Spis treści
Zarządzanie czasem „Z pracą, którą mam i jestem uwięziony w bezużytecznym spotkaniu”
Ekonomistka Pilar Lloret wyjaśnia w „30-minutowych spotkaniach”, jak maksymalnie zoptymalizować te terminy pracy
Jeśli na powiadomienie o nowym spotkaniu w pracy prychasz z nieostrożnością i rezygnacją, coś jest nie tak. Takie spotkania w pracy powinny być narzędziami usprawniającymi naszą pracę zawodową, a często okazują się po prostu stratą czasu.
Ta sytuacja – znacznie bardziej powszechna niż się wydaje – była motywacją ekonomisty Pilar Lloret, specjalizujący się w analizie biznesowej i ryzyka, pisać «30-minutowe spotkania», książka, w której poprzez jasne wskazówki i rady proponuje sposób na zwiększenie efektywności tych spotkań, tym samym realizując swój cel.
Porozmawialiśmy z autorką i poprosiliśmy ją o klucze, aby przestać marnować czas i jak najlepiej wykorzystać spotkania, na które jesteśmy zmuszeni uczęszczać:
Dlaczego organizacja jest tak ważna przy planowaniu spotkania?
Jeśli nie będziemy mieli dobrego planowania i organizacji, cele nie będą jasne, ani punkty do omówienia, ani dostępny czas… Dlatego będziemy niekontrolowany czas trwania i nie spełnimy oczekiwań uczestników. Możemy się sfrustrować i będzie to strata czasu dla wszystkich.
Jakie negatywne skutki może mieć spotkanie, które jest źle zaplanowane i nie osiąga pożądanego celu?
Oprócz kosztów pod względem ekonomicznym uczęszczanie na spotkania źle zaplanowane, w których po 90, 60 lub 30 minutach nie dochodzi się do żadnych wniosków, generuje negatywne postrzeganie i zniechęcenie wśród uczestników. A jeśli ta sytuacja będzie się utrzymywać, łatwo jest z czasem zestresować się myśląc „z pracą, którą mam i muszę iść na bezużyteczne spotkanie”.
Wpływa to również negatywnie na opinię uczestników wobec organizatora, który w większości przypadków jest zazwyczaj szefem.
Dlaczego 30 minut to optymalny czas trwania spotkania?
30 minut to wyzwanie, które stawiam w książce na podstawie własnego doświadczenia w organizowaniu spotkań, które działają. Widocznie są spotkania, które będą potrzebować więcej czasu, inne, w których Twój cel można zrealizować nawet w krótszym czasie, a czasami 30, a nawet 60 minut samego spotkania można zastąpić na przykład telefonem lub e-mailem.
Jak działa postać decydenta, o którym mówisz w książce?
Kiedy mówimy o uczestnikach 30-minutowego spotkania, musi być jasne, że idealna liczba nie powinna przekraczać maksymalnie pięciu osób. A twój wybór musi być właściwy. Możemy wyróżnić postacie moderatora, koordynatora, sekretarza (może to być ta sama osoba) oraz uczestników. Zasadniczo podejmowanie decyzji na spotkaniu trwającym 30 minut i maksymalnie pięciu osobom jest zgodne i nie powinno generować konfliktu.
Jak zorganizować spotkanie, aby było jak najbardziej efektywne?
W pięciu punktach możemy podsumować, jak zorganizować spotkanie w następujący sposób. Pierwszym byłby zdefiniuj cel i pożądany wynik spotkania. Drugi, wybierz odpowiednich uczestników. Trzeci jest zaplanuj spotkanie; Między innymi sporządź agendę, wybierz miejsce, czas rozpoczęcia i czas trwania oraz wyślij go wraz z kluczowymi dokumentami spotkania do zainteresowanych w odpowiednim czasie, aby mogli je przygotować.
Po czwarte, musimy wziąć pod uwagę projektowanie konstrukcji spotkań, czyli zasady działania i oczywiście to, jak trwa 30 minut spotkania, są ustrukturyzowane merytorycznie. Wreszcie ważne jest, aby zrobić kontynuacja spotkania. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy są świadomi zawartych porozumień oraz, w przypadku konieczności przeprowadzenia jakichkolwiek działań następczych, jakie są zadania przydzielone każdemu z nich i czas realizacji