Spis treści
Zasada Pareto, nazwana na cześć włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, stwierdza, że: 80% problemów może być spowodowanych przez 20% przyczyn. Zasada ta może być bardzo przydatna, a nawet ratująca życie, gdy musisz wybrać, który z wielu problemów rozwiązać jako pierwszy, lub gdy eliminacja problemów jest skomplikowana przez okoliczności zewnętrzne.
Na przykład właśnie poproszono Cię o kierowanie zespołem, który ma trudności z pracą nad projektem, aby wskazać mu właściwy kierunek. Pytasz członków zespołu, jakie były ich główne przeszkody w osiąganiu celów i zadań. Tworzą listę, którą analizujesz i dowiadujesz się, jakie były główne przyczyny każdego z problemów, jakie napotkał zespół, próbując dostrzec podobieństwa.
Wszystkie wykryte przyczyny problemów są uporządkowane według częstotliwości ich występowania. Patrząc na liczby, okazuje się, że brak komunikacji między realizatorami projektów a interesariuszami projektu jest główną przyczyną 23 największych problemów, z którymi boryka się zespół, podczas gdy drugim największym problemem jest dostęp do niezbędnych zasobów (systemów komputerowych, sprzętu itp. .). .) spowodowało tylko 11 powiązanych powikłań. Inne problemy są odosobnione. Oczywiste jest, że rozwiązując problem komunikacyjny, można wyeliminować ogromny procent problemów, a rozwiązując problem dostępu do zasobów, można rozwiązać prawie 90% przeszkód na drodze zespołu. Nie tylko wymyśliłeś, jak pomóc zespołowi, ale właśnie wykonałeś analizę Pareto.
Wykonanie całej tej pracy na papierze prawdopodobnie zajmie trochę czasu. Proces można znacznie przyspieszyć, korzystając z wykresu Pareto w programie Microsoft Excel.
Wykresy Pareto to połączenie wykresu liniowego i histogramu. Są wyjątkowe, ponieważ zwykle mają jedną oś poziomą (oś kategorii) i dwie osie pionowe. Wykres jest przydatny do ustalania priorytetów i sortowania danych.
Moim zadaniem jest pomoc w przygotowaniu danych do wykresu Pareto, a następnie stworzeniu samego wykresu. Jeśli Twoje dane są już przygotowane do wykresu Pareto, możesz przejść do drugiej części.
Dziś przeanalizujemy problematyczną sytuację w firmie, która regularnie zwraca pracownikom wydatki. Naszym zadaniem jest dowiedzieć się, na co wydajemy najwięcej i zrozumieć, w jaki sposób możemy zredukować te koszty o 80% dzięki szybkiej analizie Pareto. Możemy dowiedzieć się, jakie koszty stanowią 80% zwrotów i zapobiec wysokim kosztom w przyszłości, zmieniając politykę na stosowanie cen hurtowych i dyskutując o kosztach pracowniczych.
Część pierwsza: Przygotuj dane do wykresu Pareto
- Uporządkuj swoje dane. W naszej tabeli znajduje się 6 kategorii odszkodowań pieniężnych oraz kwot dochodzonych przez pracowników.
- Sortuj dane w kolejności malejącej. Sprawdź, czy wybrano kolumny А и Вaby posortować poprawnie.
- Suma kolumn ilość (liczba wydatków) jest obliczana za pomocą funkcji SUMA (SUMA). W naszym przykładzie, aby uzyskać łączną kwotę, musisz dodać komórki z V3 do V8.
Skróty klawiszowe: Aby zsumować zakres wartości, wybierz komórkę B9 i naciśnij Alt + =. Całkowita kwota wyniesie 12250 USD.
- Utwórz kolumnę Łączna kwota (kwota łączna). Zacznijmy od pierwszej wartości $ 3750 w celi B3. Każda wartość jest oparta na wartości poprzedniej komórki. W celi C4 rodzaj = C3 + B4 i naciśnij Wchodzę.
- Aby automatycznie wypełnić pozostałe komórki w kolumnie, kliknij dwukrotnie uchwyt autouzupełniania.
- Następnie utwórz kolumnę Skumulowany% (procent skumulowany). Aby wypełnić tę kolumnę, możesz użyć sumy zakresu ilość i wartości z kolumny Łączna kwota. Na pasku formuły komórki D3 wchodzić =C3/$B$9 i naciśnij Wchodzę. Symbol $ tworzy odwołanie bezwzględne, tak że wartość sumy (odwołanie do komórki) B9) nie zmienia się po skopiowaniu formuły.
- Kliknij dwukrotnie znacznik autouzupełniania, aby wypełnić kolumnę formułą, lub kliknij znacznik i przeciągnij go przez kolumnę danych.
- Teraz wszystko jest gotowe do rozpoczęcia budowy wykresu Pareto!
Część druga: budowanie wykresu Pareto w programie Excel
- Wybierz dane (w naszym przykładzie komórki z A2 by D8).
- Naciśnij przycisk Alt + F1 na klawiaturze, aby automatycznie utworzyć wykres z wybranych danych.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy w obszarze wykresu i w wyświetlonym menu kliknij Wybierz dane (Wybierz dane). Pojawi się okno dialogowe Wybór źródła danych (Wybierz źródło danych). Wybierz linię Łączna kwota i naciśnij Usunąć (Usunąć). Następnie OK.
- Kliknij na wykres i użyj klawiszy strzałek na klawiaturze, aby poruszać się między jego elementami. Po wybraniu wiersza danych Skumulowany%, która teraz pokrywa się z osią kategorii (oś poziomą), kliknij ją prawym przyciskiem myszy i wybierz Zmień typ wykresu dla serii (Zmień typ serii wykresów). Teraz ta seria danych jest trudna do zobaczenia, ale możliwa.
- Pojawi się okno dialogowe Zmień typ wykresu (Zmień typ wykresu), wybierz wykres liniowy.
- Tak więc mamy histogram i płaski wykres liniowy wzdłuż osi poziomej. Aby pokazać relief na wykresie liniowym, potrzebujemy innej osi pionowej.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na wiersz Skumulowany% i w wyświetlonym menu kliknij Format serii danych (Sformatuj serię danych). Pojawi się okno dialogowe o tej samej nazwie.
- W sekcji Opcje wiersza (Opcje serii) wybierz Mniejsza oś (oś dodatkowa) i naciśnij przycisk Zamknij (Blisko).
- Pojawi się oś procentowa, a wykres zamieni się w pełnoprawny wykres Pareto! Teraz możemy wyciągnąć wnioski: większość kosztów to czesne (Opłaty za szkolenia), sprzęt (Sprzęt) i artykuły papiernicze (Artykuły biurowe).
Mając instrukcje krok po kroku dotyczące konfigurowania i tworzenia wykresu Pareto w programie Excel, wypróbuj go w praktyce. Stosując analizę Pareto, możesz zidentyfikować najważniejsze problemy i zrobić znaczący krok w kierunku ich rozwiązania.