Spis treści
Podczas przenoszenia tabeli z zewnętrznego źródła do Excela często pojawiają się sytuacje z przesunięciem komórek z informacjami i tworzeniem pustek. Przy stosowaniu formuł dalsza praca nie jest możliwa. W związku z tym pojawia się pytanie: jak szybko usunąć puste komórki?
Przypadki, w których można usunąć puste komórki
Podczas operacji może nastąpić przesunięcie danych, co nie jest pożądane. Usuwanie odbywa się tylko w niektórych przypadkach, na przykład:
- Brak informacji w całym wierszu lub kolumnie.
- Nie ma logicznego połączenia między komórkami.
Klasyczna metoda usuwania pustek to jeden element na raz. Ta metoda jest możliwa, jeśli pracujesz z obszarami, które wymagają drobnych korekt. Obecność dużej liczby pustych komórek prowadzi do konieczności zastosowania metody usuwania partii.
Rozwiązanie 1: usuń, wybierając grupę komórek
Najłatwiej jest użyć specjalnego narzędzia do zaznaczania grup komórek. Proces realizacji:
- Wybierz obszar problemowy, w którym zgromadziły się puste komórki, a następnie naciśnij klawisz F5.
- Ekran powinien otworzyć następujące okno poleceń. Kliknij interaktywny przycisk Wybierz.
- Program otworzy kolejne okno. Wybierz „Puste komórki”. Zaznacz pole i kliknij OK.
- Istnieje automatyczny wybór niewypełnionych miejsc. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolny obszar, który nie zawiera informacji, aktywuje otwarcie okna, w którym należy kliknąć „Usuń”.
- Następnie otworzy się „Usuń komórki”. Zaznacz pole „Komórki z przesunięciem w górę”. Zgadzamy się, naciskając przycisk „OK”.
- W rezultacie program automatycznie usunie miejsca, które należy poprawić.
- Aby usunąć zaznaczenie, kliknij LPM w dowolnym miejscu w tabeli.
Uwaga! Metoda usuwania z przesunięciem jest wybierana tylko w przypadkach, gdy za obszarem zaznaczenia nie ma wierszy zawierających jakiekolwiek informacje.
Rozwiązanie 2: Zastosuj filtrowanie i formatowanie warunkowe
Ta metoda jest bardziej skomplikowana, dlatego przed przystąpieniem do wdrożenia zaleca się najpierw zapoznać się ze szczegółowym planem realizacji każdego działania.
Uwaga! Główną wadą tej metody jest to, że służy do pracy z pojedynczą kolumną, która nie zawiera formuł.
Rozważ sekwencyjny opis filtrowania danych:
- Wybierz obszar jednej kolumny. Znajdź element „Edycja” na pasku narzędzi. Po kliknięciu pojawi się okno z listą ustawień. Przejdź do zakładki „Sortuj i filtruj”.
- Wybierz filtr i aktywuj LPM.
- W rezultacie aktywowana jest górna komórka. Z boku pojawi się ikona w kształcie kwadratu ze strzałką w dół. Wskazuje to na możliwość otwarcia okna z dodatkowymi funkcjami.
- Kliknij przycisk i w zakładce, która się otworzy, odznacz pole obok pozycji „(Puste)”, kliknij „OK”.
- Po wykonaniu manipulacji w kolumnie pozostaną tylko wypełnione komórki.
Porada eksperta! Usuwanie pustych przestrzeni za pomocą filtrowania jest odpowiednie tylko wtedy, gdy wokół nie ma wypełnionych komórek, w przeciwnym razie podczas wykonywania tej metody wszystkie dane zostaną utracone.
Przyjrzyjmy się teraz, jak wykonać formatowanie warunkowe wraz z filtrowaniem:
- Aby to zrobić, wybierz obszar problemu i po znalezieniu paska narzędzi „Style” aktywuj przycisk „Formatowanie warunkowe”.
- W oknie, które się otworzy, znajdź wiersz „Więcej” i kliknij ten link.
- Następnie w oknie, które pojawi się w lewym polu, wprowadź wartość „0”. W prawym polu wybierz odpowiednią opcję wypełnienia kolorem lub pozostaw wartości domyślne. Klikamy „OK”. W efekcie wszystkie komórki z informacjami zostaną pomalowane na wybrany przez Ciebie kolor.
- Jeśli program usunie wcześniej dokonaną selekcję, robimy to ponownie i włączamy narzędzie „Filtr”. Najedź kursorem na wartość „Filtruj według koloru komórki” lub według czcionki i aktywuj jedną z pozycji.
- W rezultacie pozostaną tylko komórki pokolorowane kolorem, a zatem wypełnione danymi.
- Ponownie wybierz strefę pokolorowaną kolorem i znajdź przycisk „Kopiuj” u góry paska narzędzi, naciśnij go. Jest reprezentowany przez dwa nałożone na siebie arkusze.
- Wybierając inny obszar na tym arkuszu, dokonujemy kolejnego wyboru.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu, w którym znajdujemy „Wartości”. Ikona prezentowana jest w formie tabletu z cyfrową wyliczeniem 123, klik.
Uwaga! Przy wyborze strefy konieczne jest, aby górna część znajdowała się poniżej dolnej linii podświetlonej listy.
- W efekcie skopiowane dane są przesyłane bez stosowania filtru barwnego.
Dalszą pracę z danymi można wykonać lokalnie lub przenosząc je do innego obszaru arkusza.
Rozwiązanie 3: zastosuj formułę
Usunięcie pustych komórek tabeli w ten sposób ma pewne trudności i dlatego jest mniej popularne. Trudność polega na wykorzystaniu wzoru, który musi być przechowywany w osobnym pliku. Przejdźmy przez proces w kolejności:
- Wybierz zakres komórek, które wymagają dostosowania.
- Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i znajdujemy polecenie „Przypisz nazwę”. Przypisz nazwę do wybranej kolumny, kliknij OK.
- W dowolnym miejscu arkusza wybierz wolną strefę, która odpowiada wielkości obszaru, w którym dokonywana jest regulacja. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wprowadź inną nazwę.
- Po tym, jak musisz aktywować najwyższą komórkę wolnego obszaru i wprowadzić do niej formułę: =JEŻELI(WIERSZ() -WIERSZ(Korekta)+1>NIEZNAWANIA(Nazwiska)-LICZ.PUSTE(Nazwiska);””;POŚREDNI(ADRES(NISKI((JEŻELI(Nazwiska<>„”,WIERSZ(Nazwiska);WIERSZ() + WIERSZE(Nazwiska));ROW()-ROW(korekta)+1);KOLUMNA(nazwiska);4))).
Uwaga! Nazwy obszarów są wybierane arbitralnie. W naszym przykładzie są to „Nazwiska” i „Dostosowanie”.
- Po wprowadzeniu tych formuł naciśnij kombinację klawiszy „Ctrl + Shift + Enter”. Jest to konieczne, ponieważ formuła zawiera tablice.
Rozciągnij górną komórkę w dół do granic wcześniej zdefiniowanego obszaru. Powinna zostać wyświetlona kolumna z przesłanymi danymi, ale bez pustych komórek.
Wnioski
Usuwanie pustych komórek możliwe jest na kilka sposobów, każdy z nich różni się stopniem skomplikowania, dzięki czemu zarówno niedoświadczony, jak i zaawansowany użytkownik arkusza kalkulacyjnego może wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie opcję.