w formie Ctrl+E:
To samo dotyczy wyodrębniania tekstu.
Daty też nie stanowią problemu (nawet jeśli są pisane w różnych formatach):
Konwersja formatów liczb lub dat
Flash Fill może pomóc zmienić wygląd istniejących danych lub doprowadzić je do tego samego mianownika. Na przykład, aby przekonwertować zwykłą datę „do góry nogami” na format uniksowy:
Tutaj niuans polega na tym, że przed wprowadzeniem należy wcześniej zmienić format wynikowych komórek na tekst, aby program Excel nie próbował rozpoznać „niewłaściwych” dat wprowadzonych ręcznie jako próbki.
Podobnie można również poprawnie reprezentować numery telefonów, dodając kod kraju i trzycyfrowy prefiks operatora (miasto) w nawiasach:
Nie zapomnij najpierw zmienić formatu komórek w kolumnie B na tekst – w przeciwnym razie Excel potraktuje wartości uXNUMXbuXNUMXbbpocząwszy od znaku „+” jako formuły.
Konwertuj tekst (liczby) na datę
Podczas pobierania z różnych systemów ERP i CRM data jest często przedstawiana jako 8-cyfrowa liczba w formacie RRRRMMDD. Możesz przekonwertować go do normalnej postaci za pomocą funkcji IDENTYFIKATOR DANYCH (DATA.WARTOŚĆ)lub znacznie prościej – błyskawiczne nadzienie:
Zmień wielkość liter
Jeśli otrzymasz tekst z niewłaściwą wielkością liter, możesz po prostu podpowiedzieć w następnej kolumnie, na jaki rodzaj chcesz go przekonwertować – a natychmiastowe wypełnianie wykona całą pracę za Ciebie:
Będzie to trochę trudniejsze, jeśli będziesz musiał zmienić wielkość liter inaczej dla różnych części tekstu. Na przykład zapisz tylko drugie słowo, pozostawiając pierwsze w normalnej formie. Tutaj dwie wartości wprowadzone jako próbka nie wystarczą i będziesz musiał wprowadzić zmiany, które natychmiastowe wypełnienie od razu uwzględni w wynikach:
Ograniczenia i niuanse
Podczas korzystania z funkcji Flash Fill w swojej pracy należy pamiętać o kilku kwestiach:
- Działa tylko wtedy, gdy wprowadź próbki ściśle obok siebie – w poprzedniej lub następnej kolumnie po prawej stronie danych. Jeśli wycofasz jedną pustą kolumnę z oryginalnego tekstu, nic nie zadziała.
- Po znalezieniu wzoru wszystkie wartości z rzędu są brane pod uwagę — po lewej i po prawej stronie kolumny wejściowej. Morał: dodatkowe kolumny, które mogą pomylić algorytm lub wprowadzić szum, należy wcześniej oddzielić od danych roboczych pustymi kolumnami lub usunąć.
- Natychmiastowe wypełnienie świetnie sprawdza się w inteligentnych stołach.
- najlżejszy błąd lub literówka podczas wpisywania przykładowych komórek może spowodować, że funkcja flash fill nie pokaże wzoru i nie będzie działać. Bądź ostrożny.
- Zdarzają się sytuacje, w których szablon jest zdefiniowany niepoprawnie, więc zawsze trzeba sprawdzić Ustaleniaktóre otrzymałeś (przynajmniej wybiórczo).
- Jak wyodrębnić ostatnie słowo z tekstu w komórce
- Wyszukiwanie rozmyte (Pushkin = Pushkin) z rozmytym wyszukiwaniem w programie Excel
- Trzy sposoby wklejania tekstu w programie Excel