Konwertuj CSV na Excel jako tabelę

Zawartość baz danych jest zwykle wyodrębniana jako plik .csv. Jest to jednak tylko plik tekstowy, niezbyt czytelny. Do pracy z zawartością bazy danych konieczne jest przedstawienie jej w innym formacie – często arkusze Excela są najwygodniejsze. O tym, jakie metody istnieją, aby to zrobić, która jest lepsza i jakie błędy występują podczas przesyłania danych, zostaną omówione w tym artykule.

Jak przekonwertować CSV do formatu Excel

Dokument CSV pobrany z bazy danych można przenieść do Excela na różne sposoby. Omówimy trzy z nich:

1. Bezpośrednie otwieranie w Excelu.
2. Otwieranie za pomocą Eksploratora Windows.
3. Importuj dokument ze zmianą formatu.

Otwieranie dokumentu CSV w Excelu

Excel może otwierać dokumenty .csv bezpośrednio bez konwersji. Format nie zmienia się po otwarciu w ten sposób, rozszerzenie .csv jest zapisywane – chociaż rozszerzenie można zmienić po edycji.

1. Uruchom program Excel, kliknij „filet", Następnie"Otwarte".
2. W wyświetlonym oknie wybierz opcję „Pliki tekstowez rozwiniętej listy.

3. Znajdź potrzebny dokument i kliknij go dwukrotnie.

Dokumenty .csv otwierają się w Excelu natychmiast, bez żadnych dodatkowych manipulacji. Ale pliki .txt będą wymagały konwersji – pojawi się okno „Kreatory importu tekstu".

Zdarzają się przypadki, kiedy lepiej nie otwierać dokumentu bezpośrednio, ale zadzwonić Mistrz. Takie podejście jest uzasadnione w następujących przypadkach:

• znak oddzielający użyty w dokumencie jest niestandardowy lub istnieje kilka ich odmian;
• dokument zawiera daty w różnych formatach;
• konwertujesz liczby zaczynające się od zer i chcesz je zachować w ten sposób;
• zanim prześlesz dane, chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądał efekt końcowy;
• generalnie potrzebujesz większej przenośności.

Mistrz rozpocznie się, jeśli zmienisz rozszerzenie dokumentu na .txt. Możesz też inaczej zacząć importować plik, co zostanie omówione później, po opisaniu drugiej metody otwierania.

Jeśli wprowadzisz zmiany w dokumencie po jego otwarciu, program Excel poprosi o zapisanie go jako .xls (lub .xlsx), ponieważ w przeciwnym razie część formatowania zostanie utracona. Wtedy zawsze będzie możliwość zmiany formatu z powrotem, jednak inna część treści może zostać utracona – zera mogą zniknąć na początku numerów, niektóre zapisy mogą zmienić swój wygląd.

Otwieranie dokumentu CSV za pomocą Eksploratora Windows

Ta ścieżka nie różni się zasadniczo od poprzedniej. Aby otworzyć dokument, po prostu kliknij go dwukrotnie w Eksploratorze Windows.

Przed otwarciem upewnij się, że obok nazwy dokumentu znajduje się ikona programu Excel, a nie inna – oznacza to, że Excel jest wybrany jako program, który ma otwierać takie pliki. W przeciwnym razie otworzy się inny program. Możesz go zmienić na Excel w ten sposób:

1. Wywołaj menu kontekstowe, klikając prawym przyciskiem myszy dowolny plik .csv i zastosuj Otwórz za pomocą… > Wybierz program.
2. wybierać Excel (komputer) of Zalecane programy, wskaż go jako program, który powinien być zawsze używany do takich plików (zaznacz pole poniżej) i zamknij okno naciskając OK.

Importuj CSV do Excela

Możliwe jest również przekształcenie otwartego dokumentu w skoroszyt programu Excel. Format zmieni się na .xls we wcześniejszych wersjach programu Excel (2000, 2003) i .xlsx we wszystkich innych. Cała zawartość zostanie wyświetlona na jednym arkuszu.

1. Kliknij komórkę w arkuszu, w której ma się rozpocząć import. Jest to zwykle pierwsza komórka w tabeli, A1. Zaczynając od tego, tyle wierszy ile jest w otwartym pliku i tyle kolumn ile jest wartości w każdej kolumnie zostanie wypełnionych.
2. W zakładce „Dane" w grupie "Pobieranie danych zewnętrznych” Wybierz "Z tekstu”.

3. W wyświetlonym oknie znajdź żądany dokument i kliknij go dwukrotnie (możesz również użyć przycisku import na dole okna).

4. Następnie musisz postępować zgodnie z instrukcjami krok po kroku otwartego Kreatory importu tekstu.

Poniższy obraz przedstawia oryginalny dokument i oczekiwany wynik. Aby po imporcie wszystko wyglądało dokładnie tak, musisz zastosować różne ustawienia, które zostaną omówione później.

Krok 1. Kreator poprosi o wybranie typu pliku – jak można się domyślić, będzie to „z separatorami" (po angielsku - rozgraniczony) oraz wiersz, od którego rozpocznie się przenoszenie treści – najprawdopodobniej trzeba zacząć od warunki 1jeśli nie chcesz przenosić tylko części treści. Poniższe okno pokaże pierwsze wiersze z wybranego dokumentu.

Krok 2. Teraz musisz zrozumieć, który z nich jest używany separator (może być więcej niż jeden) w pliku i podaj ten znak w Masters. Ma opcje do wyboru spośród standardowych ograniczników, ale jeśli w dokumencie używany jest nietypowy znak, możesz wybrać Inne i wprowadź żądany znak. W pliku używanym do demonstracji ogranicznikami są − Przecinek и zakładka. Przecinki oddzielają komórki z cechami produktu, takimi jak numer seryjny i ilość sprzedanych egzemplarzy, a zakładki oddzielają jeden produkt od drugiego – informacje o każdym muszą zaczynać się w nowej linii.

Niezbędne jest również zdefiniowanie i sprecyzowanie ogranicznik tekstu. Jest to znak umieszczony przed i po każdym fragmencie tekstu, który musi znajdować się w jednej komórce. Dzięki delimiterowi każdy taki segment jest postrzegany jako odrębna wartość, nawet jeśli w jego wnętrzu znajdują się znaki dobrane do oddzielenia wartości. W naszym dokumencie każda wartość jest obramowana cudzysłowami – dlatego nawet jeśli zawiera przecinek (np. „zacznij, potem kontynuuj”), cały jej tekst zostanie umieszczony w jednej komórce, a nie w dwóch kolejnych.

Krok 3. Tutaj wystarczy spojrzeć na podgląd i jeśli nie pokazuje żadnych niedopuszczalnych wad, kliknąć koniec. Może się zdarzyć, że niektóre wartości będą oddzielone nie jednym separatorem, a kilkoma, w wyniku czego między nimi pojawią się komórki bez wartości. Aby temu zapobiec, zaznacz pole wyboru Traktuj kolejne ograniczniki jako jeden.

5. Wybierz ścieżkę docelową (może to być nowy arkusz lub istniejący arkusz) i kliknij OKaby zakończyć proces importu.

Możesz także kliknąć Materiały — są inne możliwości. Na przykład możesz formatować zawartość, dostosowywać znaczniki i sposób aktualizowania informacji.

Czasami wynik konwersji jest daleki od oczekiwanego. Jak można zmienić ten wynik, zostanie omówione w następnej części artykułu.

Problemy podczas konwersji i ich rozwiązania

Przez cały czas istnienia formatu CSV nikt nie zadał sobie trudu, aby go oficjalnie udokumentować. Dlatego chociaż zakłada się, że do oddzielania wartości należy używać przecinków, w rzeczywistości różne bazy danych używają różnych separatorów – średników, tabulatorów i innych.

Ograniczniki tekstu również mogą się różnić – najczęściej są to znaki cudzysłowu lub kolejność bajtów. Może w ogóle nie być ograniczników – wtedy znak używany jako separator jest zawsze postrzegany jako taki (wtedy zwykle nie jest to przecinek – jest używany zbyt często w tekście – ale inny, mniej powszechny znak).

Pliki niestandardowe mogą nie otwierać się poprawnie – aby wyświetlały się tak, jak powinny, należy zmienić ustawienia komputera lub programu otwierającego. Zobaczmy, jakie są trudności i jakie rozwiązania dla nich istnieją.

Plik nie otwiera się poprawnie

Dowód. Cała treść dokumentu umieszczona jest w pierwszej kolumnie.

Spowodować. W dokumencie jako ogranicznika używany jest znak, który nie jest oznaczony jako taki w ustawieniach komputera lub jest zarezerwowany dla innej funkcji. Na przykład przecinek może być zarezerwowany do oddzielania części dziesiętnych liczby, a zatem nie może oddzielać wartości w pliku.

Rozwiązania. Istnieją różne sposoby rozwiązania tego problemu:

1. Zmień znak oddzielający w samym dokumencie. Otwórz go w Notatniku lub podobnym edytorze i w początkowej linii (puste, wszystkie dane powinny znajdować się w liniach poniżej), wpisz następujący tekst:

• zmienić separator na przecinek: września
• zmienić na średnik: wrz=;

Kolejny znak napisany po wrz = w początkowym wierszu, stanie się również ogranicznikiem.

2. Znak separatora użyty w pliku można również określić w samym programie Excel. W wersjach 2016, 2013 lub 2010 musisz w tym celu otworzyć zakładkę Dane i wybierz „Tekst według kolumn” w grupie "Praca z danymi”.

Spowoduje to otwarcie okna „Kreatory do rozmieszczania tekstu w kolumnach”. Tam z proponowanych formatów danych należy wybrać te z separatorami. Następnie musisz nacisnąć Następna a po wybraniu ogranicznika, koniec.

3. Aby automatycznie otworzyć dokument za pomocą Kreator importu, a nie tylko w arkuszu Excela, rozszerzenie można zmienić z .csv na .txt. W Masters możliwe jest określenie dowolnego znaku jako separatora – jak to zrobić, omówiono wcześniej w artykule.
4. Użyj VBA. Możesz użyć np. – nadaje się do Excela 2000 lub 2003. Kod można zmienić tak, aby pasował do innych wersji.

Przedstawione powyżej rozwiązania są przeznaczone dla pojedynczych dokumentów, których ustawienia różnią się od zwykłych. Te sekwencje działań będą musiały zostać zastosowane dla każdego pliku, który nie otwiera się poprawnie. Jeśli większość dokumentów nie otwiera się poprawnie, być może najlepszym rozwiązaniem jest zmiana ustawień komputera – jest to omówione w piątym rozwiązaniu.

5. Zmień separator i kropkę dziesiętną w ustawieniach komputera

В Panel sterowania, wywoływany przez przycisk Start, Wybierz "Dodatkowe opcje” z listy "Standardy regionalne”. Po kliknięciu pojawi się oknoUstawienie formatu” – w nim można wybrać „Oddzielacz listy" oraz separator części całkowitej i ułamkowej liczby. Jeśli pliki wymagają przecinka jako separatora, najpierw ustaw kropkę jako kropkę dziesiętną. Może się okazać, że jest odwrotnie – potrzebny jest średnik jako znak rozdzielający. Następnie dla ułamków możesz zostawić dowolny znak, nie spowoduje to konfliktu.

Po zakończeniu wszystkich ustawień kliknij OK na obu otwartych oknach – zamkną się, a zmiany zostaną zapisane. Pamiętaj, że działają one teraz we wszystkich programach na komputerze.

Wyeliminuj wiodące zera

Znak. Niektóre wartości w dokumencie źródłowym to liczby zaczynające się od zer, które nie są oddzielone znakiem ułamka (na przykład szyfry i kody ze stałą liczbą cyfr, loginy i hasła, odczyty liczników i przyrządów). W Excelu zera na początku takich liczb znikają. Jeśli edytujesz plik, a następnie zapiszesz go jako skoroszyt programu Excel, nie będzie już można znaleźć w tym skoroszycie, gdzie były te liczby z zerami.

Spowodować. Excel ma osobne formaty tekstu i liczb. W plikach tekstowych nie ma takiej separacji, dlatego Excel przypisuje format General do wszystkich wartości. Oznacza to, że tekst jest wyświetlany jako tekst, a liczby bez znaków alfabetycznych są wyświetlane jako liczba, która nie może zaczynać się od zer.

Rozwiązanie. Zmień rozszerzenie na .txt, aby włączyć Kreatora importu po otwarciu dokumentu. Gdy dojdziesz do kroku 3, zmień format kolumn z liczbami zaczynającymi się od zer na tekst.

Niektóre wartości wyglądają jak daty

Znak. Daty wyświetlają wartości, które pierwotnie są zwykłym tekstem lub liczbami.

Spowodować. Ogólny format polega na zamianie wartości na daty przypominające te w programie Excel. Jeśli dokument CSV zawiera pojedynczą wartość, taką jak may12, to w arkuszu Excela zostanie wyświetlona jako data.

Rozwiązanie. Podobnie jak w poprzednim przypadku. Zmień rozszerzenie na .txt, w Masters zmień format wartości przekonwertowanych na daty na tekst.

Jeśli wręcz przeciwnie, chcesz wyświetlić zawartość określonej kolumny jako daty, ustaw dla niej format dane. Istnieje kilka rodzajów formatu daty, więc wybierz ten, którego potrzebujesz z listy.

Jak zaimportować wiele plików CSV do programu Excel?

Excel może otwierać wiele plików CSV jednocześnie.

1. Naciśnij przycisk Plik> Otwórz i wybierz opcję Pliki tekstowe z rozwijanej listy poniżej.
2. Aby wybrać wiele plików obok siebie, najpierw wybierz pierwszy, a następnie kliknij Shift i kliknij ostatnią. Oprócz wybranych plików zostaną wybrane wszystkie pliki pomiędzy nimi.
3. Kliknij Otwarte.

Wadą tej metody jest to, że każdy wybrany plik będzie otwierany osobno w Excelu. Przechodzenie od jednego dokumentu do drugiego może zwiększyć koszty czasu. Jednak wtedy można skopiować zawartość wszystkich z nich do arkuszy w tym samym skoroszycie.

Wyjaśnienie było długie, jednak teraz będziesz mógł otworzyć dowolny plik CSV w Excelu bez większych trudności. Jeśli na pierwszy rzut oka coś wydaje się niezrozumiałe, po prostu postępuj zgodnie ze wskazanymi krokami, a wszystko stanie się jasne.