Spis treści
Utworzyłeś więc skoroszyt w programie Excel pełen danych. Jest przejrzyście zorganizowany, informacje są aktualne, formatowanie jest dokładnie takie, jak zamierzono. Zdecydowałeś się wydrukować papierową wersję tego stołu… i wszystko poszło nie tak.
Arkusze kalkulacyjne programu Excel nie zawsze dobrze wyglądają na papierze, ponieważ nie są dopasowane do drukowanej strony. Zostały zaprojektowane tak, aby były tak długie i tak szerokie, jak to konieczne. Jest to świetne do edycji i przeglądania na ekranie, ale drukowanie dokumentów jest trudne, ponieważ dane nie zawsze mieszczą się idealnie na standardowym arkuszu papieru.
Wszystkie te trudności nie oznaczają, że nie da się sprawić, by arkusz kalkulacyjny Excela dobrze wyglądał na papierze. Właściwie to wcale nie jest trudne. Poniższe triki 5 dotyczące drukowania w programie Excel pomogą rozwiązać ten problem. Wszystkie powinny działać tak samo w programach Excel 2007, 2010 i 2013.
1. Wyświetl podgląd strony przed drukowaniem
Z narzędziem Podgląd wydruku (Podgląd) Możesz dokładnie zobaczyć, jak tabela będzie wyglądać na wydrukowanej stronie. W zakresie oszczędności czasu i papieru, Podgląd wydruku (Podgląd) to główne narzędzie do drukowania. Możesz nawet wprowadzić pewne korekty, takie jak przeciąganie ramek wydruku, aby były szersze lub węższe. Użyj tego narzędzia po dostosowaniu opcji drukowania i układu, aby upewnić się, że arkusz kalkulacyjny wygląda tak, jak chcesz.
2. Zdecyduj, co ma zostać wydrukowane
Jeśli potrzebujesz tylko niewielkiej części danych, nie drukuj całego skoroszytu – wydrukuj wybrane dane. Możesz wydrukować tylko ten arkusz, który aktualnie przeglądasz, wybierając w ustawieniach drukowania Drukuj aktywne arkusze (Drukuj aktywne arkusze) lub wybierz Wydrukuj cały skoroszyt (Drukuj całą książkę), aby wydrukować cały plik. Ponadto możesz wydrukować niewielką część swoich danych, podświetlając żądany obszar i wybierając Drukuj wybór (Wybór wydruku) w ustawieniach drukowania.
3. Zmaksymalizuj dostępną przestrzeń
Ogranicza Cię rozmiar arkusza papieru, na którym drukujesz, ale istnieją sposoby, aby jak najlepiej wykorzystać jego obszar. Spróbuj zmienić orientację strony. Orientacja domyślna jest dobra w przypadku danych, w których jest więcej wierszy niż kolumn. Jeśli stół jest szerszy niż wysoki, zmień orientację strony na krajobraz (krajobraz). Potrzebujesz więcej miejsca? Możesz zmienić szerokość obramowań wokół krawędzi strony. Im są mniejsze, tym więcej miejsca pozostaje na dane. Na koniec, jeśli Twój stół nie jest zbyt duży, spróbuj pobawić się narzędziem Niestandardowe opcje skalowania (Skaluj), aby zmieścić wszystkie wiersze lub wszystkie kolumny, lub zaryzykuj dopasowanie całej tabeli na jednym wydrukowanym arkuszu papieru.
4. Użyj drukowania nagłówków
Jeśli tabela obejmuje więcej niż jedną stronę, trudno jest zrozumieć, do czego odnoszą się konkretne dane, ponieważ program Excel domyślnie drukuje tylko nagłówki kolumn na pierwszym arkuszu. Zespół Drukuj tytuły (Drukuj nagłówki) umożliwia drukowanie nagłówków wierszy lub kolumn na każdej stronie, co znacznie ułatwia odczytywanie danych.
5. Użyj podziałów stron
Jeśli tabela obejmuje więcej niż jeden arkusz papieru, zalecamy stosowanie podziałów stron, aby dokładnie określić, jakie dane znajdą się na każdym arkuszu. Po wstawieniu podziału strony wszystko poniżej podziału jest oddzielane od wszystkiego powyżej podziału i przechodzi na następną stronę. Jest to wygodne, ponieważ możesz podzielić dane dokładnie tak, jak chcesz.
Korzystając z tych sztuczek, możesz ułatwić czytanie arkuszy kalkulacyjnych. Więcej szczegółów na temat technik opisanych powyżej znajdziesz w lekcjach naszego samouczka:
- Panel drukowania w programie Microsoft Excel
- Ustaw obszar drukowania w Excelu
- Ustawianie marginesów i skali podczas drukowania w Excelu