Importuj dane z OneDrive i SharePoint do Power Query / BI

Jeśli Ty lub Twoja firma przechowujecie dane w chmurze OneDrive lub w portalu firmy SharePoint, łączenie się z nimi bezpośrednio za pomocą Power Query w programie Excel lub Power BI może być zaskakująco trudne.

Kiedy raz spotkałem się z podobnym problemem, ze zdziwieniem stwierdziłem, że nie ma „legalnych” sposobów jego rozwiązania. Z jakiegoś powodu lista dostępnych źródeł danych w Excelu, a nawet w Power BI (gdzie zestaw łączników jest tradycyjnie szerszy) z jakiegoś powodu nie obejmuje możliwości łączenia się z plikami i folderami OneDrive.

Tak więc wszystkie oferowane poniżej opcje są, w takim czy innym stopniu, „kulami”, które wymagają niewielkiego, ale ręcznego „wykańczania pilnikiem”. Ale te kule mają duży plus – działają 🙂

Jaki jest problem?

Krótkie wprowadzenie dla tych, którzy: spędził ostatnie 20 lat w śpiączce nie w temacie.

OneDrive to usługa przechowywania w chmurze firmy Microsoft, która jest dostępna w kilku wersjach:

• Osobista usługa OneDrive – dla zwykłych (nie korporacyjnych) użytkowników. Dają Ci 5 GB za darmo + dodatkowe miejsce za niewielką miesięczną opłatą.
• Onedrive dla Firm – opcja dla użytkowników korporacyjnych i abonentów Office 365 ze znacznie większym dostępnym wolumenem (od 1 TB lub więcej) i dodatkowymi funkcjami, takimi jak przechowywanie wersji itp.

Szczególnym przypadkiem OneDrive dla Firm jest przechowywanie danych na portalu korporacyjnym SharePoint – w tym scenariuszu OneDrive jest de facto jedną z bibliotek SharePoint'a.

Dostęp do plików można uzyskać za pośrednictwem interfejsu internetowego (strona https://onedrive.live.com lub firmowa witryna SharePoint) lub synchronizując wybrane foldery z komputerem PC:

Zazwyczaj te foldery są przechowywane w profilu użytkownika na dysku C – ścieżka do nich wygląda mniej więcej tak C: UżytkownicyUżytkownikonedrive). Specjalny program monitoruje aktualność plików i synchronizację wszystkich zmian – АOneDrive męski (niebieska lub szara chmurka w prawym dolnym rogu ekranu):

A teraz najważniejsze.

Jeśli potrzebujemy załadować dane z OneDrive do Excela (poprzez Power Query) lub do Power BI, to oczywiście możemy określić lokalne pliki i foldery, które mają być synchronizowane jako źródło w zwykły sposób poprzez Pobierz dane – Z pliku – Z książki / Z folderu (Pobierz dane — Z pliku — Ze skoroszytu / Folderu)Ale nie będzie to bezpośrednie łącze do chmury OneDrive.

Czyli w przyszłości zmieniając np. pliki w chmurze przez innych użytkowników, my trzeba najpierw zsynchronizować (to dzieje się przez długi czas i nie zawsze jest wygodne) i tylko następnie zaktualizuj nasze zapytanie Power Query lub model w Power BI.

Naturalnie pojawia się pytanie: jak zaimportować dane bezpośrednio z OneDrive/SharePoint, aby dane były ładowane bezpośrednio z chmury?

Opcja 1: Połącz się z książką z OneDrive dla Firm lub SharePoint

1. Książkę otwieramy w naszym Excelu – lokalną kopię ze zsynchronizowanego folderu OneDrive jako zwykły plik. Lub otwórz witrynę najpierw w Excel Online, a następnie kliknij przycisk Otwórz w Excelu (Otwórz w Excelu).
2. Iść do Plik – Szczegóły (Informacja o pliku)
3. Skopiuj ścieżkę chmury do książki za pomocą przycisku kopiuj ścieżkę (Kopiuj ścieżkę) w tytule:

   

4. W innym pliku Excel lub w Power BI, gdzie chcesz uzupełnić dane, wybierz polecenia Uzyskaj dane – z Internetu (Pobierz dane — z sieci) i wklej skopiowaną ścieżkę w pole adresu.
5. Usuń na końcu ścieżki ?sieć=1 i kliknij OK:

   

6. W wyświetlonym oknie wybierz metodę autoryzacji Konto organizacji (Konto organizacji) i kliknij przycisk Zaloguj się (Zaloguj sie):

   

   Wprowadź nasze działające hasło logowania lub wybierz konto firmowe z wyświetlonej listy. Jeśli zrobisz wszystko dobrze, to napis Zaloguj się powinien zmienić się na Zaloguj się jako inny użytkownik (Zaloguj się na inne konto użytkownika).
   

7. Kliknij na przycisk połączenie (Połączyć).
   

Wtedy wszystko jest tak samo jak przy zwykłym imporcie książki – dobieramy potrzebne arkusze, inteligentne tabele do importu itp.

Opcja 2: Połącz się z plikiem z OneDrive Personal

Aby połączyć się z książką w osobistej (nie firmowej) chmurze OneDrive, podejście będzie inne:

1. Otwieramy zawartość żądanego folderu w witrynie OneDrive i znajdujemy zaimportowany plik.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Wprowadzenie (Osadzać) lub wybierz plik i wybierz podobne polecenie w górnym menu:

   

3. W panelu, który pojawi się po prawej stronie, kliknij przycisk Stwórz i skopiuj wygenerowany kod:

   

4.  Wklej skopiowany kod do Notatnika i „zakończ z plikiem”:
   
   • Usuń wszystko oprócz linku w cudzysłowie
     
   • Usuń blok cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Wymienne słowo osadzać on pobieranie
   W rezultacie kod źródłowy powinien wyglądać tak:

   

5. Wtedy wszystko jest takie samo jak w poprzedniej metodzie. W innym pliku Excel lub w Power BI, gdzie chcesz uzupełnić dane, wybierz polecenia Uzyskaj dane – z Internetu (Pobierz dane — z sieci), wklej edytowaną ścieżkę w polu adresu i kliknij OK.
6. Gdy pojawi się okno autoryzacji, wybierz opcję Windows i, jeśli to konieczne, wprowadź hasło logowania z OneDrive.
   

Opcja 3: Importuj zawartość całego folderu z OneDrive dla Firm

Jeśli musisz wypełnić Power Query lub Power BI zawartość nie jednego pliku, ale całego folderu naraz (na przykład raportami), podejście będzie nieco prostsze:

1. W Eksploratorze kliknij prawym przyciskiem myszy lokalny zsynchronizowany folder, który nas interesuje w OneDrive i wybierz Zobacz na miejscu (Zobacz online).
2. W pasku adresu przeglądarki skopiuj początkową część adresu – do słowa / _układy:

   

3. W skoroszycie programu Excel, do którego chcesz załadować dane, lub w raporcie programu Power BI Desktop wybierz polecenia Pobierz dane – z pliku – z folderu SharePoint (Pobierz dane — Z pliku — Z folderu SharePoint):

   

   Następnie wklej skopiowany fragment ścieżki w pole adresu i kliknij OK:

   

   Jeśli pojawi się okno autoryzacji, wybierz typ konto Microsoft (Konto Microsoft), kliknij przycisk Zaloguj się (Zaloguj sie), a następnie po poprawnym zalogowaniu na przycisk połączenie (Połączyć):

   

4. Następnie wszystkie pliki z SharePoint są żądane i pobierane, a pojawia się okno podglądu, w którym można bezpiecznie kliknąć Konwertuj dane (Dane transformacji).
   
5. Dalsza edycja listy wszystkich plików i ich scalanie odbywa się już w Power Query lub w Power BI w standardowy sposób. Aby zawęzić krąg wyszukiwania tylko do potrzebnego nam folderu, możesz użyć filtru według kolumny Folder Path (1) a następnie rozwiń całą zawartość znalezionych plików za pomocą przycisku w kolumnie Treść (2):

   

• Składanie tabel z różnych plików za pomocą dodatku Power Query
• Co to są Power Query, Power Pivot, Power BI i jak mogą Ci pomóc
• Zbieranie danych ze wszystkich arkuszy księgi w jedną tabelę