Spis treści
Często użytkownik Excela staje przed koniecznością wypełnienia komórek danymi ułożonymi w określonej logicznej kolejności. Lub na przykład, aby dokonać prognozy, jaka będzie wartość danego wskaźnika w określonym momencie, jeśli obecny trend się utrzyma. Teraz nie musisz znać dziesiątek formuł na to wszystko. Wystarczy kilka kliknięć myszką i problem został rozwiązany. To wszystko dzięki autouzupełnianiu.
Ta funkcja jest niesamowita pod względem wygody. Na przykład pozwala szybko wyświetlić listę miesięcy kalendarzowych lub sprawić, aby wyświetlany był tylko 15 i ostatni dzień każdego miesiąca (na przykład w raportach księgowych).
Jak możesz skorzystać z tej wspaniałej funkcji?
W prawym dolnym rogu znajduje się kwadracik, przeciągając go można kontynuować serię wartości, w których znajduje się określony wzór. Na przykład, jeśli pierwszym dniem jest poniedziałek, to wykonując tę prostą operację, możesz umieścić wartości w następujących wierszach: wtorek, środa, czwartek, piątek i tak dalej.
Jeśli w komórce znajduje się zestaw wartości, taki jak 1,2,4, zaznaczając je wszystkie i przeciągając pole w dół, możesz kontynuować serię liczb do 8, 16, 32 i tak dalej. Pozwala to znacznie obniżyć koszty czasu.
W ten sam sposób tworzona jest lista nazw miesięcy.
I tak wygląda używanie autouzupełniania do progresji arytmetycznej. W naszym przykładzie używamy dwóch komórek o wartościach odpowiednio 1,3, a następnie autouzupełnianie kontynuuje serię liczb.
Co więcej, odbiór będzie działał, nawet jeśli numer znajduje się w tekście. Na przykład, jeśli napiszesz „1 kwartał” i przeciągniesz pole w dół, otrzymasz następujące informacje.
Właściwie to wszystkie podstawy, które musisz znać. Ale jeśli chcesz bardziej profesjonalnie opanować umiejętności pracy z Excelem, możesz zapoznać się z niektórymi żetonami i sztuczkami.
Korzystanie z listy autouzupełniania danych
Oczywiście tworzenie listy miesięcy lub dni tygodnia to nie wszystko, co potrafi program Excel. Powiedzmy, że mamy listę miast, w których nasza firma utworzyła centra serwisowe. Najpierw należy spisać pełną listę w pozycji „Listy zmian”, do której można uzyskać dostęp poprzez sekwencję menu Plik – Opcje – Zaawansowane – Ogólne – Edytuj listy.
Następnie pojawi się okno z listą list, które są automatycznie wbudowane w Excel.
Nie ma ich tu wielu. Ale to nieporozumienie można łatwo naprawić. Aby to zrobić, istnieje odpowiednie okno, w którym zapisana jest poprawna sekwencja wartości uXNUMXbuXNUMXbis. Nagrywanie można wykonać na dwa sposoby, zarówno z przecinkami, jak i w kolumnie. Jeśli danych jest dużo, można je zaimportować. W ten sposób zaoszczędzisz dużo czasu.
Co jest do tego potrzebne? Najpierw musisz stworzyć listę miast gdzieś w dokumencie, a następnie po prostu zrobić link do niej w polu poniżej.
Lista jest teraz utworzona i można jej użyć do wypełnienia wszystkich pozostałych komórek.
Oprócz list w formacie tekstowym Excel umożliwia tworzenie ciągów liczbowych, a także listy dat ułożonych według określonego schematu. Na samym początku tego materiału podano jeden ze sposobów jego wykorzystania, ale jest to poziom prymitywny. Możesz używać tego narzędzia bardziej elastycznie, jak prawdziwego asa.
Najpierw wybieramy żądane wartości sekwencji (jedną lub więcej) wraz z częścią zakresu, która zostanie wykorzystana na liście. Następnie znajdujemy przycisk „Wypełnij” na górnym panelu iw wyświetlonym menu kliknij przycisk „Postęp”.
Następnie pojawia się okno z ustawieniami.
W jego lewej części znajdują się przyciski radiowe, za pomocą których można ustawić lokalizację przyszłej sekwencji: według wierszy lub kolumn. W pierwszym przypadku lista schodzi w dół, aw drugim w prawo.
Bezpośrednio po prawej stronie ustawienia lokalizacji znajduje się panel, w którym można wybrać rodzaj sekwencji liczb. Do wyboru jest kilka opcji:
- Arytmetyka. Wartość w każdej następnej komórce jest pewną liczbą większą niż poprzednia. Jego wartość określa zawartość pola „Krok”.
- Geometryczny. Każda kolejna wartość jest kilkakrotnie większa od poprzedniej. Ile dokładnie zależy od tego, jaki krok wskazał użytkownik.
- Daktyle. Dzięki tej opcji użytkownik może utworzyć sekwencję dat. Jeśli wybierzesz ten typ, aktywowane zostaną dodatkowe ustawienia jednostki miary. Są one brane pod uwagę przy sporządzaniu sekwencji: dzień, dzień roboczy, miesiąc, rok. Jeśli więc wybierzesz pozycję „dzień roboczy”, weekendy nie zostaną uwzględnione na liście.
- Autouzupełnienie. Ta opcja jest podobna do przeciągania prawego dolnego rogu. Mówiąc prościej, Excel sam decyduje, czy ma kontynuować ciąg liczb, czy lepiej zrobić dłuższą listę. Jeśli z góry określisz wartości 2 i 4, następne będą zawierały cyfry 6, 8 i tak dalej. Jeśli wcześniej wypełnisz więcej komórek, to zostanie użyta funkcja „regresji liniowej” (jest to bardzo ciekawa opcja, która pozwala zbudować prognozę w oparciu o istniejący trend).
Na dole tego okna dialogowego, jak już widać, znajdują się dwie opcje: rozmiar kroku, omówiony powyżej, oraz wartość graniczna.
Po wykonaniu wszystkich operacji musisz nacisnąć przycisk „OK”. W ten sam sposób tworzona jest lista dni roboczych dla określonego okresu (na przykład do 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). A użytkownik nie musi wykonywać ogromnej liczby niepotrzebnych ruchów!
To wszystko, konfiguracja jest zakończona. Przyjrzyjmy się teraz bardziej profesjonalnym metodom autouzupełniania.
Korzystanie z myszy
Jest to najwygodniejszy sposób autouzupełniania, pozwalający na eleganckie wykonywanie nawet najbardziej skomplikowanych operacji. Istnieją dwie możliwości jego użycia: za pomocą lewego lub prawego przycisku myszy. Na przykład zadaniem jest sporządzenie listy liczb ułożonych w porządku rosnącym, gdzie każda kolejna wartość zwiększa się o jeden. Zwykle w tym celu jednostka jest wprowadzana do pierwszej komórki, a dwójka do drugiej, po czym przeciąga się pudełko w prawym dolnym rogu. Ale można osiągnąć ten cel inną metodą – po prostu wypełniając pierwszą komórkę. Następnie musisz przeciągnąć go w dół z prawego dolnego rogu. Następnie pojawi się przycisk w formie kwadratu. Musisz go kliknąć i wybrać element „Wypełnij”.
Możesz także użyć funkcji „Wypełnij tylko formaty”, dzięki której możesz rozszerzyć tylko formaty komórek.
Ale jest szybsza metoda: przytrzymanie przycisku Ctrl podczas równoległego przeciągania komórki.
To prawda, że nadaje się tylko do autouzupełniania sekwencji liczb. Jeśli spróbujesz wykonać tę sztuczkę z danymi innego typu, wartości uXNUMXbuXNUMXbzostaną po prostu skopiowane do następujących komórek.
Istnieje sposób na przyspieszenie wywołania menu kontekstowego. W tym celu przeciągnij pole przytrzymując prawy przycisk myszy.
Następnie pojawi się zestaw poleceń. Możesz więc wywołać okno dialogowe z dodatkowymi ustawieniami autouzupełniania, klikając pozycję menu „Postęp”. Ale jest jedno ograniczenie. Maksymalna długość sekwencji w tym przypadku będzie ograniczona do ostatniej komórki.
Aby autouzupełnianie zostało przeprowadzone do wymaganej wartości (określonej liczby lub daty), należy nacisnąć prawy przycisk myszy, po uprzednim skierowaniu kursora na pole i przeciągnąć znacznik w dół. Kursor następnie powraca. A ostatnim krokiem jest zwolnienie myszy. W rezultacie pojawi się menu kontekstowe z ustawieniami autouzupełniania. Wybierz postęp. Tutaj wybrana jest tylko jedna komórka, więc musisz określić wszystkie parametry autouzupełniania w ustawieniach: kierunek, krok, wartość graniczną i nacisnąć przycisk OK.
Szczególnie interesującą funkcją Excela jest przybliżenie liniowe i wykładnicze. Umożliwia zbudowanie prognozy zmian wartości na podstawie istniejącego wzorca. Z reguły do wykonania prognozy należy użyć specjalnych funkcji Excela lub wykonać złożone obliczenia, w których podstawiane są wartości zmiennej niezależnej. Dużo łatwiej zademonstrować ten przykład w praktyce.
Na przykład mamy do czynienia z dynamiką wskaźnika, którego wartość w każdym okresie wzrasta o tę samą liczbę.
Dużo łatwiej jest zrozumieć, w jaki sposób prognozowane są wartości z trendem liniowym (kiedy każdy kolejny wskaźnik wzrasta lub maleje o określoną wartość). Do tego odpowiednie są standardowe funkcje programu Excel, ale dla większej przejrzystości lepiej jest narysować wykres, który wyświetla linię trendu, równanie funkcji i wartość oczekiwaną.
Aby dowiedzieć się, jaki będzie przewidywany wskaźnik w kategoriach liczbowych, podczas obliczania musisz przyjąć równanie regresji jako podstawę (lub bezpośrednio użyć formuł wbudowanych w Excela). W rezultacie będzie wiele działań, których nie każdy może od razu zrozumieć.
Ale regresja liniowa pozwala całkowicie zrezygnować ze złożonych formuł i kreślenia. Po prostu użyj autouzupełniania. Użytkownik pobiera szereg danych, na podstawie których sporządzana jest prognoza. Ten zestaw komórek jest zaznaczany, a następnie naciskany jest prawy przycisk myszy, którym należy przeciągnąć zakres o wymaganą liczbę komórek (w zależności od odległości punktu w przyszłości, dla którego obliczana jest przewidywana wartość). Pojawi się menu kontekstowe, w którym należy wybrać element „Aproksymacja liniowa”. To wszystko, uzyskuje się prognozę, która nie wymaga specjalnych umiejętności matematycznych, kreślenia lub wyprowadzania formuł.
Jeśli wskaźniki rosną w każdym okresie o pewien procent, mówimy o wzroście wykładniczym. Na przykład prognozowanie dynamiki epidemii lub przewidywanie odsetek od lokaty bankowej opiera się właśnie na takim wzorcu.
Nie ma skuteczniejszej metody przewidywania wzrostu wykładniczego niż ta, którą opisaliśmy.
Używanie myszki do autouzupełniania dat
Często konieczne jest zwiększenie już istniejącej listy dat. Aby to zrobić, pobierana jest pewna data i przeciągana przez prawy dolny róg lewym przyciskiem myszy. Pojawi się kwadratowa ikona, na której możesz wybrać metodę napełniania.
Na przykład, jeśli księgowy korzysta z arkusza kalkulacyjnego, opcja „dni powszednie” będzie mu odpowiadać. Również ta pozycja będzie potrzebna wszystkim innym specjalistom, którzy muszą robić codzienne plany, na przykład HR.
A oto kolejna opcja, jak zaimplementować automatyczne wypełnianie dat za pomocą myszki. Na przykład firma musi wypłacać pensje 15 i ostatniego dnia miesiąca. Następnie musisz wprowadzić dwie daty, rozciągnąć je i wybrać metodę wypełniania „według miesięcy”. Można to zrobić albo klikając lewym przyciskiem myszy na kwadracie w prawym dolnym rogu, albo używając prawego przycisku, po czym następuje automatyczne wywołanie menu kontekstowego.
Ważny! 15. pozostaje bez względu na miesiąc, a ostatni jest automatyczny.
Za pomocą prawego przycisku myszy możesz dostosować progresję. Na przykład sporządź listę dni roboczych w tym roku, która nadal będzie trwać do 31 grudnia. Jeśli używasz autouzupełniania za pomocą prawego przycisku myszy lub poprzez menu, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem kwadratu, istnieje opcja „Natychmiastowe wypełnienie”. Po raz pierwszy programiści udostępnili tę funkcję w programie Excel 2013. Konieczne jest wypełnienie komórek według określonego wzorca. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu.
wnioski
Właściwie to wszystko. Autouzupełnianie to bardzo przydatna funkcja, która pomaga zautomatyzować wiele przepływów pracy i dokonywać prognoz na podstawie wzorców. Nie są wymagane żadne dodatkowe formuły ani obliczenia. Wystarczy nacisnąć kilka przycisków, a wyniki pojawią się jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki.