Spis treści
Wielu z nas jest pochłoniętych codziennym życiem i rutyną — gotowanie, spotkania rodziców, chodzenie do kliniki, praca… Jak zrozumieć, który biznes jest pilny, a który nie? Jak ważne jest delegowanie uprawnień i prośby o pomoc? Psycholog kliniczny Elena Tukhareli pomaga zrozumieć.
Świat już dawno zrobił krok do przodu zarówno pod względem warunków życia, jak i stosunku do życia codziennego. Nie byłoby łatwo wytłumaczyć naszym babciom, że na nic nie mamy czasu, bo one musiały wszystkim zarządzać — pracować, prowadzić gospodarstwo domowe, wyżywić rodziny. Ale we współczesnym świecie czas, elastyczność i różnorodne umiejętności są bardziej cenione niż umiejętność prania „w otworze”. Przecież dziś zmywanie i zmywanie naczyń można „oddelegować” na sprzęt AGD (a potem ktoś musi załadować brudne pranie do bębna i wytrzeć naczynia po umyciu), ale ważniejsze zadania na całe życie nie.
Aby nie stać się ofiarą „blokad”, warto nauczyć się rozdzielać zadania według priorytetu wykonania (jeśli mówimy o obowiązkach zawodowych) i przez prawdę pragnienia w danym momencie (jeśli np. myślimy o tym, jak spędzić dzień).
Do podziału zadań wygodnie jest zastosować technikę planowania — macierz Eisenhowera. Tworzenie jest całkiem proste. Piszemy listę zadań i przy każdym zaznaczamy: ważne czy nie? Pilne czy nie? I narysuj taki stół:
Kwadrant A — sprawy ważne i pilne
Oto zadania, które, jeśli nie zostaną spełnione, zagrażają Twoim celom i problemom związanym ze zdrowiem. Na przykład pilne listy, projekty wymagające pilnej dostawy, ostry ból lub pogorszenie.
Przy idealnym planowaniu ten kwadrant pozostaje pusty, ponieważ nie gromadzisz zadań, które trzeba będzie rozwiązać w pośpiechu. Nie jest straszne, jeśli pojawią się tutaj jakieś punkty, ważne jest, aby było ich niewiele. W przeciwnym razie będziesz musiał zrewidować listę terminów i spraw.
Kwadrant B — ważny, ale nie pilny
Często jest to nasza główna działalność: ważne sprawy, które nie mają terminów, co oznacza, że możemy nad nimi pracować w trybie zrelaksowanym. Są to cele wymagające planowania i ukierunkowane na strategiczny rozwój. Lub rzeczy związane z samorozwojem i utrzymywaniem więzi społecznych, na przykład: wysłuchaj wykładu lub pójdź na siłownię, spotkaj się z przyjaciółmi, zadzwoń do krewnych.
Musisz być ostrożny, ponieważ jeśli opóźnisz wykonanie zadań z tego kwadrantu, mogą one „przesunąć się” do kwadrantu A.
Kwadrant C — pilne, ale nieważne
Mówimy o rozproszeniu: wykonywanie zadań z tego kwadrantu nie pomaga w osiągnięciu celu, a wręcz przeciwnie, uniemożliwia skupienie się na tym, co naprawdę ważne, zmniejsza wydajność i wyczerpuje. Najczęściej są to zadania rutynowe, które jednak bezlitośnie „pożerają” nasz cenny czas.
Delegacja pomoże nam uporać się z nimi: na przykład, gdy kończysz raport w domu, możesz poprosić partnera, aby wyprowadził psa lub opłacił rachunki. Najważniejsze, aby nie mylić ich z zadaniami, które powinny być w kwadrancie A: upewnij się, że zadania naprawdę nie są ważne.
Kwadrant D — rzeczy niepilne i nieważne
To niezwykle ciekawy kwadrant: gromadzą się tu rzeczy, które nie są przydatne, ale strasznie lubimy. Może to być na przykład studiowanie różnych witryn i czytanie wiadomości w komunikatorach — to, co zwykle nazywamy „czasami trzeba odpocząć”. Często te czynności zabierają czas z dala od innych zadań.
Nie oznacza to, że powinieneś całkowicie zrezygnować z rozrywki, ale musisz zachować równowagę w każdym kwadrancie. Jeśli za kilka dni masz ważną prezentację, a potem spędzasz czas na rzeczach z kwadrantu D, później ryzykujesz pośpiech w kwadrancie A.
Przykład matrycy pokazuje, że dla każdego z nas ważne jest, aby móc delegować i prosić o pomoc. To nie zawsze czyni nas słabymi w oczach innych. Takie podejście sugeruje raczej, że jesteśmy w stanie odpowiednio ocenić nasze możliwości oraz przydzielić czas i zasoby.
A co z prokrastynacją?
Czasami dzieje się tak: rzeczy chodzą po gardło, ale nie chcesz niczego brać, więc w ogóle nic nie robisz. Przewijanie kanałów mediów społecznościowych lub trzymanie się serii. Wszystko to jest bardzo podobne do prokrastynacji — tendencji do ciągłego odkładania na później nawet ważnych i pilnych rzeczy.
Zwlekanie nie jest równoznaczne z lenistwem, nie mówiąc już o odpoczynku. Kiedy człowiek jest leniwy, nie doświadcza negatywnych emocji i nie ponosi nieprzyjemnych konsekwencji. Odpoczywając uzupełnia zapasy energii i jest naładowany pozytywnymi emocjami. A w stanie prokrastynacji marnujemy energię na bezsensowne czynności i odkładamy ważne rzeczy na ostatnią chwilę. W rezultacie nie robimy wszystkiego lub robimy to, czego potrzebujemy, ale robimy to słabo, a to obniża naszą samoocenę, prowadzi do poczucia winy, stresu i utraty produktywności.
Osoby niespokojne i perfekcjoniści są bardziej podatni na zwlekanie, którzy woleliby podjąć się jakiegoś zadania całkowicie lub będą go ciągle odkładać, jeśli nie potrafią wykonać swojego planu wystarczająco perfekcyjnie dla swojego obrazu świata. W takich sytuacjach pomocne może być dobre zaplanowanie rzeczy, znalezienie zaufanej osoby, która je przeprowadzi, oraz praca z dodatkowymi świadczeniami. Czyli warto zadać sobie pytanie: co daje mi opóźnienia w sprawach? Co z tego dostanę?
Jeśli masz trudności z planowaniem i realizacją zadań i podejrzewasz, że winna jest także prokrastynacja, spróbuj współpracować ze specjalistą od samooceny i pewności siebie, w obawie przed niedoskonałością i popełnianiem błędów. Po tym znacznie łatwiej będzie ci uporządkować swoje życie.