Spis treści
Niektóre arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel powinny być chronione przed wścibskimi spojrzeniami, na przykład jest to przydatne w przypadku dokumentów z danymi budżetowymi. Istnieje ryzyko przypadkowej utraty danych w tabelach zarządzanych przez kilka osób, a aby temu zapobiec można skorzystać z wbudowanej ochrony. Przeanalizujmy wszystkie możliwości blokowania dostępu do dokumentów.
Ustawianie hasła do arkuszy i książek
Istnieje kilka sposobów na zabezpieczenie całego dokumentu lub jego części – arkuszy. Rozważmy każdy z nich krok po kroku. Jeśli chcesz, aby monit o hasło pojawiał się podczas otwierania dokumentu, musisz ustawić kod podczas zapisywania pliku.
- Otwórz kartę menu „Plik” i znajdź sekcję „Zapisz jako”. Posiada opcję „Przeglądaj” i będzie wymagane ustawienie hasła. W starszych wersjach kliknięcie „Zapisz jako” natychmiast otwiera okno przeglądania.
- Gdy na ekranie pojawi się okno zapisywania, musisz znaleźć sekcję „Narzędzia” na dole. Otwórz go i wybierz opcję „Opcje ogólne”.
- Okno Opcje ogólne umożliwia ograniczenie dostępu do dokumentu. Możesz ustawić dwa hasła – do przeglądania pliku i zmiany jego zawartości. Dostęp tylko do odczytu jest ustawiony jako preferowany dostęp przez to samo okno. Wypełnij pola wprowadzania hasła i kliknij przycisk „OK”, aby zapisać zmiany.
- Następnie trzeba będzie potwierdzić hasła – ponownie wpisać je kolejno w odpowiedniej formie. Po kliknięciu przycisku „OK” w ostatnim oknie, dokument będzie chroniony.
- Pozostaje tylko zapisać plik, po ustawieniu haseł program przywraca użytkownika do okna zapisywania.
Przy następnym otwarciu skoroszytu programu Excel pojawi się okno wprowadzania hasła. W przypadku ustawienia dwóch kodów – podglądu i zmiany – wejście odbywa się dwuetapowo. Nie ma potrzeby wprowadzania drugiego hasła, jeśli chcesz tylko przeczytać dokument.
Innym sposobem ochrony dokumentu jest użycie funkcji w sekcji Informacje.
- Otwórz zakładkę „Plik” i znajdź w niej sekcję „Szczegóły”. Jedną z opcji sekcji są „Uprawnienia”.
- Menu uprawnień otwiera się, klikając przycisk „Chroń książkę”. Druga pozycja na liście jest wymagana – „Szyfruj hasłem”. Wybierz, aby ustawić kod dostępu.
- Wprowadź nowe hasło w polu szyfrowania. Następnie musisz to potwierdzić w tym samym oknie. Na koniec naciśnij przycisk „OK”.
Uwaga! Możesz zrozumieć, że opcja jest włączona przez pomarańczową ramkę otaczającą sekcję „Uprawnienia”.
Ustawianie hasła dla poszczególnych komórek
Jeśli chcesz chronić niektóre komórki przed zmianą lub usunięciem informacji, pomocne będzie szyfrowanie hasła. Ustaw ochronę za pomocą funkcji „Zabezpiecz arkusz”. Domyślnie działa na całym arkuszu, ale po niewielkich zmianach w ustawieniach skupi się tylko na żądanym zakresie komórek.
- Wybierz arkusz i kliknij go prawym przyciskiem myszy. Pojawi się menu, w którym musisz znaleźć funkcję „Formatuj komórki” i ją wybrać. Otworzy się okno ustawień.
- Wybierz zakładkę „Ochrona” w oknie, które się otworzy, są dwa pola wyboru. Konieczne jest odznaczenie górnego okna – „Chroniona komórka”. Komórka jest obecnie niezabezpieczona, ale nie można jej zmienić po ustawieniu hasła. Następnie kliknij „OK”.
- Wybieramy komórki, które mają być chronione i wykonujemy odwrotną akcję. Musisz ponownie otworzyć „Formatuj komórki” i zaznaczyć pole „Zabezpieczona komórka”.
- W zakładce „Przegląd” znajduje się przycisk „Chroń arkusz” – kliknij na niego. Otworzy się okno z ciągiem hasła i listą uprawnień. Wybieramy odpowiednie uprawnienia – trzeba zaznaczyć pola obok nich. Następnie musisz wymyślić hasło, aby wyłączyć ochronę. Kiedy wszystko się skończy, kliknij „OK”.
Podczas próby zmiany zawartości komórki użytkownik zobaczy ostrzeżenie o ochronie i instrukcje, jak usunąć ochronę. Osoby bez hasła nie będą mogły wprowadzać zmian.
Uwaga! Możesz również znaleźć funkcję „Chroń arkusz” w zakładce „Plik”. Musisz przejść do sekcji informacyjnej i znaleźć przycisk „Uprawnienia” z kluczem i zamkiem.
Ustawianie hasła w strukturze książki
Jeśli ustawiona jest ochrona konstrukcji, istnieje kilka ograniczeń dotyczących pracy z dokumentem. Z książką nie możesz robić następujących rzeczy:
- kopiuj, zmieniaj nazwy, usuwaj arkusze w księdze;
- tworzyć arkusze;
- otwórz ukryte arkusze;
- kopiować lub przenosić arkusze do innych skoroszytów.
Zróbmy kilka kroków, aby zablokować zmiany struktury.
- Otwórz zakładkę „Recenzja” i znajdź opcję „Chroń książkę”. Tę opcję można również znaleźć w zakładce „Plik” – sekcja „Szczegóły”, funkcja „Uprawnienia”.
- Otworzy się okno z wyborem opcji ochrony oraz polem do wpisania hasła. Zaznacz obok słowa „Struktura” i wymyśl hasło. Następnie musisz kliknąć przycisk „OK”.
- Potwierdzamy hasło, a struktura księgi zostaje zabezpieczona.
Jak usunąć hasło w dokumencie Excel?
Możesz anulować ochronę dokumentu, komórek lub skoroszytu w tym samym miejscu, w którym został zainstalowany. Na przykład, aby usunąć hasło z dokumentu i anulować ograniczenie zmian, otwórz okno zapisywania lub szyfrowania i wyczyść wiersze z określonymi hasłami. Aby usunąć hasła z arkuszy i książek, musisz otworzyć zakładkę „Recenzja” i kliknąć odpowiednie przyciski. Pojawi się okno zatytułowane „Usuń ochronę”, wymagające wprowadzenia hasła. Jeśli kod jest poprawny, ochrona spadnie i zostaną otwarte akcje z komórkami i arkuszami.
Ważne! Jeśli hasło zostanie utracone, nie można go odzyskać. Program zawsze ostrzega o tym podczas instalowania kodów. W takim przypadku pomocne będą usługi stron trzecich, ale ich korzystanie nie zawsze jest bezpieczne.
Wnioski
Wbudowana ochrona dokumentu Excel przed edycją jest dość niezawodna – nie można odzyskać hasła, jest ono przekazywane do zaufanych osób lub pozostaje u twórcy tabeli. Wygoda funkcji ochronnych polega na tym, że użytkownik może ograniczyć dostęp nie tylko do całej tabeli, ale także do poszczególnych komórek czy edycji struktury księgi.