Spis treści
Załóżmy, że mamy zbudowaną tabelę przestawną z wynikami analizy sprzedaży według miesięcy dla różnych miast (w razie potrzeby przeczytaj ten artykuł, aby zrozumieć, jak je tworzyć ogólnie lub odświeżyć pamięć):
Chcemy nieco zmienić jego wygląd, aby wyraźniej wyświetlał potrzebne dane, a nie tylko zrzucać na ekran kilka liczb. Co można z tym zrobić?
Inne funkcje obliczeniowe zamiast banalnej kwoty
Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy pole obliczeniowe w obszarze danych i wybierzesz polecenie z menu kontekstowego Opcje pola (Ustawienia pola) lub w wersji Excel 2007 – Opcje pola wartości (Ustawienia pola wartości), otworzy się bardzo przydatne okno, za pomocą którego możesz ustawić kilka interesujących ustawień:
W szczególności możesz łatwo zmienić funkcję obliczania pola na oznaczającą, minimalną, maksymalną itp. Na przykład, jeśli zmienimy sumę na ilość w naszej tabeli przestawnej, to zobaczymy nie całkowity przychód, ale liczbę transakcji dla każdego produktu:
Domyślnie program Excel zawsze automatycznie wybiera sumowanie danych liczbowych. (Suma), a dla nienumerycznych (nawet jeśli na tysiąc komórek z liczbami jest przynajmniej jedna pusta lub z tekstem lub z liczbą w formacie tekstowym) – funkcja zliczania liczby wartości (Liczyć).
Jeśli chcesz zobaczyć w jednej tabeli przestawnej jednocześnie średnią, kwotę i ilość, tj. kilka funkcji obliczeniowych dla tego samego pola, możesz kilka razy wrzucić mysz w obszar danych pola, którego potrzebujesz z rzędu, aby uzyskać coś podobnego:
…a następnie ustaw różne funkcje dla każdego z pól, klikając je kolejno myszką i wybierając polecenie Opcje pola (Ustawienia pola)aby skończyć z tym, czego chcesz:
Jeśli w tym samym oknie Opcje pola naciśnij przycisk do tego (Opcje) lub przejdź do zakładki Dodatkowe obliczenia (w Excel 2007-2010), wtedy lista rozwijana stanie się dostępna Dodatkowe obliczenia (Pokaż dane jako):
Na tej liście możesz na przykład wybrać opcje Procent kwoty linii (% wiersza), Procent sumy według kolumny (% kolumny) or Udział w całości (% całości)aby automatycznie obliczyć procenty dla każdego produktu lub miasta. Tak np. będzie wyglądała nasza tabela przestawna z włączoną funkcją Procent sumy według kolumny:
Dynamika sprzedaży
Jeśli na liście rozwijanej Dodatkowe obliczenia (Pokaż dane jako) wybierz opcję wyróżnienie (Różnica), a w dolnych oknach Pole (pole bazowe) и Element (Pozycja podstawowa) wybierać Miesiąc и Wstecz (w rodzimej angielskiej wersji zamiast tego dziwnego słowa pojawiło się bardziej zrozumiałe) Poprzedni, tych. poprzedni):
…wtedy otrzymujemy tabelę przestawną, która pokazuje różnice w sprzedaży każdego kolejnego miesiąca od poprzedniego, czyli – dynamika sprzedaży:
A jeśli wymienisz wyróżnienie (Różnica) on Biorąc pod uwagę różnicę (% różnicy) i dodać formatowanie warunkowe aby podświetlić wartości ujemne na czerwono, otrzymujemy to samo, ale nie w rublach, ale jako procent:
PS
W programie Microsoft Excel 2010 wszystkie powyższe ustawienia obliczeń można wykonać jeszcze łatwiej – klikając prawym przyciskiem myszy dowolne pole i wybierając polecenia z menu kontekstowego Sumy za (Podsumuj wartości według):
… i Dodatkowe obliczenia (Pokaż dane jako):
Również w wersji Excel 2010 do tego zestawu dodano kilka nowych funkcji:
- % całości według wiersza nadrzędnego (kolumny) – pozwala obliczyć udział w stosunku do sumy częściowej dla wiersza lub kolumny:
W poprzednich wersjach można było obliczyć tylko proporcję w stosunku do całkowitej sumy.
- % skumulowanej kwoty – działa podobnie do funkcji sumy skumulowanej, ale wyświetla wynik jako ułamek, czyli w procentach. Wygodnie jest obliczyć np. procent wykonania planu lub budżetu:
- Sortowanie od najmniejszego do największego i odwrotnie – nieco dziwna nazwa funkcji rankingowej (RANK), która oblicza liczbę porządkową (pozycję) elementu na ogólnej liście wartości. Na przykład za jego pomocą wygodnie jest uszeregować menedżerów według ich całkowitych przychodów, określając, kto jest na jakim miejscu w ogólnej klasyfikacji:
- Czym są tabele przestawne i jak je budować
- Grupowanie liczb i dat z żądanym krokiem w tabelach przestawnych
- Tworzenie raportu w formie tabeli przestawnej na podstawie wielu zakresów danych źródłowych