Spis treści
Konsolidacja danych to funkcja w Excelu, dzięki której użytkownicy mają możliwość łączenia danych z kilku tabel w jedną, a także łączenia arkuszy znajdujących się w tych samych lub różnych plikach w jeden.
Oficjalne wymagania dotyczące tabel niezbędnych do zakończenia konsolidacji
Opcja o nazwie „Konsolidacja” nie zadziała, jeśli tabele nie spełniają wymagań. Aby pomyślnie zakończyć procedurę scalania danych, musisz:
- sprawdź tabelę pod kątem pustych wierszy/kolumn i usuń je, jeśli są;
- używaj tych samych szablonów;
- postępuj zgodnie z nazwami kolumn, nie powinny się one różnić.
Podstawowe metody konsolidacji w Excelu
Łącząc dane z różnych raportów, tabel, zakresów tego samego typu w jeden wspólny plik, możesz użyć kilku różnych metod. Poniżej zostaną omówione dwie główne metody podsumowywania danych: według pozycji i według kategorii.
- W pierwszym wariancie dane w pierwotnych regionach są w tej samej kolejności, w jakiej stosowane są identyczne etykiety. Zwiń według pozycji, aby połączyć dane z 3-4 arkuszy opartych na tym samym szablonie, na przykład sprawozdania finansowe są odpowiednie do sprawdzenia tej metody.
- W drugiej opcji: dane są w kolejności losowej, ale mają identyczne etykiety. Konsoliduj według kategorii, aby łączyć dane z wielu arkuszy z różnymi układami, ale z identycznymi etykietami danych.
Ważne! Ta metoda ma wiele wspólnego z tworzeniem tabeli przestawnej. Możesz jednak reorganizować kategorie w tabeli przestawnej.
- Istnieje również trzeci sposób łączenia danych – jest to konsolidacja za pomocą formuł. To prawda, że jest rzadko używany w praktyce, ponieważ zajmuje dużo czasu od użytkownika.
Instrukcje krok po kroku dotyczące przeprowadzania konsolidacji w programie Excel
Następnie rozważymy najłatwiejszy i najszybszy sposób konsolidacji.
Jak więc dołączyć do wielu stołów:
- Najpierw musisz utworzyć nowy arkusz, po czym oprogramowanie automatycznie doda go po prawej stronie. W razie potrzeby możesz przeciągnąć arkusz w inne miejsce (na przykład na koniec listy) za pomocą lewego przycisku myszy.
- Dodany arkusz, stań w celi, z którą będziesz pracować. Następnie przejdź do zakładki „Dane”, znajdź sekcję „Praca z danymi”, kliknij element o nazwie „Konsolidacja”.
- Na monitorze pojawi się małe okno ustawień.
- Następnie musisz wybrać odpowiednią funkcję, aby połączyć dane.
- Po wybraniu funkcji przejdź do pola „Link”, klikając w nim. Tutaj musisz wybrać zakres komórek jeden po drugim. Aby to zrobić, najpierw przełącz się na arkusz z pierwszą płytką.
- Następnie wybierz płytę wraz z nagłówkiem. Upewnij się, że wszystko jest zrobione poprawnie, a następnie kliknij ikonę „Dodaj”. Nawiasem mówiąc, możesz samodzielnie zaktualizować / zmienić współrzędne za pomocą klawiatury, ale jest to niewygodne.
- Aby wybrać zakres z nowego dokumentu, najpierw otwórz go w programie Excel. Następnie rozpocznij proces scalania w pierwszej książce i przejdź do drugiej, wybierz w niej odpowiedni arkusz, a następnie wybierz określoną część komórek.
- W efekcie powstanie pierwszy wpis na „Liście Przedziałów”.
- Wróć do pola „Link”, usuń wszystkie zawarte w nim informacje, a następnie dodaj współrzędne pozostałych tablic do listy zakresów.
- Zaznacz pola obok następujących funkcji: „Etykiety górnych wierszy”, „Wartości lewej kolumny”, „Generuj łącza do danych źródłowych”.
- Następnie kliknij „OK”.
- Excel wykona procedurę i utworzy nowy dokument zgodnie z ustawionymi parametrami i wybranymi funkcjami.
W przykładzie wybrano linkowanie, więc dane wyjściowe zostały pogrupowane, aby pomóc pokazać/ukryć szczegóły.
Więcej informacji o korzystaniu z zakresów, dodawaniu i usuwaniu linków
- Aby skorzystać z nowego zakresu do konsolidacji danych, należy wybrać opcję „Konsoliduj”, kliknąć pole „Link” i wybrać zakres lub wstawić link. Po kliknięciu przycisku „Dodaj” link pojawi się na liście zakresów.
- Aby usunąć link, wybierz go i kliknij „Usuń”.
- Aby zmienić link, wybierz go z listy zakresów. Pojawi się w polu „Link”, gdzie można go zaktualizować. Po wykonaniu manipulacji kliknij przycisk „Dodaj”. Następnie usuń starą wersję zmodyfikowanego linku.
Konsolidacja danych pozwala połączyć niezbędne informacje, które są obecne nie tylko w różnych tabelach i arkuszach, ale także w innych plikach (książkach). Procedura mieszania nie zajmuje dużo czasu i można ją łatwo rozpocząć, korzystając z instrukcji krok po kroku.