Spis treści
Wielu użytkowników Excela, którzy często korzystają z tego programu, pracuje z dużą ilością danych, które nieustannie muszą być wprowadzane wiele razy. Rozwijana lista ułatwi zadanie, co wyeliminuje konieczność ciągłego wprowadzania danych.
Ta metoda jest prosta i po przeczytaniu instrukcji będzie zrozumiała nawet dla początkującego.
- Najpierw musisz utworzyć osobną listę w dowolnym obszarze arkusza uXNUMXbuXNUMXb. Lub, jeśli nie chcesz zaśmiecać dokumentu, aby móc go później edytować, utwórz listę na osobnym arkuszu.
- Po ustaleniu granic tabeli tymczasowej wpisujemy do niej listę nazw produktów. Każda komórka powinna zawierać tylko jedną nazwę. W rezultacie powinieneś otrzymać listę wykonaną w kolumnie.
- Po wybraniu tabeli pomocniczej kliknij ją prawym przyciskiem myszy. W otwartym menu kontekstowym zejdź w dół, znajdź element „Przypisz nazwę…” i kliknij go.
- Powinno pojawić się okno, w którym obok pozycji „Nazwa” należy wpisać nazwę tworzonej listy. Po wprowadzeniu nazwy kliknij przycisk „OK”.
Ważne! Tworząc nazwę dla listy, musisz wziąć pod uwagę szereg wymagań: nazwa musi zaczynać się od litery (spacja, symbol lub cyfra są niedozwolone); jeśli w nazwie występuje kilka słów, nie powinno być między nimi spacji (z reguły stosuje się podkreślenie). W niektórych przypadkach, aby ułatwić późniejsze wyszukiwanie wymaganej listy, użytkownicy zostawiają notatki w pozycji „Notatka”.
- Wybierz listę, którą chcesz edytować. U góry paska narzędzi w sekcji „Praca z danymi” kliknij element „Walidacja danych”.
- W menu, które się otworzy, w pozycji „Typ danych” kliknij „Lista”. Schodzimy w dół i wpisujemy znak „=” oraz nazwę nadaną wcześniej naszej liście pomocniczej („Produkt”). Możesz wyrazić zgodę, klikając przycisk „OK”.
- Pracę można uznać za zakończoną. Po kliknięciu każdej z komórek po lewej stronie powinna pojawić się specjalna ikona z osadzonym trójkątem, którego jeden róg jest skierowany w dół. Jest to interaktywny przycisk, który po kliknięciu otwiera listę wcześniej skompilowanych elementów. Pozostaje tylko kliknąć, aby otworzyć listę i wpisać nazwę w komórce.
Porada eksperta! Dzięki tej metodzie możesz stworzyć całą listę towarów dostępnych na magazynie i ją zapisać. W razie potrzeby pozostaje tylko utworzyć nową tabelę, w której trzeba będzie wpisać nazwy, które aktualnie trzeba rozliczać lub edytować.
Tworzenie listy za pomocą narzędzi programistycznych
Opisana powyżej metoda nie jest jedyną metodą tworzenia listy rozwijanej. Możesz również skorzystać z narzędzi programistycznych, aby wykonać to zadanie. W przeciwieństwie do poprzedniej ta metoda jest bardziej złożona, przez co jest mniej popularna, choć w niektórych przypadkach uznawana jest za niezbędną pomoc księgowego.
Aby stworzyć listę w ten sposób, musisz zmierzyć się z dużym zestawem narzędzi i wykonać wiele operacji. Chociaż efekt końcowy jest bardziej imponujący: można edytować wygląd, utworzyć wymaganą liczbę komórek i korzystać z innych przydatnych funkcji. Zacznijmy:
- Najpierw musisz podłączyć narzędzia programistyczne, ponieważ mogą one nie być domyślnie aktywne.
- Aby to zrobić, otwórz „Plik” i wybierz „Opcje”.
- Otworzy się okno, w którym na liście po lewej stronie szukamy „Dostosuj wstążkę”. Kliknij i otwórz menu.
- W prawej kolumnie musisz znaleźć element „Deweloper” i umieścić przed nim znacznik wyboru, jeśli go nie było. Następnie narzędzia powinny zostać automatycznie dodane do panelu.
- Aby zapisać ustawienia, kliknij przycisk „OK”.
- Wraz z pojawieniem się nowej karty w programie Excel pojawiło się wiele nowych funkcji. Wszystkie dalsze prace będą wykonywane za pomocą tego narzędzia.
- Następnie tworzymy listę z listą nazw produktów, która pojawi się w przypadku konieczności edycji nowej tabeli i wprowadzenia do niej danych.
- Aktywuj narzędzie programistyczne. Znajdź „Sterowanie” i kliknij „Wklej”. Otworzy się lista ikon, po najechaniu na nie wyświetlą się funkcje, które wykonują. Znajdujemy „Combo Box”, znajduje się w bloku „ActiveX Controls” i klikamy ikonę. Powinien się włączyć „Tryb projektanta”.
- Po wybraniu górnej komórki w przygotowanej tabeli, w której będzie umieszczona lista, aktywujemy ją klikając LPM. Ustal jego granice.
- Wybrana lista aktywuje „Tryb projektowania”. W pobliżu znajduje się przycisk „Właściwości”. Musi być włączona, aby kontynuować dostosowywanie listy.
- Opcje się otworzą. Znajdujemy wiersz „ListFillRange” i wpisujemy adresowanie listy pomocniczej.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, w menu, które się otworzy, przejdź do „Obiekt ComboBox” i wybierz „Edytuj”.
- Misja zakończona.
Uwaga! Aby lista wyświetlała kilka komórek z listą rozwijaną, konieczne jest, aby obszar przy lewej krawędzi, w którym znajduje się znacznik wyboru, pozostał otwarty. Tylko w tym przypadku możliwe jest przechwycenie znacznika.
Tworzenie połączonej listy
Możesz także tworzyć połączone listy, aby ułatwić sobie pracę w programie Excel. Zastanówmy się, co to jest i jak je wykonać w najprostszy sposób.
- Tworzymy tabelę z listą nazw produktów i ich jednostek miary (dwie opcje). Aby to zrobić, musisz zrobić co najmniej 3 kolumny.
- Następnie musisz zapisać listę z nazwami produktów i nadać jej nazwę. Aby to zrobić, po wybraniu kolumny „Nazwy”, kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij „Przypisz nazwę”. W naszym przypadku będzie to „Food_Products”.
- Podobnie musisz wygenerować listę jednostek miary dla każdej nazwy każdego produktu. Uzupełniamy całą listę.
- Aktywuj górną komórkę przyszłej listy w kolumnie „Nazwy”.
- Pracując z danymi, kliknij weryfikację danych. W rozwijanym oknie wybierz „Lista”, a poniżej wpisujemy przypisaną nazwę dla „Nazwy”.
- W ten sam sposób kliknij górną komórkę w jednostkach miary i otwórz „Sprawdź wartości wejściowe”. W akapicie „Źródło” piszemy wzór: =ADR.POŚR(A2).
- Następnie musisz zastosować token autouzupełniania.
- Gotowy! Możesz zacząć wypełniać tabelę.
Wnioski
Listy rozwijane w programie Excel to świetny sposób na ułatwienie pracy z danymi. Pierwsza znajomość metod tworzenia list rozwijanych może sugerować złożoność realizowanego procesu, ale tak nie jest. To tylko iluzja, którą łatwo przezwyciężyć po kilku dniach praktyki zgodnie z powyższymi instrukcjami.