Spis treści
Edytor arkuszy kalkulacyjnych Excel przeznaczony jest do przetwarzania tablic informacji prezentowanych w postaci tabel o różnych wartościach. Jednym z najczęstszych rodzajów takiego przetwarzania jest kopiowanie. Na przykład, jeśli istnieje jakaś początkowa tablica danych i musisz wykonać pewne obliczenia, które wymagają dodatkowych kolumn lub wierszy, nie zawsze jest wygodne dodawanie ich bezpośrednio do oryginalnej tabeli. Może być również wymagany do innych celów. Dlatego rozsądnym rozwiązaniem byłoby skopiowanie całości lub części danych do nowego arkusza lub dokumentu i wykonanie wszystkich przekształceń na kopii. W ten sposób oryginalny dokument pozostanie nienaruszony. W jaki sposób można to zrobić?
Prosta kopia bez zmian
Ta metoda jest najłatwiejsza w użyciu, jest wygodna, jeśli tabela źródłowa zawiera proste dane bez formuł i linków.
Uwaga! Proste kopiowanie nie zmienia niczego w oryginalnych informacjach.
Jeśli informacje źródłowe zawierają formuły, zostaną one skopiowane wraz z resztą danych, a tutaj należy zachować ostrożność – podczas kopiowania linków względnych zaczynają odnosić się do zupełnie innych komórek, w których mogą znajdować się nieprawidłowe dane. Dlatego proste kopiowanie danych za pomocą formuł jest preferowane tylko wtedy, gdy wszystkie źródła odwołań do formuł są kopiowane w tym samym czasie. Ta metoda obejmuje następujące kroki.
- Wybór komórki. Z reguły stosuje się określenie zakresu komórek lewym przyciskiem myszy lub skrót klawiaturowy „Shift + strzałka”. W efekcie niektóre komórki arkusza są obramowane czarną ramką, a dodatkowo podkreślone ciemnym odcieniem.
- Skopiuj do schowka. Schowek to specjalny obszar w pamięci komputera przeznaczony do przesyłania danych w ramach aplikacji lub między aplikacjami. Kopiowanie do niego odbywa się poprzez naciśnięcie klawiszy „Ctrl+C” lub „Ctrl+Insert” (te kombinacje są równoważne). Możliwe jest również zaimplementowanie go poprzez odpowiednią pozycję menu kontekstowego lub za pomocą wstążki programu.
- Określanie miejsca do wstawienia. Przechodzimy do miejsca, w którym chcemy skopiować dane i wskazujemy kursorem komórkę, która będzie górną lewą komórką danych do wklejenia. Uważaj, jeśli punkt wstawiania zawiera już jakieś dane. Można je usunąć.
- Wkleja zawartość schowka do określonego obszaru. Odbywa się to za pomocą klawiszy „Ctrl + V” lub „Shift + Insert” lub odpowiedniego elementu menu kontekstowego lub wstążki programu.
Jeśli potrzebne są tylko wartości
Bardzo często informacje w komórkach są wynikiem obliczeń wykorzystujących odwołania do sąsiednich komórek. Po prostu kopiując takie komórki, zostanie to zrobione wraz z formułami, a to zmieni pożądane wartości.
W takim przypadku należy skopiować tylko wartości komórek. Podobnie jak w poprzedniej wersji, najpierw wybierany jest wymagany zakres, ale do kopiowania do schowka używamy pozycji menu kontekstowego „opcje wklejania”, podpunktu „tylko wartości”. Możesz również użyć odpowiedniej grupy na wstążce programu. Pozostałe kroki wklejania skopiowanych danych pozostają takie same. W rezultacie w nowej lokalizacji pojawią się tylko wartości wymaganych komórek.
Ważne! Formuły i formaty nie są w ten sposób zapisywane.
W zależności od sytuacji może to być zarówno wygoda, jak i przeszkoda. Najczęściej wymagane jest pozostawienie formatowania (szczególnie złożonego). W takim przypadku możesz użyć następującej metody.
Gdy potrzebujesz zarówno wartości, jak i formatów
Wybór komórek dla tej metody kopiowania pozostaje taki sam, ale odbywa się albo za pomocą menu kontekstowego (pozycja Wklej specjalnie) albo za pomocą wstążki programu. Klikając samą ikonę Wklej specjalnie, możesz otworzyć całe okno dialogowe, które zapewnia więcej opcji kopiowania, a nawet możesz łączyć dane za pomocą operacji. Na przykład nie możesz po prostu wstawić przesłanych danych do określonych komórek, ale dodać do tych, które już znajdują się w arkuszu. Czasami jest to bardzo wygodne.
Zdarza się również, że tabela ma dużą liczbę kolumn o różnych szerokościach, a po skopiowaniu wartości, ustawienie żądanych szerokości wymaga sporo dość żmudnej pracy. W takim przypadku okno dialogowe „Wklej specjalnie” zawiera specjalny element „Szerokość kolumny”. Wprowadzenie odbywa się w dwóch etapach. Najpierw wklej tylko „szerokości kolumn” do „przygotuj miejsce”, a następnie skopiuj wartości. Tabela jest dokładnie taka sama jak oryginalna, ale zamiast formuł zawiera wartości. Czasami wygodnie jest skopiować tylko szerokość kolumn, aby tabela wyglądała jak oryginalna, i ręcznie wprowadzić wartości do komórek. Ponadto możesz wybrać pozycję „kopiuj z zachowaniem szerokości kolumn” w menu kontekstowym. W rezultacie wstawienie zostanie wykonane w jednym kroku.
Kopiowanie jako wzór
Czasami konieczne jest skopiowanie części tabeli, aby później można ją było obracać i skalować bez zmian, nie wpływając na inne miejsca w pozostałej części tabeli. W takim przypadku uzasadnione jest skopiowanie danych w postaci zwykłego zdjęcia.
Kroki kopiowania do schowka są takie same, jak w przypadku poprzednich opcji, ale do wklejania używany jest element „Obraz” w menu „Wklej specjalnie”. Ta metoda jest rzadko używana, ponieważ danych w skopiowanych w ten sposób komórkach nie można zmienić, po prostu wprowadzając wartości.
Pełna kopia całego arkusza
Czasami trzeba skopiować cały arkusz i wkleić go do tego samego dokumentu lub do innego. W takim przypadku musisz wywołać menu kontekstowe na nazwie arkusza w lewej dolnej części programu i wybrać element „przenieś lub skopiuj”.
Otworzy się panel, w którym ustawiona jest metoda kopiowania. W szczególności możesz określić, do której książki chcesz wstawić nowy arkusz, przesunąć go lub skopiować, a także określić miejsce wśród istniejących arkuszy, na które zostanie wykonany transfer. Po kliknięciu przycisku „OK” w określonej książce pojawi się nowy arkusz z całą zawartością skopiowanego arkusza.
Wnioski
Kopiowanie to jedna z najbardziej pożądanych czynności w programie Excel. W przypadku prostych tabel bez formuł najwygodniejsza jest pierwsza metoda, a w przypadku tabel zawierających wiele formuł i linków zazwyczaj preferowana jest metoda druga – kopiowanie samych wartości. Inne metody są używane rzadziej.