Na Dystansie na Uniwersytecie Psychologii Praktycznej pracujemy nad różnymi metodami samoorganizacji i poprawy efektywności. W tym jak właściwie ustalać priorytety.
Dlaczego warto decydować?.
Pierwszy powód jest oczywisty: najpierw zrobić najważniejsze rzeczy. Drugi powód jest mniej oczywisty: abyś w każdej chwili dokładnie wiedział, co robisz. Żeby nie było wyboru, bo to w momencie wyboru zaczynają się rzucanie, wymówki, myśli typu „Powinienem wejść na herbatę” i tak dalej.
Precz z rzucaniem, ustal priorytety.
Chciałbym podzielić się z wami moim autorskim sposobem ustalania priorytetów, o tej metodzie nie przeczytacie nigdzie indziej. Moim zdaniem jest to najskuteczniejszy sposób ustalania priorytetów, ale ma jedną wadę. Wymaga znajomości matematyki wyższej na drugą klasę, a raczej umiejętności mnożenia i dzielenia.
Więc wyobraź sobie, że ty masz lista rzeczy do zrobienia. Pozwólcie, że naszkicuję przykład:
- Nagraj film do witryny
- Zamów biurko komputerowe
- Odpowiadaj na pilne e-maile
- Zdemontuj pudełko w szafie
No to o taki spis został przeze mnie zdjęty z sufitu. Następnie ocenimy znaczenie każdego przypadku. Istotność będzie składać się z trzech parametrów:
- Znaczenie Jak ważne jest to zrobić? Czy stanie się coś strasznego, jeśli w ogóle tego nie zrobisz? Ile zależy od jego realizacji?
- Pilna sprawa — Jak szybko należy to zrobić? Rzuć wszystko i po prostu to zrób? Lub jeśli zrobisz to w ciągu tygodnia, czy to w zasadzie normalne?
- Złożoność — Jak długo potrwa ta praca? Czy muszę negocjować i wchodzić w interakcje z innymi ludźmi, aby to zrobić? Na ile jest to emocjonalnie i moralnie proste, czy wręcz przeciwnie, złożone i nieprzyjemne?
Oceń wszystkie przypadki na tych trzech parametrach w skali od 1 do 10 w kolejności ważność-pilność-trudność. W końcu otrzymasz coś takiego:
- Nagraj wideo dla strony 8 6 7
- Zamów biurko komputerowe 6 2 3
- Odpowiadaj na pilne e-maile 7 9 2
- Zdemontuj pudełko w szafie 2 2 6
Tak więc wszystkie sprawy są oceniane według trzech kryteriów: Istotność-Pilność-Złożoność, ale jak dotąd nie będzie możliwe ustalenie priorytetów, ponieważ nadal nie jest jasne, które sprawy umieścić na pierwszym miejscu, ważne czy pilne? A może najpierw te najprostsze, żeby można je było zrobić szybko i żeby nie rozpraszały?
Spriorytetyzować Przyjmujemy ostateczne znaczenie każdego przypadku.
Istotność = znaczenie * pilność / złożoność
Pomnóż ważność przez pilność i podziel przez złożoność. Tak więc na samej górze będziemy mieć rzeczy bardzo ważne i bardzo pilne, a jednocześnie bardzo proste. Cóż, na odwrót. A wtedy nasza lista będzie wyglądać tak:
- Nagraj wideo dla witryny 8 * 6 / 7 = 6.9
- Zamów biurko komputerowe 6 * 2 / 3 = 4.0
- Odpowiedz na pilne e-maile 7 * 9 / 2 = 31.5
- Zdemontuj pudełko w szafie 2 * 2 / 6 = 0.7
Użyłem kalkulatora do obliczenia i zaokrąglenia wartości do dziesiętnych, taka dokładność będzie w zupełności wystarczająca. Teraz widzimy, jak łatwo jest uporządkować rzeczy w kolejności priorytetów:
- Odpowiadaj na pilne e-maile 31.5
- Zrób wideo dla serwisu 6.9
- Zamów biurko komputerowe 4.0
- Zdemontuj pudełko w szafie 0.7
Najlepszą rzeczą w tej procedurze jest to, że nie są wymagane żadne złożone decyzje, istnieje gotowy algorytm, który zawsze będzie poprawnie ustalał priorytety. Twoim zadaniem jest jedynie adekwatna ocena wagi, pilności i złożoności sprawy, a następnie technika przejmuje kontrolę.
Ustal w ten sposób priorytety z listą, którą wykonałeś w poprzednim zadaniuaby upewnić się, że jest to nie tylko proste, ale że ostateczna lista jest całkiem adekwatna. Na pierwszym miejscu są te rzeczy, które są naprawdę rozsądne.