Spis treści
Microsoft Excel zapewnia użytkownikowi kilka, warunkowo mówiąc, poziomów ochrony – od prostej ochrony pojedynczych komórek po szyfrowanie całego pliku za pomocą szyfrów krypto-algorytmów rodziny RC4. Przeanalizujmy je jeden po drugim…
Poziom 0. Ochrona przed wprowadzeniem błędnych danych do komórki
Najłatwiejszy sposób. Pozwala sprawdzić, co dokładnie użytkownik wpisuje w określone komórki i nie pozwala na wprowadzenie błędnych danych (na przykład ujemna cena lub ułamkowa liczba osób lub data Rewolucji Październikowej zamiast daty zakończenia umowa itp.) Aby ustawić takie sprawdzenie danych wejściowych, musisz zaznaczyć komórki i wybrać kartę Dane (Data) przycisk Walidacji danych (Walidacji danych). W programie Excel 2003 i starszym można to zrobić za pomocą menu Walidacji danych (Walidacji danych)… W zakładce parametry z listy rozwijanej możesz wybrać typ danych dozwolonych do wprowadzenia:
Sąsiednie zakładki tego okna pozwalają (w razie potrzeby) ustawić komunikaty, które pojawią się przed wejściem – tab komunikat wejściowy (Wprowadź wiadomość), a w przypadku wprowadzenia błędnych informacji – zakładka Komunikat o błędzie (Ostrzeżenie o błędzie):
Poziom 1: Ochrona komórek arkusza przed zmianami
Możemy całkowicie lub wybiórczo uniemożliwić użytkownikowi zmianę zawartości komórek danego arkusza. Aby zainstalować taką ochronę, postępuj zgodnie z prostym algorytmem:
- Wybierz komórki, które nie ma potrzeby się bronić (jeśli istnieją), kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie z menu kontekstowego Format komórki (Formatuj komórki)… W zakładce ochrona (Ochrona) odznacz pole Chroniona komórka (Zablokowany). Wszystkie komórki, dla których to pole wyboru pozostaje zaznaczone, będą chronione po włączeniu ochrony arkusza. Wszystkie komórki, w których odznaczysz tę flagę, będą dostępne do edycji pomimo ochrony. Aby wizualnie zobaczyć, które komórki będą chronione, a które nie, możesz użyć tego makra.
- Aby włączyć ochronę bieżącego arkusza w Excelu 2003 i starszym – wybierz z menu Usługa – Ochrona – Ochrona Arkusza (Narzędzia — Ochrona — Chroń arkusz)lub w programie Excel 2007 lub nowszym kliknij Chroń arkusz (Chroń arkusz) Zakładka Przeglądanie (Przejrzeć). W wyświetlonym oknie dialogowym możesz ustawić hasło (będzie ono potrzebne, aby nikt nie mógł usunąć ochrony) i, korzystając z listy pól wyboru, skonfigurować, w razie potrzeby, wyjątki:
Oznacza to, że jeśli chcemy pozostawić użytkownikowi możliwość np. formatowania chronionych i niechronionych komórek, należy zaznaczyć pierwsze trzy pola wyboru. Możesz także zezwolić użytkownikom na korzystanie z sortowania, autofiltrowania i innych wygodnych narzędzi tabel.
Poziom 2. Selektywna ochrona zakresów dla różnych użytkowników
Jeśli założymy, że z plikiem będzie pracować kilku użytkowników, a każdy z nich musi mieć dostęp do własnego obszaru arkusza, wówczas można ustawić ochronę arkusza różnymi hasłami dla różnych zakresów komórek.
Aby to zrobić, wybierz na karcie Przeglądanie (przejrzeć) przycisk Zezwalaj na zmianę zakresów (Pozwól użytkownikom edytować zakresy). W programie Excel 2003 i nowszych dostępnych jest do tego polecenie menu Serwis – Ochrona – Zezwalaj na zmianę zakresów (Narzędzia — Ochrona — Zezwalaj użytkownikom na zmianę zakresów):
W wyświetlonym oknie kliknij przycisk Stwórz (Nowy) i wprowadź nazwę zakresu, adresy komórek zawartych w tym zakresie oraz hasło dostępu do tego zakresu:
Powtórz te kroki dla każdego z różnych zakresów użytkowników, aż wszystkie zostaną wyświetlone. Teraz możesz nacisnąć przycisk Chroń arkusz (patrz poprzedni akapit) i umożliwić ochronę całego arkusza.
Teraz przy próbie dostępu do któregokolwiek z chronionych zakresów z listy Excel będzie wymagał hasła dla tego konkretnego zakresu, czyli każdy użytkownik będzie pracował „w swoim ogrodzie”.
Poziom 3. Ochrona arkuszy księgi
Jeśli potrzebujesz chronić się przed:
- usuwanie, zmiana nazwy, przenoszenie arkuszy w skoroszycie
- zmiany w przypiętych obszarach („nagłówki” itp.)
- niepożądane zmiany struktury (zwijanie wierszy/kolumn za pomocą przycisków grupowania plus/minus)
- możliwość zminimalizowania/przeniesienia/zmiany rozmiaru okna skoroszytu w oknie Excela
następnie należy zabezpieczyć wszystkie arkusze książki za pomocą przycisku Chroń książkę (Chroń skoroszyt) Zakładka Przeglądanie (Przejrzeć) lub – w starszych wersjach Excela – poprzez menu Serwis – Ochrona – Ochrona książki (Narzędzia — Ochrona — Chroń skoroszyt):
Poziom 4. Szyfrowanie plików
W razie potrzeby program Excel zapewnia możliwość zaszyfrowania całego pliku skoroszytu przy użyciu kilku różnych algorytmów szyfrowania rodziny RC4. Tę ochronę najłatwiej ustawić podczas zapisywania skoroszytu, tj. wyboru zespołów Plik – Zapisz jako (Plik — Zapisz jako), a następnie w oknie zapisu znajdź i rozwiń listę rozwijaną Serwis – opcje ogólne (Narzędzia — Opcje ogólne). W wyświetlonym oknie możemy wprowadzić dwa różne hasła – do otwarcia pliku (tylko do odczytu) oraz do zmiany:
- Jak ustawić/odbezpieczyć wszystkie arkusze książki naraz (dodatek PLEX)
- Zaznacz niezabezpieczone komórki kolorem
- Właściwa ochrona arkuszy przez makro